Pourquoi l'audio est important dans les visioconférences ?

Si le nombre de réunions en ligne a augmenté rapidement au cours de la pandémie de Covid-19, la qualité audio a quant à elle régressé par rapport aux réunions classiques en face à face. Or, comme l'ont révélé plusieurs enquêtes, une mauvaise qualité audio entraîne non seulement de la lassitude, mais aussi un sentiment d'exclusion, de frustration et de désengagement. 

Alors, comment les responsables audiovisuels et informatiques peuvent-ils aider leurs collègues de travail à surmonter l'anxiété et le stress liés à l'audio lors des réunions hybrides, aujourd'hui largement répandues ?

Vous vous sentez fatigué ? Un peu déconnecté de vos collègues ? Démotivé ? Vous souffrez peut-être d'une lassitude des réunions, due aux contraintes de la visioconférence. Depuis que la plupart d'entre nous ont adopté le télétravail, il y a plus de deux ans, ce problème survient de plus en plus fréquemment. Et même si on constate un retour progressif sur le lieu de travail, le problème n'a pas été réglé pour autant. En effet, le travail hybride (au bureau et en télétravail) et le télétravail intégral font toujours partie de la vie professionnelle.

Alors, qu'est-ce qui ne va pas ? Et comment les responsables audiovisuels et informatiques peuvent-ils résoudre les problèmes liés à la lassitude des réunions ? La réponse est simple : avec un son irréprochable. En effet, si le nombre de réunions en ligne a augmenté rapidement au cours de la pandémie de Covid-19, la qualité audio a quant à elle diminué par rapport aux réunions classiques en face à face. Or, comme l'ont révélé plusieurs enquêtes, une mauvaise qualité audio entraîne non seulement de la lassitude, mais aussi un sentiment d'exclusion, de frustration et de désengagement.

Un constat scientifique

Une récente étude scientifique a en outre révélé qu'une mauvaise qualité audio est également à l'origine du stress des employés. Cette étude a été réalisée par Shure et la Neuro Innovation Unit du NTT Data Institute of Management Consulting au Japon. Les participants à l'étude ont été soumis à différentes situations audio en réunion, certaines avec une mauvaise qualité audio et d'autres avec une bonne qualité audio, au cours desquelles ils ont rempli un questionnaire sur leur expérience. Au cours de ce processus, leurs indicateurs biologiques de stress (fréquence cardiaque, activité musculaire entre les sourcils, sueur des mains) ont également été mesurés et analysés.

Les résultats, dévoilés dans un nouveau livre blanc, mettent en évidence l'importance de la qualité audio. En effet, les participants ressentent plus de stress lorsque l'audio est de mauvaise qualité que lorsqu'il est de bonne qualité. Un audio de mauvaise qualité empêche non seulement les gens de bien s'entendre et se comprendre, mais donne également l'impression que ce qui se dit est plus difficile à appréhender, ce qui, en retour, fait peser une plus grande charge sur les personnes participant à la réunion.

D’après l'étude scientifique, les raisons pour lesquelles la mauvaise qualité audio des réunions est source de stress sont notamment la charge accrue sur les fonctions cognitives qu'elle engendre et la manière dont elle inhibe la réaction d'une personne à ce que disent les autres. Si les participants à la réunion doivent se concentrer davantage pour écouter l'audio de la visioconférence et entendre ce qui se dit, les activités cognitives les plus utiles lors d'une réunion, telles que la compréhension, l'examen et le jugement du contenu de la réunion, s'en trouveront limitées.

Cause et effet

La mauvaise qualité audio des réunions est surtout liée à divers facteurs dus à leur environnement lui-même. Citons notamment les appareils utilisés lors des réunions, la mauvaise connectivité du réseau et l'incapacité de la technologie utilisée dans la salle à capter ce que disent les personnes situées dans certaines parties de la salle, ce qui complique la participation aux conversations des personnes à distance. D'après une enquête précédente réalisée par Shure aux États-Unis, les problèmes les plus courants concernant l'audio lors des réunions en ligne sont le bruit de fond (51%), l'écho (43%), les coupures de son (40%) et la qualité de l'audio qui nuit à l'intelligibilité (40%). 

