Une qualité sonore optimale pour des réunions virtuelles sans accroc de bout en bout

Tout au long de l'année, nous avons passé de plus en plus de temps dans des réunions en visioconférence. Que ce soit d'un bureau à l'autre ou d'un site à l'autre, elles ont permis à la machine commerciale de continuer à tourner.

Pourtant, il y a de bonnes et de mauvaises réunions. Dans « 7 étapes pour améliorer les réunions virtuelles dans la nouvelle ère du travail », le cabinet de conseil et de recherche Frost & Sullivan affirme que 70 % des dirigeants d'entreprise pensent que les réunions sont improductives et inefficaces.

De nombreux employés (71 %) souhaitant continuer à travailler à domicile à l'avenir, il est clair que cela représente un défi auquel il faut s'attaquer de front. Un son irréprochable de bout en bout (à domicile comme au bureau) est essentiel.

Rob Smith, Senior Director, Integrated Systems Sales, chez Shure, explique : « Sans un bon audio, les personnes qui rejoignent des réunions depuis leur domicile sur leur ordinateur portable sont désavantagées par rapport à celles qui sont au bureau. Cela peut les exclure des discussions quotidiennes sur le lieu de travail. Ce n'est pas un problème nouveau, mais il a été mis en évidence tout au long de l'année 2020. »

Les réunions sont de plus en plus longues.

La durée moyenne d'une réunion ayant augmenté de 10 % au cours des 15 dernières années pour atteindre entre 31 et 60 minutes, un bon son est essentiel.

Rob poursuit : « Un micro qui capte les gens à l'avant d'une salle de réunion de bureau, peut ne pas saisir chaque mot de quelqu'un assis plus loin, dans le fond de la salle. C'est particulièrement le cas dans les bureaux d'aujourd'hui, avec la distanciation sociale, ce qui signifie que les personnes qui rejoignent la réunion avec leur ordinateur portable depuis leur domicile n'ont souvent pas accès au contexte d'une conversation. Et nous avons tous fait l'expérience de ces réunions hybrides (mêlant des participants en télétravail et d'autres au bureau) où une personne proche du micro dans la pièce tapote sur son ordinateur portable, ajoutant des bruit agaçant. »

Il n'est peut-être pas étonnant que les participants aux réunions virtuelles déclarent qu'en moyenne, 33 % de la durée d'une réunion est improductif. Donc, quelle est la réponse ? Comment établir de bonnes connexions, fluide, entre collaborateurs ?

Changer les priorités des réunions au bureau

Rob déclare : « Les entreprises ont testé le télétravail jusqu'à épuisement en 2020 et savent qu'elles doivent trouver un moyen de le rendre plus efficace. Nous n'avons pas une idée précise de ce à quoi ressemblera le lieu de travail du futur, mais nous sommes presque sûrs qu'il y aura davantage de réunions hybrides. Même avant la pandémie actuelle, des recherches menées pour le compte de Shure ont montré que les . C'est pourquoi les solutions audio de réunions dans les bureaux doivent être davantage axées sur les personnes en télétravail. »

Par exemple les fonctionnalités de microphone comme le Steerable Coverage™ et la technologie Autofocus™ font toute la différence. Un microphone de plafond multicapsules Shure peut ajuster avec précision la prise de son en temps réel, pour un son cohérent même si les participants se penchent en arrière dans leur chaise ou se lèvent.

Transformer le télétravail

La façon dont vos employés travaillent à domicile doit être prise en considération. Certaines organisations ont déjà mis en place des politiques visant à équiper les personnes en télétravail, par exemple avec des écrans, des équipements portables et des souris pour leurs ordinateurs. Ceci doit s'étendre aux équipements audio.

Rob poursuit : « Les réunions virtuelles peuvent être fatigantes, surtout pour ceux d'entre nous qui passent d'une réunion à l'autre avec seulement une courte pause entre les deux. La nécessité d'un bon siège de bureau chez soi est bien connue. L'équipement audio, cependant, n'est pas vu sous le même angle. Mais, il devrait l'être. C'est ainsi que vous donnez à vos employés les moyens d'être productifs. »

Alors, de quoi les employés en télétravail ont-ils besoin en terme d'audio pour collaborer sans effort ? Il est essentiel de disposer d'un bon casque pour bloquer le bruit des chiens qui aboient, des enfants turbulents et des sonneries de porte.

Selon le rapport Frost et Sullivan, les casques et les écouteurs avec micro intégré doivent être pris en compte dans le plan global de conférence virtuelle d'une entreprise. Après tout, comme le montre le rapport, les participants à distance ne peuvent pas être relégués au rang de citoyens de seconde zone. Durant les conversations, ils doivent pouvoir entendre et être entendus. Une autre excellente solution est un microphone optimisé pour le télétravail. Cela permet de s'assurer que la prise de son du télétravailleur est la meilleure possible pour la réunion.

Retour au bureau ?

Selon Rob, les responsables informatique et audiovisuel doivent garder à l'esprit une autre question au cours des prochains mois. Les employés qui retournent au bureau (à temps plein ou à temps partiel) se seront habitués à la facilité avec laquelle ils peuvent participer à une réunion virtuelle. Il leur suffisait de s'asseoir et de cliquer sur l'invitation à la réunion.

Rob poursuit : « Cela va avoir un impact sur l'installation audio dans les réunions au bureau. Je m'attends à voir un mélange entre la simplicité de l'expérience d'utilisateur à domicile (UX) et de l'UX au bureau. Des interfaces utilisateurs audiovisuelles professionnelles seront nécessaires pour rendre le processus de mise en place et de fonctionnement des réunions simple et sans tracas. »

Nous assistons à une transformation des modèles de collaboration et de communication dans la vie des entreprises. Pour Rob, le facteur critique dans ce paysage en évolution reste l'audio. « C'est tellement important. Si la vidéo est coupée pendant une réunion, vous pouvez continuer avec l'audio. Si vous perdez le son, la réunion est finie. » 

Consultez cette pour recevoir des conseils sur ce que les employés doivent prendre en compte lorsqu'ils installent un système audio pour leur télétravail.