Leid oder Freude - Was ist das neue Prinzip von Videokonferenzen?

Wie die meisten Führungskräfte in den Bereichen IT und AV musste auch ich das hybride Arbeitsmodell aufgrund der neuen Realität der Videokonferenzen überdenken.

Wie kann jeder die gleiche Möglichkeit erhalten, sich in das Meeting einzubringen, ob von zu Hause aus oder vor Ort?

Schlechte Audioqualität kann dafür sorgen, dass ein echte Zusammenarbeit unmöglich ist. Deshalb muss ein modernes Ecosystem aus Hardware, Software und Zubehör auch den Audioaspekt berücksichtigen.

Sind Ihre Meetings in der heutigen hybriden Arbeitswelt wirklich kollaborativ? Werden die Teilnehmer:innen im Homeoffice gesehen und gehört? Oder dominieren die Teilnehmer:innen das Gespräch, die vor Ort sind? Das meinen wir, wenn wir von einem „fairen Meeting“ sprechen: Alle Teilnehmer:innen haben die Gelegenheit, etwas beizutragen, egal ob vor Ort oder aus der Ferne.

Das Thema wird bei Führungskräften in den Bereiche IT und AV auf jeden Fall Anklang finden, denn hybride Arbeitsmodelle sind weltweit zur neuen Norm geworden. Unter diesen Bedingungen müssen wir sicherstellen, dass unseren Teams die richtigen Tools zur Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, damit die Produktivität bestehen bleibt. Und zu diesen Tools gehört auch die Audiotechnologie.

Wir sind, wie wir klingen

Einige von Ihnen stellen sich bestimmt die Frage: „Warum Audio?“ Das ist eine gute Frage. Ich glaube, dass wir durch die Investition in das richtige Audio-Equipment nicht nur den Arbeitsplatz verbessern, sondern auch den Teams eine Umgebung bieten, in der sich jeder einbezogen fühlt, einfach zusammengearbeitet werden kann und die maximale Produktivität erzielt wird. Dadurch verbessert sich letztendlich das Wohlbefinden aller Teammitglieder.

Um es anders zu formulieren, möchte ich einen Kollegen zitieren, der sagt: „Wir sind, wie wir klingen.“ Was er damit meint ist, dass die Übertragung unserer Stimme beeinflussen kann, wie wir wahrgenommen werden. Schlechtes oder nicht funktionierendes Audio ist mit schlechter oder zu dunkler Videoübertragung vergleichbar.

Es hat einen großen Einfluss darauf, wie wir wahrgenommen werden. Die schlechte Audioqualität von Teilnehmer:innen im Homeoffice könnte dazu führen, dass Teilnehmer:innen die vor Ort sind und andere, die von zu Hause arbeiten, diese eher nicht in die Diskussion einbeziehen.

Und damit sind wir wieder beim Thema „faires Meeting“, was hier bei Shure ein wichtiges Thema ist. Ein vor Kurzem erschienener Artikel in der Washington Post beschreibt die „überraschend entmutigende“ Erfahrung einer Mitarbeiterin, die sich „isoliert“ fühlte, als sie von zu Hause aus an Meetings teilnahm und das „Gelächter und Geplapper der anwesenden Gruppe hörte, von denen sie viele nicht gut sehen konnte“.

Im Namen der Fairness

Das ist die schmerzhafte Realität vieler aktueller Nutzererfahrungen. Es liegt auf der Hand, dass eine Person, die in einem Meeting durchgängig von der Diskussion ausgeschlossen wird oder deren Bemerkungen oder Ideen nicht als wertvoll angesehen werden, gegenüber den anderen Teilnehmern:innen benachteiligt wird. In anderen Worten wird ihre Meinung ignoriert, und die Person befindet sich nicht in der gleichen Position wie ihre Kolleg:innen.

Die Washington Post beschreibt das Problem so: „Vom gefürchteten Echo, das auftritt, wenn zwei Mitarbeiter:innen mit ihren jeweiligen Geräten in einem Meeting nahe beieinander sind, bis hin zu Schwierigkeiten, teilnehmende Personen zu hören und zu sehen: Viele Unternehmen mit hybriden Arbeitsweisen müssen feststellen, dass Videokonferenzen frustrierend, komplex und manchmal geradezu unfair sein können.“

Als IT-Führungskraft in der AV-Branche weiß ich daher, dass die Herausforderung darin besteht, ein integratives Meeting-Erlebnis zu gewährleisten. Wie können wir verhindern, dass die Arbeitsmoral unserer Teams sinkt und weniger interagiert wird? Wie 56 % der Teams in einer Studie von Frost & Sullivan angaben, ist das eine weit verbreitete Auswirkung des gestiegenen Remote-Arbeitens.

Integration mit Kollaborationsplattformen

Die Realität sieht folgendermaßen aus: Ohne eine gute Audiotechnologie, die mit Microsoft Teams, Zoom, WebEx und andere Kollaborationsplattformen funktioniert, die am Arbeitsplatz von unschätzbarem Wert sind, ist es schwierig (wenn nicht gar unmöglich), wirklich integrative Meetings durchzuführen. In welche Technologien sollten Sie also investieren, um Teams miteinander in Verbindung zu bringen und jedem die gleiche Chance zu geben, einen Beitrag zu leisten? Wie können Sie Arbeitsplätze so einrichten, dass hybrides Arbeiten möglich ist und unabhängig vom Arbeitsort der Mitarbeiter:innen eine einwandfreie Audioqualität gewährleistet wird?

In unserem gemeinsamen Forschungspapier mit Frost & Sullivan empfehlen wir ein „Audip-Ecosystem aus Hardware, Software und Zubehör, das Interaktion und Produktivität steigert. Die audiovisuellen Meeting-Services sollen verbessert werden, da sie von Mitarbeiter:innen heute in großem Umfang genutzt werden“.

Ein System wie dieses umfasst möglicherweise Mikrofone, Lautsprecher und digitale Signalprozessoren (DSP), die sich nahtlos in Ihre Kommunikationsplattform integrieren lassen, um eine optimale Audioqualität zu erzielen. Führungskräfte in den Bereichen IT und AV sollten sich ansehen, wie sich das Audio-Ecosystem in Unified-Communications-Technologien von Drittanbietern integrieren lässt und somit sicherstellen, dass die Audioinfrastruktur bestehende IT-Investitionen ergänzt.

Mehr Produktivität und besseres Wohlbefinden

Das Ermöglichen eines kollaborativen Audioerlebnisses benötigt Zeit und Einsatz. Doch das zahlt sich aus, denn die Kolleg_innen sind in der Lage, ihre Meinungen und ihr Wissen klar und deutlich zu vermitteln – unabhängig davon, von wo aus sie am Meeting teilnehmen. Meeting Fatigue kann durch neue Audiotechnologie beseitigt werden, die das Erlebnis als Ganzes verbessert. Die Arbeistmoral wird gesteigert, da Teams, die im Homeoffice teilnehmen, nicht mehr das Gefühl haben, dass die Teilnahme im Büro priorisiert wird. Das alles verbessert die Produktivität und das Wohlbefinden.

Die Teilnahme an einem hybriden Meeting sollte allen Teilnehmer:innen, ob vor Ort oder aus dem Homeoffice, Spaß machen – und keine Qual sein. Welche Meinung hat Ihr Team zu den Meetings, an denen es teilnimmt?