4 bonnes pratiques pour simplifier le passage à l’audionumérique en réseau

La transformation numérique transfère de plus en plus de périphériques vers les réseaux d'entreprise et la responsabilité de l’administration de ces équipements se reportent sur les services informatiques.

En ce qui concerne l'audio, cette évolution est en grande partie initiée par la communauté des utilisateurs, qui a adopté la visioconférence avec des serveurs distants, dans le cloud, comme outil indispensable pour collaborer avec des collègues éloignés. Ce qui était autrefois une technologie analogique, déployée par des spécialistes de l'audiovisuel, est devenu une technologie numérique supporté par des spécialistes de l'informatique.

Il est compréhensible que les professionnels de l'informatique hésitent à prendre en charge quelque chose qu'ils ne maîtrisent pas entièrement, et beaucoup hésitent à faire passer l'audio d'entreprise sur leur réseau. Quand le cours des actions d’une société, les relations avec les clients, la croissance d’une entreprise et d'autres aspects commerciaux essentiels reposent sur une technologie de réunion fiable, les responsables informatiques font preuve de sagesse en envisageant ce passage avec prudence.

Mais il faut aussi prendre en compte les risques de ne pas effectuer cette transition. Sans normes claires ni supervision, la gestion des différentes technologies des salles de réunion peut se transformer en un service informatique parallèle ou fantôme.

L'infrastructure audio de l'entreprise

Heureusement, il n’est pas de votre responsabilité d’ouvrir une voie et d’inventer une nouvelle façon de gérer l’audionumérique en entreprise. Leader mondial des technologies audio, Shure s'attaque aux problèmes liés à la mise en réseau de l’audio dans l'entreprise, et a pu dégager quatre bonnes pratiques qui permettront aux responsables informatiques de développer une infrastructure audio d'entreprise fiable, sécurisée et pouvant être maintenu :

  • Mettre l’audio sur le réseau pour plus de simplicité
  • Isoler le réseau audio pour le sécuriser
  • Intégrer l'expertise audiovisuelle dans les services informatiques afin de définir clairement les responsabilités
  • Développer des normes globales pour les équipement des salles de réunion afin d’accroître la fiabilité et la facilité de maintenance

BONNES PRATIQUES #1 : SIMPLIFIER GRÂCE À L’AUDIO EN RÉSEAU

Le principal avantage de la mise en place de l'audio sur le réseau d'entreprise est un gain de simplicité en termes de gestion et d’administration. Si vous craignez que l’audio soit mystérieux et compliqué, vous avez raison, mais c’est uniquement vrai dans un environnement analogique.

Transporter l'audio sur des câbles analogiques conduit à des dégradations du signal : pertes dans les aigus, chutes de tension sur les longs trajets de câble et sensibilité aux facteurs environnementaux, interférences électromagnétiques par exemple. Au contraire, les signaux numériques conservent intrinsèquement leur intégrité sur les longues distances.

En réseau, l'audio devient beaucoup plus facile à gérer : l'enchevêtrement de câbles et le routing analogique laissent place à un routing simplifié et géré de manière centralisée via Ethernet, ce qui permet au service informatique de superviser l’ensemble du réseau audio depuis une seule interface de gestion de réseau. La plupart des dépannages peuvent être effectués à distance pour identifier rapidement les problèmes. La plupart des périphériques audio étant alimentés en PoE, le besoin en câbles d'alimentation est considérablement réduit.

BONNES PRATIQUES #2 : AMÉLIORER LA SÉCURITÉ EN ISOLANT L’AUDIO SUR UN RÉSEAU DÉDIÉ

En termes de sécurité, il est préférable de traiter l'audio comme n'importe quel autre périphérique IoT : il convient de ne pas faire automatiquement confiance. Il est préférable de mettre en place une sécurité autour de l'audio pour que chaque salle de réunion puisse communiquer avec toutes les autres salles de réunion tout en assurant la sécurité des installations et la confidentialité des discussions. Pour optimiser la sécurité, Shure recommande de faire passer l'audio sur un réseau isolé.

BONNES PRATIQUES #3 : CRÉER UNE ÉQUIPE HYBRIDE AUDIOVISUELLE/INFORMATIQUE POUR S’ASSURER D’UNE BONNE QUALITÉ AUDIO

Les professionnels de l'informatique sont experts en matière de connectivité et de sécurité, mais ils connaissent moins les bonnes pratiques permettant de garantir une bonne qualité audio. Un son clair et intelligible lors d’une réunion n’est pas le fruit du hasard. La technologie ne peut pas compenser un son dont la source n’est pas claire. Une véritable expertise audio est nécessaire pour garantir une qualité constante.

