SLIK FORBEDRER DU LYD PÅ KONFERANSER

De BESTE tipsene som hjelper IT-avdelingen med å få det grunnleggende på plass

"Vi må hele tiden gjenta oss selv i videomøter."

"Kunden klaget over bakgrunnsstøy."

"Jeg hørte på opptaket, og alt jeg hørte var lyden av papir og ark som ble fiklet med."

Høres dette kjent ut? IT-avdelingen er ofte de første som får høre det dersom brukerne ikke er fornøyde med konferansesystemet. Noen ganger kan et nytt A/V-system være løsningen, men av og til kreves det ytterligere tiltak for å fikse problemene.

Den rette lydteknologien kan være med på å forbedre kvaliteten på konferansesamtaler betraktelig. Men for at IT-avdelingen skal bruke mindre tid på å bistå konferanser, og for at konferansene skal bli et strategisk hjelpemiddel for bedriften, må teknologien benyttes riktig.  

Her er noen tips til hvordan lydkvaliteten i videosamtaler kan forbedres.

1. Minimer støynivået 

Å holde støynivået nede krever to ting: Et stille rom og fornuftige ansatte. Start gjerne med å teste ut møterommene dine. Inspiser alle rom på forskjellige tidspunkter gjennom dagen for å høre hvilke potensielle forstyrrelser som kan forekomme. Ligger for eksempel et rom ved siden av kantinen, vil dette rommet mest sannsynlig ikke være ideelt rundt lunsjtider. Kanskje har et tilsynelatende lydisolert rom et spesielt bråkete eller støyende klimaanlegg? Hvilke rom har potensial til å bli forstyrret av eventuelle veiarbeid eller bråk fra utsiden? Når du er ferdig med inspiseringen, vet du hvilke rom som er optimale og hvor de ansatte kan få en lydløs og sømløs konferansesamtale uten forstyrrelser.

2. Sørg for at du har nok mikrofoner til alle

Deling av mikrofoner kan virke som en enkel måte å redusere kostnader på – men dette reduserer også lydkvalitet. Før pleide normen å være en mikrofon per person, men takket være ny teknologi holder det nå med et opptaksmønster fordelt på 1-2 deltagere.

Kutt derfor ikke kostnadene med deling av mikrofoner, men invester heller i tilstrekkelig mikrofoner og utstyr til alle deltakerne og alle rommene.

3. Sørg for at mikrofonene blir plassert riktig

Det er ikke uvanlig å anta at dersom det finnes en mikrofon i rommet, vil denne ta opp stemmen til den som snakker uavhengig av plassering. Dette stemmer ikke nødvendigvis alltid, da en mikrofon er designet for å ta opp en retningsbestemt tale.

Dette vil si at mikrofonen kun fokuserer på å hente lyd fra en spesifikk retning: Fronten.

Dersom en ansatt snakker på siden av mikrofonen, i nærheten av den eller ved siden av mikrofonen til naboen, vil det være vanskelig å høre hva den ansatte sier. 

Gjør derfor de ansatte oppmerksom på at de må plassere mikrofonen rett foran seg, med mindre du har investert i teknologi som lar de ansatte vandre rundt i rommet og fortsatt bli hørt.

4. Ikke fokuser så mye på video at du glemmer lyden

Når det gjelder A/V-teknologi, øremerker organisasjoner ofte en stor del av IT-budsjettet til videoteknologi uten å la det være igjen nok midler til å dekke høykvalitets lyd.

Det finnes et stort problem med denne tilnærmingen: Du kan fint ha en konferansesamtale uten video, med mindre alle involverte snakker tegnspråk. Men dersom lyden detter ut, er møtet over. Hvis du kun skal fokusere på et element innen A/V for å få pålitelige konferansesamtaler, burde dette elementet være det viktigste: Nemlig lyd.