Perché l'audio è importante nella videoconferenza

Mentre i meeting online sono divenuti un'opzione molto gettonata durante la pandemia da Covid-19, allo stesso tempo si è registrato un abbassamento della qualità audio relativamente ai meeting tradizionali vis-a-vis. E, come diversi sondaggi hanno rivelato, un audio di scarsa qualità non porta solamente a sperimentare una stanchezza da meeting, ma provoca altre sensazioni quali esclusione, frustrazione e disimpegno.

Cosa possono fare i leader nel settore AV e IT per aiutare i colleghi a superare l'ansia provocata da un audio di scarsa qualità e stress correlato al meeting ibrido, ormai entrato a far parte della nostra quotidianità?

Ti senti stanco? Non ti senti in sintonia con i tuoi colleghi? Sei demotivato? In questo caso potresti soffrire di stanchezza da meeting provocata dalle sfide che la videoconferenza presenta. É stato un problema in continua evoluzione da quando molti di noi hanno adottato il modello del lavoro da remoto (WFH) più di due anni fa. E anche se c'è stato un netto rientro in ufficio, il problema non è sparito, dato che i modelli di lavoro ibrido (in ufficio e a casa) e da remoto sono parte integrante della vita aziendale.

Quindi, cosa c'è che non va? E come possono i leader del settore AV e IT ovviare al problema della stanchezza da meeting? La risposta è molto semplice, ovvero con un audio impeccabile. Mentre i meeting online sono divenuti un'opzione molto gettonata durante la pandemia da Covid-19, allo stesso tempo si è registrato un abbassamento della qualità audio relativamente ai meeting tradizionali vis-a-vis. E, come diversi sondaggi hanno rivelato, un audio di scarsa qualità non porta solamente a sperimentare una stanchezza da meeting, ma provoca altre sensazioni quali esclusione, frustrazione e disimpegno.

Un dato scientifico 

Inoltre, un recente studio scientifico ha rilevato che lo stress per i collaboratori è un altra conseguenza della scarsa qualità dell'audio. Lo studio è stato condotto da Shure e Neuro Innovation Unit del NTT Data Institute of Management Consulting in Giappone. I partecipanti allo studio sono stati messi di fronte a una serie di possibili situazioni audio che possono caratterizzare una riunione, audio di scarsa o alta qualità, e hanno quindi risposto ad un questionario circa la loro esperienza. Durante queste fasi sono stati misurati nonchè analizzati gli indicatori di stress biologici (battito cardiaco, attività muscolare sopraccigliare, sudore delle mani).

I risultati, riportati in un nuovo white paper, hanno sottolineato la fondamentale importanza di avere un audio di buona qualità, evidenziando la situazione di maggiore stress a cui sono stati soggetti i partecipanti di incontri con un audio scarso, rispetto a quelli con una buona qualità. Un audio di scarsa qualità non solo ha reso difficoltoso l'ascolto e la comprensione dei contenuti, ma influisce sulla percezione della complessità del contenuto stesso, affaticando ulteriormente i partecipanti. 

Secondo lo studio scientifico, tra le ragioni per le quali un audio di scarsa qualità dà luogo a stress è perchè causa un sovraccarico delle funzioni cognitive che genera e al modo in cui inibisce la risposta di una persona a ciò che viene detto. Se i partecipanti al meeting devono concentrarsi in maniera particolare sull'audio della conferenza per carpire cosa è stato detto, le attività cognitive che vengono attivate durante un meeting, come la comprensione, revisione e la valutazione del contenuto del meeting sono fortemente limitate. 

Causa ed effetto

Le ragioni di una scarsa qualità audio sono da ricondursi in gran parte all'ambiente stesso ove viene organizzato il meeting. Queste includono i device utilizzati nei meeting, la scarsa connessione e i difetti che presenta la tecnologia all'interno della stanza nel catturare ciò che le persone stanno dicendo, trovandosi queste ultime in diverse parti della stanza e rendendo pertanto complessa la partecipazione alla conversazione per chi partecipa da remoto. Secondo un sondaggio condotto da Shure negli Stati Uniti, le lamentele più comuni riguardo l'audio durante i meeting online include il rumore di sottofondo (51%), l'eco (43%), l'interruzione audio (40%) e la qualità stessa dell'audio, che rende difficile l'ascolto (40%). 