Mais les responsables informatiques savent que confier à deux services (audiovisuel et informatique) une même infrastructure est très risqué. En cas de problème, il est facile pour un service de rejeter la responsabilité sur l'autre, et tout s'arrête.

La meilleure approche pour assurer une qualité audio constante est de compléter l'expertise informatique par une expertise audiovisuelle suffisante pour concevoir et assurer le fonctionnement d’une infrastructure en réseau. Ces experts en audiovisuel doivent rendre compte au service informatique, seul à garder le contrôle des résultats. Votre organisation évite ainsi une situation de rivalité où deux services seraient en charge d’une même infrastructure audio.

Lors de la création d’une telle équipe hybride audiovisuelle / informatique, les responsables informatiques doivent établir clairement qui est responsable de la conception et du fonctionnement de chaque maillon de la chaîne audio numérique. La constitution d'une équipe hybride implique d'établir la confiance entre ses membres et de disposer du temps nécessaire pour mettre au point un nouveau processus de gestion de l'audio au sein de l'entreprise.

BONNES PRATIQUES #4 : STANDARDISER LES SALLES DE RÉUNION

Comme les plateformes de visioconférence "dans le nuage" les plus répandues sont faciles à utiliser, les utilisateurs refusent désormais toute contrainte provenant de la technologie dans les salles de réunion. De plus, les utilisateurs de salles de réunion veulent et s’attendent à ce que la technologie leur permette de mener une réunion de la même façon partout dans le monde, qu’ils se trouvent à Londres (Royaume-Uni) ou à London (Ontario). Les réunions sont plus productives lorsque les organisateurs n’ont pas à découvrir et apprendre à maîtriser un nouveau système à chaque réunion.

Des salles de réunion standardisées sont essentielles pour répondre aux attentes en termes de simplicité et de cohérence entre les lieux.
Auparavant, chaque salle de réunion possédait une installation sur-mesure exploitée par des experts audiovisuels internes, mais conçue et installée par des intégrateurs audiovisuels externes.

Dans un environnement où l’audio est numérisé, les organisations peuvent concevoir, installer, mettre en service et exploiter elles-mêmes la plupart des installations de salles de réunion, en s'appuyant sur l'expertise de leur équipe hybride AV / IT. Grâce au gain de simplification apporté par l'audio en réseau, des intégrateurs extérieurs ne seront nécessaires que pour les grandes installations complexes.

Établissez également des standards pour les types de réunions, de présentations ou de formations les plus courantes et communes à votre organisation. Ils seront différents pour chaque organisation. Mais les exemples suivants peuvent servir de guide :

  • Huddle room : Salle pouvant accueillir de une à huit personnes, conçue pour des petites réunions et des rencontres informelles.
  • Salle de conférence : Salle de six à douze personnes assises autour d'une table de conférence.
  • Salle de présentation/formation : Espace plus grand avec un présentateur et un grand nombre de participants.

Réalisez des connexions sans effort, dès maintenant

Le passage de l'audio analogique à l’audio numérique est l'occasion pour les organisations de repenser la technologie des salles de réunion et de simplifier l'ensemble de leur infrastructure audiovisuelle, pour des réunions plus productives et des environnements audiovisuels plus faciles à gérer.

Hésiter à ajouter des périphériques audio au réseau d’une l'entreprise, c'est comme hésiter à franchir le cap de la transformation numérique. Pourquoi attendre ? Ce n’est pas le futur, c’est le présent. De nombreuses entreprises ont déjà franchi le cap. Plus vite vous passerez à l'audio en réseau, plus vite vous pourrez faire en sorte que chaque connexion se fasse sans effort.

SHURE MET LA SIMPLICITÉ AU CŒUR DE SES SOLUTIONS AUDIO

Shure simplifie encore l'audio en réseau en utilisant le protocole audio sur IP Dante pour gérer le routing du signal audio à travers le réseau et le logiciel Dante Controller, qui détecte automatiquement les appareils audio en réseau. Avec Dante, il suffit de brancher les appareils sur un commutateur Ethernet. Tous les appareils audio apparaissent rapidement dans Dante Controller, pour un routing immédiat. Dante Controller gère également les fonctions de suivi du réseau telles que la latence, la stabilité de l'horloge, les erreurs de paquets et la bande passante.

Shure simplifie davantage l'audionumérique en supprimant les incertitudes dans la configuration des nouvelles salles et des nouveaux systèmes. Dès le départ, les solutions de conférence Shure sont optimisées pour les réunions, ce qui simplifie le processus d'installation, de configuration et de mise en service de nouvelles salles. Les installations se font presque sans effort, avec un travail de configuration minimal requis de la part des équipes d'installation.