Blog

Conseils pour la standardisation de vos salles de réunion

L'idée d'uniformiser l'aménagement de vos salles de réunion dans vos bureaux partout dans le monde peut paraître intimidante. Il est vrai que pour y parvenir, une planification et une organisation méticuleuses sont nécessaires.

Cependant, l'impact à l’échelle globale d’une entreprise est tellement que le jeu en vaut vraiment la chandelle.

C'est justement ce qu'a fait Shure récemment pour ses huddle rooms dans le monde entier. Voici quelques conseils et idées qui peuvent contribuer à ce que le processus se déroule sans heurt.

La clé du succès du déploiement de tout projet est de s'assurer d’avoir la bonne équipe pour gérer un tel projet, puis de s’assurer de la bonne compréhension des besoins de l’entreprise par cette équipe. Nous avons choisi de constituer une équipe d’experts en audiovisuel interne au sein du département informatique pour être sûrs de disposer des compétences nécessaires. Dans ce cas, il est essentiel de prendre le temps d'établir la confiance entre les membres de l’équipe. Ainsi, plus tard, lorsque qu’une demande spécifique sera exprimée, elle sera évaluée en fonction de son importance pour le fonctionnement d’une salle plutôt que sur la base de préférences personnelles. Une fois cette confiance et cette entente établies, la collaboration devient beaucoup aisée et l'équipe peut travailler efficacement à la création des normes à mettre en œuvre dans toutes les salles, à travers le monde.

Une fois ces normes en place, il est important que l'équipe connaisse ses responsabilités mais aussi qu'elle respecte ses limites. Chez Shure, par exemple, les spécialistes de l'audiovisuel sont chargés de l’aménagement des équipements dans une pièce spécifique, tandis que l'équipe informatique veillera à la sécurité des systèmes en réseau de la salle, tout en s'assurant de la continuité de la communication avec les autres salles.

Ce système fonctionne bien pour Shure lorsqu'il s'agit de petites huddle rooms, mais par leur complexité, les grandes salles de conférence impliquent l’intégration de technologies provenant de différents fabricants. Dave Feldman, Shure

Dans ce dernier cas, le choix sera fait de faire appel à des prestataires externes. Ils seront gérés par l'équipe audiovisuelle interne qui collaborera ensuite avec les spécialistes de la sécurité des réseaux. Là encore, chacun doit avoir un rôle bien défini pour que les projets se déroulent comme prévu.

Dans l'environnement actuel d’une entreprise, chaque salle est en réseau et chaque salle est dotée de matériels audiovisuels. La normalisation de tous ces éléments profite donc à tout le monde. Les services informatiques consacreront moins de temps à la maintenance et au dépannage, tout en améliorant leurs processus d’installation et de mise à jour des équipements. Dans le même temps, les utilisateurs finaux profiteront d'une qualité audio et d’un confort de travail identiques, où qu’ils travaillent dans le monde.

En communiquant et en travaillant en étroite collaboration avec vos collègues, vous vous assurerez que ce processus se déroule sans heurt, quel que soit le nombre de vos salles à travers le monde.