¿Cuál es la nueva realidad de las videoconferencias?

Al igual que muchos responsables de TI y audiovisuales, he tenido que replantearme el modelo de trabajo híbrido teniendo en cuenta la nueva realidad de las videoconferencias.

¿Cómo lograr que todos participen y contribuyan por igual en las reuniones, sin importar si acceden desde casa o asisten presencialmente?

Un audio de mala calidad puede ser una barrera para la colaboración eficaz en las reuniones, por eso es importante que todo ecosistema de hardware, software y accesorios incluya el audio dentro del kit de herramientas de comunicación del mundo moderno.

¿Son tus reuniones realmente colaborativas en el modelo actual de trabajo híbrido? ¿Pueden ver y ser oídos los participantes que se conectan desde casa? ¿O la conversación es acaparada por los que asisten a la reunión presencialmente? El término acuñado para referirse a esto es meeting equity o “equidad en las reuniones”, cuando todos pueden participar en igualdad de condiciones, independientemente del lugar desde el que accedan a la reunión.

Estoy seguro que este tema interesa a los responsables de TI y audiovisuales, ahora que el trabajo híbrido se ha convertido en la nueva norma en todo el mundo. Ante este panorama, debemos asegurarnos de que nuestros equipos de trabajo dispongan de las herramientas de colaboración adecuadas para seguir siendo tan productivos como siempre. Y estas herramientas incluyen la tecnología de audio.

Nuestra voz refleja lo que somos

Algunos se preguntarán ¿porqué el audio? Es una buena pregunta. A mi juicio, al invertir en los dispositivos de audio adecuados, no solo mejoramos el lugar de trabajo, sino que también proporcionamos a los empleados un entorno en el que todos se sienten integrados, que facilita la colaboración y que impulsa la productividad. En última instancia, contribuye a aumentar el bienestar de todos los empleados.

Para decirlo de otro modo, permíidme citar a un compañero de profesión que lo expresa con estas simples palabras: “Nuestra voz refleja lo que somos”. Con esto quiere decir que los sonidos que emitimos pueden afectar a la percepción que se tiene de nosotros. Cuando el audio se entrecorta o incluso deja de funcionar, el efecto es similar al de una imagen de mala calidad o demasiado oscura.

Es algo que tiene un enorme impacto en cómo te perciben los demás. La mala calidad del audio de un participante remoto puede hacer que los participantes presenciales y los demás participantes remotos se sientan menos dispuestos a que intervenga en el debate.

Lo que me remite de nuevo a la equidad en las reuniones, un tema fundamental aquí en Shure. En un artículo publicado recientemente en el Washington Post se describe la experiencia “sorprendentemente desalentadora” de una empleada y de cómo se sintió “aislada” de las reuniones a las que se incorporaba de forma remota desde casa cuando escuchó las “risas y charlas de los compañeros que participaban presencialmente, muchos de los cuales no podía ver muy bien”.

En busca de la equidad

Esta es la penosa realidad a la que se enfrentan muchos usuarios hoy en día. Lo que está claro es que si el participante de una reunión a menudo es dejado de lado en los debates, o si sus observaciones o ideas no se consideran valiosas, quedará marginado y en clara desventaja respecto a los demás participantes. En otras palabras, no se valora su aportación y no están en igualdad de condiciones con sus compañeros de trabajo.

El Washington Post describió este problema como sigue: “Entre el temido eco que se genera cuando dos empleados que están próximos utilizan sus respectivos dispositivos durante una videoconferencia, y las dificultades para oír y ver a los que participan en la reunión desde una sala de conferencias, muchos lugares de trabajo híbridos han descubierto que las videollamadas pueden ser frustrantes, complejas y, a veces, manifiestamente poco equitativas”.

Como responsable de TI en el sector audiovisual, sé que el reto está en cómo garantizar que las reuniones sean realmente inclusivas. ¿Cómo podemos evitar que nuestros equipos de trabajo acaben siendo presa de la falta de motivación y de compromiso propios del aumento del trabajo remoto, como asegura el 56 % de los encuestados según un informe de Frost & Sullivan?

Integración con las plataformas de colaboración

Lo cierto es que mientras no se cuente con una excelente tecnología de audio integrada con Microsoft Teams, Zoom, WebEx y otras plataformas de colaboración hoy día imprescindibles en el lugar de trabajo, es difícil (por no decir imposible) celebrar reuniones que sean realmente inclusivas. Por lo tanto, ¿en qué tecnologías habría que invertir para conectar fácilmente a los empleados entre sí y darles a todos las mismas oportunidades de contribuir? ¿Cómo equipar los espacios de trabajo para que puedan adaptarse a la modalidad de trabajo híbrido y ofrezcan un audio siempre impecable, sin importar desde dónde trabaje el empleado en un día cualquiera?

”En el informe de investigación que hemos elaborado junto con Frost & Sullivan, recomendamos utilizar “un ecosistema de audio compuesto por hardware, software y accesorios que fomenten el compromiso y la productividad al mejorar los servicios de conferencias audiovisuales que los empleados utilizan ahora de forma generalizada”.

Un ecosistema de estas características combina micrófonos, altavoces y el procesamiento digital de señales (DSP), que se integran sin problemas con las plataformas de comunicación de la empresa para mejorar la calidad del audio. Los responsables de TI y audiovisuales deben analizar cómo el ecosistema de audio se integra con las tecnologías de comunicaciones unificadas de otras marcas para garantizar que la infraestructura de audio complementa cualquier inversión de TI existente.

Mejora de la productividad y del bienestar

Garantizar un audio impecable para las colaboraciones requiere tiempo y esfuerzo. Pero es un esfuerzo que se ve recompensado cuando los compañeros de trabajo pueden compartir sus opiniones y sus conocimientos de manera clara, sin importar desde dónde se unen a la reunión. La fatiga que generan las reuniones virtuales puede eliminarse con las nuevas tecnologías de audio que mejoran la experiencia general. La motivación aumenta porque los empleados que participan en remoto a la reunión ya no tienen la sensación de que se da prioridad a los participantes presenciales. Todo ello redunda en una mayor productividad y un mayor bienestar de los equipos de trabajo.

Asistir a una reunión híbrida, ya sea presencialmente o de forma remota, debería ser una experiencia agradable y no una agonía para todos los participantes. ¿Cómo se sienten tus empleados en las reuniones a las que asisten?