6 étapes vers la distanciation sociale dans les réunions gouvernementales

Dans de nombreuses régions du monde, après des mois de télétravail, il est temps de retourner au bureau pour les employés des collectivités locales. C’est effrayant pour certains. C’est un soulagement pour d’autres. Mais malgré le retour à un semblant de normalité, les contraintes de distanciation sociale s'appliquent toujours. Cela signifie que les réunions où les collègues étaient assis côte à côte doivent maintenant être repensées.

Selon Kevin Smith, UCANZ Sales Director for Integrated Systems chez Shure : « Nombre de personnes sont désireuses de revenir au bureau et il y a un réel besoin de travailler ensemble. Mais il va y avoir des changements, et les organisations devront veiller à ce que les espaces de travail soient suffisamment équipés et flexibles pour y faire face. »

Dans notre article précédent sur ce sujet , nous avons examiné comment le travail à distance semble devoir rester un élément marquant des collectivités locales modernes. Voyons à présent comment faire de la distanciation sociale sur le lieu de travail un succès. Si les exigences en matière de distanciation sociale seront (espérons-le) assouplies à l'avenir, il est également possible que "garder une distance de sécurité" devienne la norme.

Favoriser le processus démocratique

Alors, comment les collectivités locales vont-elles gérer la reprise du travail avec les règles de distanciation et veiller à ce que les réunions de conseil et de comité, si essentielles au processus démocratique, se déroulent en toute sécurité ? Il est essentiel de garantir que chaque voix est bien entendue, quelle que soit la distance entre les participants.

Cette dernière possibilité est considérée comme une façon de mener les réunions. Il en va de même pour l'utilisation d'espaces extérieurs aux bureaux d'une collectivité locale, par exemple un gymnase ou le hall d’une école, qui sont généralement beaucoup plus grands. Pour que cela soit possible, il faut que toutes les fonctionnalités nécessaires soient accessibles : l’ordre du jour, la gestion des délégués et du droit de vote, qui représentent la norme dans les grandes réunions de collectivités locales.

L'un des éléments les plus importants est la qualité audio. Après tout, lorsqu'on doit partager des informations importantes, la précision et la fiabilité sont essentielles. Sans une clarté sonore irréprochable, les prises de décision sont entravées.

6 étapes vers la distanciation sociale dans les réunions gouvernementales

Chez Shure, nous avons identifié six exigences pour que la communication dans les réunions d’une collectivité locale s’effectue sans effort, tout en respectant les règles de distanciation sociale :

1. Prise de son et renfort sonore de haute qualité pour transmettre le point de vue de chacun, quelle que soit la distance.
2. Sécurité et confidentialité, avec un cryptage de la liaison sans fil pour protéger le contenu des réunions.
3. La possibilité de tenir des réunions en dehors des bureaux trop exigus de la collectivité locale, afin de maintenir la distanciation requise entre les participants ; par exemple dans une école, un hôtel, un gymnase ou toute autre grande salle.
4. Des systèmes de microphones de conférence faciles à installer (et à démonter) pour les réunions hors site.
5. Des outils de gestion de réunion pour garantir un processus et des procédures démocratiques, quel que soit le lieu.
6. Une utilisation simple, avec une expérience utilisateur de type grand public permettant aux personnes peu familières avec la technologie d’utiliser rapidement l’outil.

Que ce soit sur place, hors site ou dans de multiples petites salles, les réunions, les comités et les débats des collectivités locales sont essentiels au bon fonctionnement de nos communautés. Avec l'équipement audio et de conférence adéquat, il est possible de mener ces réunions en maintenant les distances de sécurité et avec un son d’excellente qualité.

En savoir plus sur nos solutions de collaboration et de conférence pour les collectivités locales