Nous avons tous connu ces moments de stress où le son se coupe en raison de problèmes de bande passante ou lorsqu'un bruit de fond gênant interrompt la conversation lorsque la climatisation d'une salle de conférence se met en marche. Les participants à une réunion qui parlent en même temps que les autres, faute de s'être rendu compte que quelqu'un d'autre avait déjà pris la parole, est un autre facteur de stress.

L'effet de ces problèmes sur la collaboration virtuelle/hybride peut être profond, et peut aller jusqu'à avoir les conséquences suivantes :

• Les idées sont mal entendues ou, pire encore, complètement incomprises.
• Les collaborateurs se sentent peu appréciés et commencent à travailler en petits groupes, en silos.
• Les membres de l'équipe se sentent frustrés.
• La productivité baisse.

En se référant à l'étude scientifique, Kenta Kimura, du National Institute of Advanced Industrial Science and Technology (AIST) explique : « Les réunions où la qualité audio est mauvaise peuvent provoquer une accumulation de stress et avoir un impact négatif sur le travail. En conséquence, les résultats de cette expérience suggèrent que les réunions en ligne avec une mauvaise qualité audio peuvent entraîner une accumulation d'effets négatifs non seulement en termes d'efficacité au travail, mais aussi en termes de stress mental et physique. »

Quelques conseils pour surmonter le stress lié aux visioconférences 

Alors, comment les responsables audiovisuels et informatiques peuvent-ils aider leurs collègues de travail à surmonter l'anxiété et le stress liés à l'audio lors des réunions hybrides, aujourd'hui largement répandues ? Comme le souligne le livre blanc qui évoque l'étude scientifique, « le problème provient souvent de l'équipement de la salle de réunion, plutôt que des télétravailleurs, qui portent des écouteurs avec micro et peuvent donc s'entendre relativement bien. »

La première étape consiste donc à fournir la technologie et l'assistance appropriées. L'audio est un élément important de la visioconférence. Voici donc quelques conseils pour bien l'utiliser :

Conseil n°1 : Equipez votre équipe des meilleures solutions audio du marché

Le moyen le plus rapide de réduire le stress lié à l'audio et d'améliorer la qualité du son est de choisir des produits audio de qualité studio, répondant aux préférences de l'équipe : un casque, un microphone pour le télétravail ou le meilleur microphone du marché, utilisé par les podcasters. 

Conseil n°2 : Adoptez une approche centrée sur les personnes 

Repensez les modes de travail et les réunions centralisés traditionnels pour concevoir des espaces de travail personnels et collectifs pour vos équipes, en présentiel comme en distanciel. 

Conseil n°3 : Choisissez des produits flexible, qui favorisent l'engagement

Déployez des technologies de collaboration qui renforcent l'implication de chacun dans les réunions, que les participants se trouvent à leur domicile, à leur poste de travail ou en salle de réunion. 

Conseil n°4 : Investissez dans des appareils de visioconférence certifiés ou des équipements audio compatibles.

Les solutions audio doivent s'intégrer de manière transparente aux plateformes de visioconférence et de collaboration, telles que Microsoft Teams, Zoom, Webex by Cisco et Google Meet.

Conseil n°5 : Evaluez votre environnement afin d'optimiser en permanence le dimensionnement et les performances.

Investissez dans une solution qui offre un outil unique pour faciliter la gestion et alimenter la réflexion grâce aux données collectées.

Il apparaît clairement que pour éviter le stress et le désengagement qui résultent d'une mauvaise qualité audio lors des réunions hybrides, les responsables audiovisuels et informatiques doivent repenser leur configuration audiovisuel pour la visioconférence afin de s'adapter aux nouvelles méthodes de travail, d'apprentissage et de collaboration.

En savoir plus

• Lire l'étude « LA MAUVAISE QUALITÉ DU SON DES VISIOCONFÉRENCES EST SOURCE DE STRESS » (en anglais)

• Lire le livre blanc de Frost & Sullivan