6 Maßnahmen für Sitzungen in Regierungsbehörden unter Einhaltung der Abstandsregeln

Vielerorts kehren Mitarbeiter lokaler Behörden nach Monaten im Homeoffice an ihren Arbeitsplatz zurück. Für manche ist das ein Grund zur Sorge. Für andere eine große Erleichterung. Aber natürlich gelten trotz der scheinbaren Rückkehr zu einer gewissen Normalität weiterhin Abstandsregeln. Deshalb müssen Besprechungen, in denen Kollegen bislang Schulter an Schulter saßen, neu durchdacht werden.

Kevin Smith, UCANZ Sales Director Integrated Systems bei Shure, sagt dazu: „Viele Menschen wollen an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Es besteht das Bedürfnis nach persönlichem Kontakt und Zusammenarbeit. Viele Einrichtungen müssen ihre Räumlichkeiten besser und flexibler gestalten, um sich an die neue Situation anzupassen.“

In unserem vorhergehenden Artikel zu diesem Thema  haben wir uns bereits damit befasst, dass Fernarbeit ein Teil des Alltags moderner lokaler Behörden bleiben wird. Nun beschäftigen wir uns damit, wie das Arbeiten mit Mindestabstand erfolgreich umgesetzt werden kann. Denn auch wenn die Abstandsregeln irgendwann in der Zukunft (hoffentlich) gelockert werden, kann es gut sein, dass das Halten bestimmter ‚Sicherheitsabstände‘ zu einer neuen Norm wird.

Demokratische Entscheidungsprozesse

Wie kann man also lokalen Behörden eine Rückkehr an den Arbeitsplatz unter Einhaltung der Abstandsregeln ermöglichen und sicherstellen, dass die für den demokratischen Entscheidungsprozess so wichtigen Rats- und Ausschusssitzungen sicher abgehalten werden können? Zunächst ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer gehört und verstanden wird, egal wie weit die Teilnehmer voneinander entfernt sind.

Das ist eine Grundvoraussetzung für produktive Besprechungen. In einigen Fällen müssen Räume außerhalb der Behörde genutzt werden, etwa Sporthallen oder Hörsäle, die meist deutlich größer sind. Auch dort müssen alle vorgeschriebenen Prozesse, u.a. Agenda-Management, Teilnehmer-Management und Abstimmungsrechte eingehalten werden.

Einer der wichtigsten Faktoren für produktive Sitzungen ist die Audioqualität. Denn wenn wichtige Informationen geteilt werden müssen, ist eine präzise und zuverlässige Kommunikation unerlässlich. Jede Undeutlichkeit behindert die Entscheidungsfindung.

6 Maßnahmen für Sitzungen in Regierungsbehörden unter Einhaltung der Abstandsregeln

Wir von Shure haben sechs Anforderungen für eine reibungslose Kommunikation in Behördensitzungen unter Einhaltung der Abstandsregeln definiert:

1. Hochwertige Audioabnahme und -wiedergabe, um die Meinungen aller Teilnehmer verständlich zu machen, egal wie weit sie voneinander entfernt sitzen.
2. Datensicherheit vertraulicher Inhalte durch integrierte Audioverschlüsselung.
3. Flexibilität, Sitzungen auch außerhalb enger Büroräume durchführen zu können, um die Abstandsregeln einzuhalten. Dafür können zum Beispiel lokale Schulen, Hotels, Sporthallen und andere große Räumlichkeiten genutzt werden.
4. Konferenzmikrofonsysteme, die einfach zu installieren und wieder abzubauen sind, um solche Off-Site-Meetings zu ermöglichen.
5. Tools zur Konferenz-Verwaltung, um ortsunabhängig demokratische Entscheidungsprozesse zu gewährleisten.
6. Intuitive Bedienbarkeit, damit auch Anwender ohne technische Erfahrung zurecht kommen.

Ob vor Ort, außerhalb oder in mehreren kleinen Räumen – Sitzungen, Ausschüsse und Debatten lokaler Behörden sind für eine funktionierende Kommunalpolitik von entscheidender Bedeutung. Mit der richtigen Audio- und Konferenztechnik können solche Meetings auch mit ausreichend Abstand und zugleich hoher Klangqualität durchgeführt werden.

Kontaktieren Sie uns, um mehr über Shure Konferenzlösungen für lokale Behörden und Regierungseinrichtungen zu erfahren.