Tips til standardisering av møterom

Ideen om å standardisere møterom på tvers av globale kontorer, kan virke heftig. For å gjøre dette riktig kreves det omfattende planlegging og organisering.

Den positive innvirkningen standardiserte møterom har på en bedrift, gjør likevel innsatsen og arbeidet verdt det. Etter nylig å ha gjort nettopp dette for Shures globale grupperom, har vi noen tips og ideer som kan bidra til at en slik prosess går sømløst og smertefritt for seg.

Nøkkelen til en vellykket gjennomføring av ethvert prosjekt, er å sørge for at du har et dyktig team som forstår kravene til rommet. Vi valgte å bygge et internt AV-team innen IT-avdelingen, for å sikre at teamet hadde de nødvendige ferdighetene og god kunnskap for å gjennomføre prosjektet. Hvis du gjør dette, er det viktig å ta deg tid til å bygge tillit mellom teamene. På den måten sikrer du at teamene forstår hvilke løsninger som er nødvendig å implementere, og at de ikke oppfatter hverandres forespørsler som personlige meninger. Når denne tilliten og forståelsen er bygget, blir samarbeid mye enklere og teamet kan jobbe sammen om å skape globale standarder som skal implementeres i alle rom.

Når disse standardene er på plass, er det viktig at teamet kjenner sitt ansvar, men også respekterer sine egne begrensninger. Hos Shure for eksempel, er AV-spesialister ansvarlige for å bygge alt i et bestemt rom, mens nettverksteamet vil være ansvarlige for å bygge sikkerheten inn i rommet. Samtidig skal de sørge for at rommet fortsatt kan kommunisere til andre rom.

Dette systemet fungerer bra for Shure når det gjelder mindre grupperom. Er det derimot snakk om større mer komplekse konferanserom, må det involveres integrasjon fra flere leverandører. I dette tilfellet vil eksterne entreprenører bli kalt inn. De vil bli administrert av det interne AV-teamet som deretter samarbeider med nettverksspesialistene. Igjen er det viktig at alle er tydelig klar over sine roller for at prosjektet skal gå som planlagt.

I dagens bedriftsmiljø er hvert eneste rom et nettverks- og AV-rom. Standardisering av elementer vil derfor komme alle til gode. IT-avdelingen vil bruke mindre tid på feilsøking og kan avgrense installasjons- og oppgraderingsprosesser, mens sluttbrukere drar nytte av en lignende arbeidsopplevelse uansett hvor i verden de jobber fra.

Å holde kommunikasjonen åpen og jobbe tett med kollegene dine, vil sikre at denne prosessen blir så sømløs som overhodet mulig – uansett hvor omfattende dine globale kontorer er.