L'avenir des espaces de réunion

Une réunion sans vidéo reste une réunion ; une réunion sans audio est annulée. 

Dans de nombreuses organisations, la visioconférence est devenue le principal outil de communication, qu'il s'agisse de réunions courantes ou de conseil d'administration, de rencontres informelles ou de socialisation entre collègues.
Elle a permis à beaucoup d'entre nous de continuer à travailler sans trop de perturbations, même si nous avons soudainement été privés de l'environnement du bureau et séparés par des distances potentiellement grandes. Même si le déconfinement est en cours, la façon dont nous communiquons ne sera plus jamais la même. Les organisations ont dû réfléchir sérieusement aux règles et réglementations à mettre en place lorsque les membres du personnel commencent à retourner au bureau, les conseils du gouvernement en matière de distanciation sociale devant être intégrés à la gestion, naguère routinière, des activités sur le lieu de travail.

Les recommandations sanitaires s'appliquent aux espaces de réunion et à la manière dont nous les utilisons. La taille et la conception des salles de conférence joueront un rôle majeur dans la manière dont nous réduirons le risque de propagation du virus, dont les gens pénètreront dans ces espaces et les occuperont. La technologie continuera à jouer un rôle important, en permettant de nouvelles pratiques de travail, plus sûres.
La nouvelle situation a soulevé de sérieuses questions sur la nécessité des interactions physiques. Comme les voyages internationaux sont fortement perturbés (et dans de nombreux cas impossibles), la nécessité et la justification de ces voyages dans diverses situations vont être scrutées avec grande attention. L'interaction entre collègues et collaborateurs sera toujours essentielle dans le monde post-COVID-19. Mais, comment nos réunions seront-elles transformées par la pandémie ?

Gérer nos espaces

Le retour au bureau va représenter un défi pour toutes les organisations. Les employés voudront sentir qu'ils peuvent vaquer à leurs occupations sans se mettre en danger – en maintenant une distance sociale suffisante et des normes d'hygiène stricts. Les gouvernements ont publié des directives détaillées à suivre pour garantir que votre espace de travail est sûr. Ces directives s'appliquent évidemment à la façon dont nous nous comportons en salle de réunion.
Les organisations sont incitées à n'inclure que les participants dont la présence est indispensable dans une réunion physique. Le maintien d'une distanciation sociale appropriée réduira inévitablement la capacité de vos salles de réunion, même les plus grandes, et dans un avenir prévisible, les salles de réunion plus petites pourraient ne pas être utilisables pour les réunions informelles en face à face (en limitant leur utilisation à la visioconférence pour une seule personne).

En matière de visioconférence, il est essentiel que l'installation soit optimisée avant les réunions afin d'éviter la propagation éventuelle du virus lorsque les participants manipulent les microphones et d'autres équipements pour assurer qu'ils soient entendus correctement. Les microphones multicapsules comme le Microflex® Advance™ MXA910 de Shure, un microphone de plafond, ou le MXA710 pouvant être monté au mur ou au plafond, sont d'excellents choix pour une prise de son fiable avec un micro qu'il n'est pas nécessaire de déplacer ou ni de toucher. Associés au traitement numérique du signal IntelliMix® de Shure, ces microphones assurent une amélioration appréciable de la qualité audio, dans tous les types d'environnements acoustiques. Les équipes techniques en charge de l'audiovisuel doivent tester la configuration à l'avance afin de s'assurer de la configuration optimale des microphones pour que tous les participants soient correctement captés et que les réunions puissent se dérouler de manière aussi fluide et cohérente que possible.

Une technologie transformative

La technologie sera essentielle pour créer des espaces de réunion sûrs et faciles à utiliser dans notre monde post-coronavirus. La technologie a progressé au point où, avec les bons équipements et systèmes, les utilisateurs pourront bénéficier d'une expérience totalement mains libres qui minimisera le risque de propagation de l'infection.
Il est compréhensible que l'intérêt pour les solutions mains libres et surtout sans contact ait connu un énorme essor en 2020. Ce qui était autrefois considéré comme un bonus de confort est désormais un aspect important de l'aménagement du lieu de travail, car des éléments comme les écrans tactiles, les télécommandes et les microphones à main sont devenus des vecteurs potentiels du COVID-19.

Des applications sont disponibles qui permettent aux utilisateurs de contrôler les systèmes dans les salles de réunion, qu'il s'agisse d'écrans et de connexions à distance ou de configuration du microphone. Et grâce à la fonction de connexion automatique, ces systèmes fonctionneront simplement et de manière fluide. Par ailleurs, les progrès réalisés dans les logiciels à commande vocale et le traitement du langage permettront à quiconque d'utiliser les systèmes des salles de réunion sans même avoir besoin d'applications spécifiques installées sur ses appareils portables.

À l'heure actuelle, il est difficile de prédire exactement ce que deviendra le lieu de travail, mais ces progrès technologiques permettront de créer des salles de réunion qui combineront des systèmes plus efficaces, intuitifs et intégrés avec la sécurité et la prudence qu'exige le futur environnement de travail.

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