6 medidas para realizar reuniones de gobierno manteniendo la distancia física

En todo el mundo, los funcionarios de las administraciones locales se están reincorporando paulatinamente a sus puestos de trabajo tras meses teletrabajando desde casa. Para algunos, esto genera ansiedad y, para otros, supone un alivio. Pero, a pesar de recobrar un semblante de normalidad, se seguirán aplicando las restricciones de distancia física. Lo que significa que deberán replantearse las reuniones en las que los compañeros de trabajo hasta ahora se sentaban hombro con hombro alrededor de la mesa.

Según Kevin Smith, director de sistemas integrados de Shure para la zona UCANZ (Estados Unidos, Canadá, Australia y Nueva Zelanda): “Son muchas las personas que están deseando volver al trabajo próximamente y hay una necesidad real de trabajar juntos. Pero habrá que hacer unos cuantos cambios y las empresas tendrán que asegurarse de que los espacios de trabajo estén adecuadamente equipados y ofrezcan la flexibilidad suficiente para hacer frente a estos cambios”.

En un artículo anterior sobre este tema, vimos cómo la modalidad de trabajo a distancia parece haberse consolidado en las administraciones locales. Y ahora, en este artículo, examinaremos cómo implementar el distanciamiento físico en el lugar de trabajo. Aunque las medidas de distanciamiento físico se relajarán (esperemos) en un futuro próximo, también es posible que “mantener una distancia de seguridad” se convierta en la norma general.

Facilitar el proceso democrático

¿Cómo gestionarán las administraciones locales el distanciamiento físico en el lugar de trabajo y garantizarán que las reuniones del consejo y del comité, tan vitales para el proceso democrático, se realicen de forma segura? En primer lugar, se debe reconocer la importancia de poder escuchar claramente la voz, sin importar la distancia a la que estén sentados los participantes.

Esta opción se está considerando para celebrar las reuniones. Otra opción pasa por utilizar espacios fuera de las oficinas de las administraciones locales, como un gimnasio o el salón de actos de una escuela, que suelen ser espacios bastante más amplios. Sin embargo, para que esto sea factible, deberán facilitarse todas las funciones que se realizan habitualmente en las concurridas reuniones de gobierno, como la gestión del orden del día, de los delegados y de las votaciones.

Uno de los aspectos más importantes es la calidad del audio. Después de todo, cuando se comparte información de relevancia, la precisión y la fiabilidad son esenciales. Todo lo que no se escuche con total claridad dificulta la toma de decisiones.

6 medidas para realizar reuniones de gobierno manteniendo la distancia física

En Shure hemos identificado seis medidas que facilitan la comunicación en las reuniones de las administraciones locales y, a la vez, cumplen con los criterios de distanciamiento físico:

1. Toma de audio y refuerzo sonoro de alta calidad para transmitir las opiniones de todos los presentes, sin importar la distancia a la que estén sentados.
2. Seguridad y confidencialidad inherentes mediante la encriptación inalámbrica para proteger el contenido de la reunión.
3. Flexibilidad para celebrar las reuniones fuera de las oficinas de pequeño aforo del ayuntamiento, con el fin de mantener una distancia segura entre los participantes y realizarlas, por ejemplo, en escuelas, hoteles, gimnasios y otros espacios más amplios.
4. Sistemas de micrófonos de conferencia de fácil instalación (y desmontables) para las reuniones fuera de la sede.
5. Herramientas de gestión de reuniones para salvaguardar el proceso y los procedimientos democráticos, independientemente de la ubicación.
6. Facilidad de uso, similar a la de un producto de consumo, para que las personas no familiarizadas con esta tecnología puedan utilizarla rápidamente.

Ya sea en sus propias dependencias, en espacios externos o en varias salas pequeñas, las juntas, comités y debates de las administraciones locales son esenciales para el buen funcionamiento de las comunidades. Con el equipo de audio y conferencia adecuado, es perfectamente posible llevar a cabo estas reuniones a una distancia segura y con un sonido de gran calidad.

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