会議空間の未来

映像が消えてもオンライン会議は続行できるが、音声が聞こえなければ即中止。この事実に気づいてますか？ 

コロナ禍の組織コミュニケーションはオンライン会議が担っているが…

多くの組織では、全体会議も業務打合せも、あるいは日々社員職員同士が行う近況報告から何気ない談笑に至るまで、今はオンラインによる遠隔会議という最も重要なツールが担っています。この遠隔会議のおかげで、組織が突然オフィスから引き離されて各々が分散してしまっても、大きな混乱なく業務を続けることができているのです。

コミュニケーションのあり方が以前の姿に戻ることはありません。オフィスに社員を戻している組織はみな、政府の要請等で以前の慣れ親しんだ職場の管理方法を大きく変更し、ソーシャルディスタンスを組み込まなくてはなりません。従業員が職場に出社する場合にはさまざまな規則や規制を真剣に検討する必要に迫られています。

会議室には人がたくさん集まるという事実

これには当然、会議空間とその使い方も含まれます。飛沫拡散リスクを低減するうえでは、会議室への入り方や部屋の使い方はもちろんですが、部屋そのものの広さやレイアウト、そして設備も大きな役割を担います。こうした会議設備に使われているテクノロジーも、今後より安全で新しい働き方の実現に大きく寄与していくでしょう。

またコロナによる新たな局面は、コミュニケーションにおいて「対面」であることの必要性そのものに対して大きな疑問を投げかけることになっています。たとえば海外出張が厳しく制限される（多くの場合は禁止される）今を経て、さらに今後も出張の必要性や意義は細かくチェックされることになりそうです。一方、もちろんポストコロナになろうとも、仕事にコミュニケーションは同様に不可欠です。だとすると、このコロナによって会議の在り方はどう変わるのでしょうか。

今後会議スペースをどのように改修・管理していくか

オフィスで仕事をすることは今、どの組織にとっても大変なことです。従業員は自らを危険にさらすことなく、十分なソーシャルディスタンスと厳格な衛生基準を求めます。各国政府は職場の安全確保に向けたガイドラインを広範囲にわたって示しており、その指導内容には当然、会議室の使い方も含まれます。

たとえばリアルな会議を開催する場合には、本当に必要な参加者に絞ることが奨励されています。適切なソーシャルディスタンスを確保しようすると、大きい会議スペースでも必然的に収容人数が減るからです。その点で小会議室は対面の場合距離が取れず、一人で入り遠隔会議に利用されることになるでしょう。

非接触マイクロホンという新しい選択肢

遠隔会議に関しては、出席者が会議中自分の声を調整しようとしてマイクロホンやその他のハードウェアに触れウイルスが付着しないよう、事前に設備担当が配置や設定をしっかり行っておくことが大事です。その点では、たとえば天井設置型のShure Microflex Advance MXA910や、壁面にも天井にに設置可能なMXA710といった「アレイマイクロホン」と呼ばれる口元から遠く離れた場所からでもきれいに音を拾うことができる機器があります。つまり動かしたり触れたりする必要がない機器から確実に収音できるため、これから職場に求められる衛生対策おいては特に優れた選択肢と言えるでしょう。

参加者全員の声が適切に機器へ取り込まれ、会議が終始円滑に行うことができるよう、特にマイクロホンをはじめとする配置や設定は事前にテストし確認する。社内の会議用AV設備を担当するチームが担う大事な役目と言えるでしょう。

テクノロジーは進化・変容していくもの

ポストコロナ社会において安全で使いやすい会議スペースを構築する大きな鍵となるのは、やはりこうしたテクノロジーと言えるでしょう。現在は適切な機器やシステムさえしっかりと整えれば、会議もハンズフリーの体験ができ、感染拡大リスクを最小限に抑えられるところまで技術は進化しています。

当然のことながら、コロナ以降は非接触ソリューションに対する関心が大きく高まっています。タッチスクリーン、リモコン、ハンドヘルドマイクロホンといった機器は、新型コロナウイルスを媒介する可能性があるからです。以前は「あったらいいね」程度に考えられていた非接触設備が、今や職場の設備として重要な要素になってきているのです。

“スマート会議”で利用者の安全は高まり、負担は減る

また、スクリーンやリモートログイン、マイクロホンの設定に至るまで、利用者が会議室内のシステムをコントロールできるアプリも存在し、そうしたシステムは自動接続機能によってスムーズかつシームレスに機能します。あるいは音声起動ソフトウェアや自然言語処理の進歩により、特定のアプリをデバイスにインストールすることさえ不要で、誰でも会議室システムを操作できるようになることも想定されます。

現時点では職場の未来を正確に予測することは難しいものの、上記のようなテクノロジーの進歩によって、さらに効率的で直感的に利用できる統合的なシステムと、将来の勤務環境に求められる安全性やリスク回避性を備えた会議室が生み出されるようになっていくでしょう。

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