Die Zukunft des Besprechungsraums

Eine Besprechung ohne Bild ist immer noch eine Besprechung; eine Besprechung ohne Ton ist gestrichen. 

In vielen Betrieben haben sich Telekonferenzen zum Hauptwerkzeug für die Kommunikation entwickelt, in firmenumspannenden Huddle-Räumen, bei entscheidenden Geschäftsbesprechungen und für die gelegentlichen Treffen und Pausen mit Kollegen.
Dank ihnen konnten viele von uns ohne große Schwierigkeiten weiterarbeiten, trotz Auflösung der Kontakte in der Büroumgebung und der Zerstreuung auf teils großen Entfernungen. Selbst jetzt, wo Lockerungen des Lockdowns denkbar werden, wird die Art und Weise, wie wir kommunizieren, nicht mehr so sein wie zuvor. Firmen und Betriebe müssen die Regeln und Bestimmungen, die für Angestellte bei der Rückkehr ins Büro anzuwenden sind, berücksichtigen. So müssen etwa Regierungsempfehlungen für Social Distancing in alltägliche Arbeitsaktivitäten und -abläufe eingebunden werden können.

Das betrifft natürlich auch Besprechungsräume und deren Nutzung.  Die Größe und Aufteilung von Besprechungsräumen wird eine entscheidende Rolle dabei spielen, wie wir das Risiko für die Verbreitung des Virus verringern und wie Teilnehmer diese Räume betreten und belegen können. Technologie wird weiterhin eine wichtige Rolle dabei spielen, eine neue und sichere Arbeitspraxis zu ermöglichen.

Die aktuelle Situation hat ernsthaft in Frage gestellt, in welchem Maße persönliche Interaktionen notwendig sind und mit den weltweiten Reisebeschränkungen (die Reisen in vielen Fällen unmöglich machen) wird die Notwendigkeit und Rechtfertigung für internationales Reisen öfter kritisch unter die Lupe genommen werden. Interaktion mit Kollegen und Mitarbeitern wird auch in einer Welt nach COVID-19 unverzichtbar sein – doch wie werden sich Besprechungen und Konferenzen aufgrund der Pandemie verändern?

Raumkoordination

Die Rückkehr ins Büro wird jeden Betrieb vor Herausforderungen stellen. Angestellte werden Ihrer Arbeit nachgehen wollen, ohne sich Risiken auszusetzen – was die Aufrechterhaltung von Abstandsregeln und strikter Hygienestandards erfordert. Umfangreiche Vorgaben von Regierungen müssen befolgt werden, um einen sicheren Arbeitsplatz zu garantieren – und bieten so auch eine Orientierung für die Arbeit in Besprechungsräumen.

Betriebe werden etwa dazu aufgefordert, bei physischen Zusammentreffen nur Teilnehmer einzubeziehen, wenn deren Anwesenheit unbedingt erforderlich ist. Das Beibehalten geeigneter Abstandsregeln wird unweigerlich zur Abnahme von Teilnehmerkapazitäten selbst größerer Räume führen. Kleinere Besprechungsräume könnten in absehbarer Zukunft nicht mehr für gemeinsame kurze Lagebesprechungen genutzt werden (was die Verwendung dieser Räume auf Telekonferenzen durch eine Person beschränkt).

Wenn es um Telekonferenzen geht, ist es wichtig, dass die Technik bereits vor der Besprechung optimal eingerichtet ist, damit die Verbreitung des Virus durch Anfassen von Mikrofonen oder anderer Hardware verhindert wird und dennoch alle deutlich zu hören sind. Mikrofonarrays wie Shures Microflex® Advance™ MXA910 Deckenmikrofonarray oder das MXA710 Mikrofonarray für sowohl Wände als auch Decken sind eine hervorragende Möglichkeit für die Abnahme von Audio mit einem Gerät, das weder bewegt noch berührt werden muss. Kombiniert mit der digitalen Signalverarbeitung von Shures IntelliMix® lässt sich eine konsistent verbesserte Klangqualität in verschiedenen akustischen Umgebungen realisieren. AV-Teams sollten die Technik im Vorfeld testen, um die richtige Einstellung der Mikrofone sicherzustellen, sodass alle Teilnehmer optimal erfasst werden und Konferenzen so reibungslos und unterbrechungsfrei wie möglich ablaufen können.

Transformation durch Technologie

Es ist abzusehen, dass in der Welt nach Corona Technologie der Schlüssel zu sicher und einfach nutzbaren Besprechungsräumen sein wird. Der technologische Fortschritt ermöglicht Anwendern heute mit den richtigen Geräten und Systemen ein Konferenzerlebnis, das kontaktlos funktioniert und so das Risiko der Virusverbreitung verringert.

Es ist nachvollziehbar, dass solche Systeme 2020 einen regelrechten Boom erlebt haben. Was vormals ein netter Bonus war, ist nun ein wichtiger Aspekt für Einrichtungen am Arbeitsplatz, da Geräte wie Touchscreens, Fernbedienungen und Handmikrofone zu potentiellen Vektoren für COVID-19 werden.

Es gibt jetzt Apps, die Anwendern die Steuerung des kompletten Systems im Besprechungsraum ermöglichen, von Anzeigen und Remote-Logins bis zum Einrichten der Mikrofone – und mit Auto-Connect-Funktionen laufen diese Systeme optimal ohne Unterbrechung. Alternativ erlauben die Fortschritte in der sprachgesteuerten Software und Sprachverarbeitung jedem die Anpassung des Besprechungsraumsystems, auch ohne Installation spezieller Software auf eigenen Geräten.

Zum jetzigen Zeitpunkt lässt sich nicht genau vorhersagen, was die Zukunft am Arbeitsplatz für uns bereithält. Die genannten technologischen Fortschritte werden jedoch garantiert zu Besprechungsräumen mit effizienter und intuitiver nutzbaren integrierten Systemen führen, welche die Sicherheitsanforderungen und Vorsichtsmaßnahmen zukünftiger Arbeitsumgebungen erfüllen.

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