Videokonferenzen für Behörden

 

Die Arbeit in den lokalen Behörden wurde auch während der schwierigen COVID-19-Pandemie fortgeführt. Obwohl viele Mitarbeiter während der Krise von zu Hause aus arbeiten mussten, standen die wichtigsten öffentlichen Dienstleistungen weiterhin zur Verfügung.

Teilweise konnten Behörden mit Hilfe von Audio- und Videokonferenz-Lösungen ihre Arbeit fortführen. Weil vor allem Rats- und Ausschusssitzungen für demokratische Entscheidungsprozesse der Kommunalverwaltung von entscheidender Bedeutung sind, wurden neue Richtlinien und Verfahrensweisen für Audio- und Videokonferenzen festgelegt. Im April 2020 erhielten etwa lokale Behörden in England die Befugnis, öffentliche Sitzungen virtuell mithilfe von Audio- und Videokonferenztechnologien abzuhalten. Ähnliche Gesetze wurde danach auch in vielen anderen Ländern verabschiedet.

Und wie sieht nun die Zukunft der Kommunalverwaltung aus? Gibt es angesichts der Tatsache, dass Mitarbeiter jetzt an neue Arbeitsweisen gewöhnt sind, eine Chance, ein gewisses Maß an Heimarbeit beizubehalten und parallel zum Normalbetrieb zurückzukehren?

Wir bei Shure sind davon überzeugt, dass Fernarbeit auch in absehbarer Zukunft ein wesentlicher Bestandteil der modernen Arbeitswelt bleiben wird. Aber natürlich muss dies sorgfältig geplant sein – vor allem im Hinblick auf die folgenden drei Aspekte:

  • Datensicherheit: Sichere Verbindungen sind unerlässlich. Lokale Behörden müssen sicherstellen, dass ihr Netzwerk sicher gesteuert und verwaltet wird und verschlüsselte Audiolösungen verwendet werden.
  • Gesetzliche Bestimmungen: Es gibt eine Reihe gesetzlicher und verfassungsrechtlicher Bestimmungen, die bei allen Sitzungen eingehalten werden müssen, wie z.B. Bestimmungen zu Tagesordnung und Redezeitbegrenzung, zur gleichberechtigten Teilnahme aller Parteien und zur Protokollierung der Abstimmungsergebnisse. Teilnehmer und Administratoren, die in Fernarbeit von unterschiedlichen Standorten aus mitwirken, müssen sich darauf verlassen können, dass die Sitzungen alle Voraussetzungen erfüllen.
  • Audioqualität: Erlaubt die Audioqualität eine natürliche Kommunikation, so als würde sie im selben Raum stattfinden? Die breite Akzeptanz von Konferenz-Software wie Teams und Zoom hat die Arbeit während des Lockdowns erheblich erleichtert.  Trotzdem gab es immer wieder Probleme mit der Audioqualität aufgrund der Verwendung von billigen Ohrhörern, integrierten Laptop-Mikrofonen und Lautsprechern im Home Office. Damit Fernarbeit in Zukunft effizienter sein kann, müssen derartige Einschränkungen vermieden werden.

 

Standortübergreifende Zusammenarbeit in Behörden

Professionelle Audio- und Videokonferenz-Systeme bieten behördlichen Einrichtungen zukunftsweisende Lösungen. Kurzfristig unterstützen sie die Fortführung der standortübergreifenden Zusammenarbeit, langfristig legen sie das Fundament für grundsätzlich neue Arbeitsweisen. Shures Softwarelösungen beispielsweise unterstützen die besonderen Abläufe und Anforderungen lokaler Behörden, u.a. durch Agenda-Management, Teilnehmer-Management und Abstimmungsrechte. Und damit nicht genug.

Aufgrund der rapiden Ausbreitung von Homeoffice-Arbeitsplätzen fehlte bisher zum Teil schlichtweg die Zeit, sich um die Details zu kümmern. Gruppen-Video-Calls, ob privat oder beruflich, in denen ein Teilnehmer beginnt zu reden, bevor ein anderer fertig ist, sind uns allen hinlänglich bekannt. Konferenzlösungen mit entsprechenden Steuerungsfunktionen können eine reibungslose und erfolgreiche Sitzung gewährleisten, bei der z.B. Redezeitbeschränkungen sowohl für einzelne Personen oder Personengruppen festgelegt und rechtliche Bestimmungen erfüllt werden.

Standortübergreifendes Arbeiten ist zur neuen Selbstverständlichkeit geworden. Lokale Behörden sollten die Chance ergreifen, veränderte Arbeitsweisen und die Art der Zusammenarbeit zu ihrem Vorteil zu nutzen. Viele Institutionen erkennen bereits die potentiellen Vorteile der neuen Arbeitsweisen, zum Beispiel Aufrechterhaltung von Geschäftsabläufen, Flexibilität und Einsparungen von Kosten, Zeit und logistischem Aufwand.

 

 

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