Abbiamo tutti sperimentato quei momenti stressanti con l'audio che si interrompe a causa di problemi legati alla banda, o quando quel fastidioso rumore di sottofondo causato dall'impianto di condizionamento della stanza interrompe il flusso della conversazione finchè va in modalità full-on. I partecipanti al meeting che si parlano sopra perchè non si sono accorti che qualcun altro sta parlando è un altro fattore di stress.

Le ripercussioni di queste problematiche legate alla collaborazione virtuale/ibrida possono essere importanti e portare a:

• I concetti vengono distorti o addirittura non compresi
• Le persone si sentono sottovalutate e iniziano a lavorare in compartimenti stagni
• Frustrazione tra i membri del team
• Diminuzione della produttività

Ricollegandosi allo studio scientifico, Kenta Kimura del National Institute of Advanced Industrial Science and Technology (AIST) dichiara: "I meeting dove si ha una scarsa qualità audio causano un accumulo di stress con un conseguente impatto negativo sul lavoro. L'esito di questo esperimento suggerisce che i meeting online che presentano un audio di scarsa qualità possono condizionare negativamente l'impegno e causare un accumulo di stress fisico e mentale."

Consigli per superare lo stress da videoconferenza 

Cosa possono fare i leader del settore AV e IT per aiutare i colleghi a superare l'ansia provocata da un audio di scarsa qualità e stress correlato nel meeting ibrido, oggi parte della nostra quotidianità? Il white paper che illustra lo studio scientifico evidenzia che "il problema riguarda prettamente e spesso l'attrezzatura nella sala conferenza dell'ufficio, piuttosto che i tele-collaboratori che indossano auricolari con microfoni e possono sentire relativamente bene".

Perciò, il primo step consisterebbe nel fornire la giusta tecnologia e assistenza. L'audio conta nelle videoconferenze, perciò ecco qui alcuni consigli per stare al passo:

Consiglio #1 Fornire al tuo team soluzioni audio avanzate

Il modo più semplice per ridurre lo stress provocato dall'audio e migliorare la qualità dello stesso, è quello di fornire i prodotti con una qualità da studio adeguati alle reali esigenze della squadra: auricolari , o un Microfono Home Office , o un microfono premium utilizzato da chi fa i podcast. 

Consiglio 2# adotta un approccio basato sulla persona   

Ripensa i flussi di lavoro centralizzati e i meeting a favore di spazi lavorativi personali e condivisi per gruppi di lavoro dislocati in diverse aree. 

Consiglio #3: Scegli dei prodotti flessibili che promuovano il coinvolgimento

Scegli tecnologie che incentivano la cooperazione rafforzando il coinvolgimento durante le riunioni, sia che i partecipanti partecipino da remoto, dalle loro postazioni in ufficio o dalle sale meeting. 

Consiglio #4: Investi in dispositivi audio certificati o compatibili per la videoconferenza

Le soluzioni audio dovrebbero essere compatibili con le piattaforme di conferenza e collaborazione user friendly e di qualità come Microsoft Teams, Zoom, Webex di Cisco e Google Meet.

Consiglio #5: Valuta il tuo ambiente per ottimizzare costantemente la pianificazione e la performance.

Investi in una soluzione che offre un unico set di strumenti per semplificare la gestione di informazioni data-driven.

É chiaro che per evitare lo stress e il disimpegno causato da un audio di scarsa qualità nei meeting ibridi, i leader IT e AV devono ripensare all'audio, alla configurazione video e relativa alla conferenza per aprirsi a nuovi modi di lavorare, di insegnare e di collaborare.

Scopri di più

• Leggi la ricerca “POOR CONFERENCING AUDIO CAUSES STRESS”

• Leggi whitepaper di Frost & Sullivan