El futuro de los espacios de reunión

Una reunión sin vídeo sigue siendo una reunión. Sin embargo, una reunión sin audio tiene que cancelarse. 

En muchas organizaciones, la videoconferencia se ha convertido en la herramienta principal para permitir la comunicación. Desde reuniones de empresa y negocios, hasta reuniones informales y pausas sociales entre amigos.Nos ha permitido a muchos de nosotros continuar operando sin demasiadas interrupciones a pesar de que, de repente, nos hemos encontrado fuera del entorno de la oficina y con unos compañeros dispersados en distancias potencialmente grandes. Incluso cuando la situación empiece a volver a la normalidad, la forma en que nos comunicamos no volverá a ser como era antes. Las organizaciones han adoptado una serie de reglas para permitir el regreso de su personal a las oficinas, incorporando las recomendaciones del gobierno sobre el distanciamiento social en las rutinas de trabajo.

Este aspecto incluye a los espacios para reuniones y a cómo los utilizamos. El tamaño y el diseño de las salas de conferencias, así como el modo en el que los trabajadores ocupan estos espacios, jugarán un papel importante en la mitigación del riesgo de propagación del virus. La tecnología seguirá desempeñando un papel importante, permitiendo prácticas laborales nuevas y más seguras.

La nueva situación ha planteado algunas preguntas serias sobre la necesidad de interacciones en persona, incluyendo especialmente la interrupción de viajes y su justificación, un elemento que ahora se pone bajo lupa. La interacción con compañeros y colaboradores seguirá siendo tan vital en el mundo posterior al COVID-19 como lo ha sido siempre, pero ¿cómo cambiará la pandemia nuestras reuniones?

Gestionando nuestros espacios

El regreso a la oficina supondrá un desafío para cualquier organización. Los empleados querrán sentir que pueden dedicarse a sus actividades sin ponerse en riesgo, manteniendo un distanciamiento social suficiente y unos estándares de higiene rígidos. Los gobiernos han emitido amplias pautas a seguir para garantizar que los espacios de trabajo sean seguros, una guía que, naturalmente, incluye cómo operamos en las salas de reuniones.

Se anima a las organizaciones a realizar reuniones presenciales únicamente cuando sea estríctamente necesario.  Mantener un distanciamiento social adecuado reducirá de forma inevitable la capacidad de los espacios de reunión y es posible que las salas más pequeñas no se puedan utilizar para una puesta al día cara a cara (restringiendo su uso a las videoconferencias individuales).

Cuando se trata de videoconferencias, es vital que la configuración se optimice antes de las reuniones para evitar la posible propagación del virus a medida que los asistentes manipulan micrófonos y otro hardware para que puedan ser escuchados correctamente. Los micrófonos de array como el Microflex® Advance™ MXA910 de Shure para techos o el MXA710 para paredes y techos, son una excelente opción para una captación de sonido fiable desde un dispositivo que no necesita ser movido ni tocado. Junto con el procesamiento de señales digitales IntelliMix® de Shure, la calidad de audio constante se puede mejorar en todo tipo de entornos acústicos. Los responsables audiovisuales deben probar la configuración anticipadamente para garantizar un despliegue óptimo que permita captar correctamente la voz de todos los asistentes y garantizar que las reuniones se desarrollan de manera fluida.

Tecnología transformadora

La tecnología será clave para crear espacios de reunión seguros y fáciles de usar en un mundo post coronavirus. La tecnología ha avanzado hasta el punto en que, con el equipo y los sistemas adecuados, los usuarios podrán tener una experiencia de manos libres que minimizará el riesgo de propagar infecciones.

Es comprensible que haya habido un gran auge en el interés por este tipo de soluciones en 2020. Lo que alguna vez se consideró como un extra interesante, ahora es un aspecto muy relevante en la configuración del lugar de trabajo, ya que elementos como pantallas táctiles, controles remotos y micrófonos de mano se han convertido en vectores potenciales de COVID-19.

Existen aplicaciones disponibles que permiten a los usuarios controlar los sistemas dentro de las salas de reuniones (desde la configuración de los micrófonos hasta pantallas con inicios de sesión en remoto) que, mediante conexión automática, funcionan a la perfección. Alternativamente, los avances en el software activado por voz y el procesamiento del lenguaje natural permitirán a cualquier persona interactuar con los sistemas de salas de reuniones sin necesidad de configurar aplicaciones específicas en sus dispositivos.

En este momento, es difícil predecir exactamente lo que deparará el futuro del lugar de trabajo, pero estos avances tecnológicos crearán salas de reuniones que combinarán sistemas más eficientes, intuitivos e integrados con la seguridad y precaución que exige el futuro entorno laboral.

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