CIO's gaan de uitdaging van hybride werken aan

Het verenigen van virtualisatie van werkplekken, productiviteit en betrokkenheid onder medewerkers is voor CIO's niet alleen een kopzorg, maar ook een prioriteit geworden.

Analyse door Enrique Borges, Senior Market Development Manager van Shure France.

Enrique Borges, Senior Market Development Manager van Shure France

Na de ongekende versnelling sinds het begin van de coronacrisis blijkt de digitale transformatie meer dan ooit een cruciale kwestie voor de toekomst van bedrijven, zowel nationaal als internationaal.

De noodzaak om continuïteit van bedrijvigheid in de loop van de onvoorspelbare cycli van beschikbaarheid op kantoor en werken op afstand te garanderen, betekent een uitdaging voor IT-afdelingen in alle sectoren. Waar staan die IT-afdelingen op dit moment in deze continu veranderende situatie?

Hoe passen ze zich aan aan de veranderingen die standaard-communicatietools ze opleggen, en wat zijn hun prioriteiten in het licht van de nieuwe organisatie van het werk die zich nu aftekent?

Aanpassen aan de explosieve groei in videoconferenties

Door de huidige situatie met Covid-19 is de acceptatie van werken op afstand en standaard-communicatiemiddelen exponentieel versneld. Daarom hebben CIO's hun werkwijzen in noodtempo moeten heroverwegen. Na de eerste bekendmakingen van de overheid moesten ze veilige platforms opzetten, en vanwege de gebrekkige beschikbaarheid meestal zonder de hulp van hun partners en integrators. Daarom waren CIO's in het heetst van de strijd gefocust op de toegang tot informatiesystemen, waarbij ze vertrouwden op standaard-communicatieoplossingen. Veel medewerkers moesten plotseling schipperen met dezelfde apparatuur die ze ook vóór de crisis tot hun beschikking hadden. Door het intensieve, dagelijkse gebruik van videoconferentietools begonnen ze zich de lacunes en onvolkomenheden op het gebied van kwaliteit en comfort te realiseren.

Hoewel IT-afdelingen wel oor hadden voor de problemen met hardware waarmee gebruikers bij ze aanklopten, waren ze vanwege de zware belasting die het opzetten van nieuwe infrastructuur en het beveiligen van de netwerktoegang met zich meebrachten, helaas niet in staat om medewerkers direct te ondersteunen.

"Heb je ooit nagedacht over de overeenkomsten tussen een auto en een videoconferentie-oplossing? Je moet ze allebei kiezen op basis van de manier waarop je ze gebruikt. Een stadsautootje is bijvoorbeeld heel praktisch als je niet langdurig rijdt of grote afstanden aflegt. Als je toevallig één keer per maand op en neer moet van Parijs naar Marseille, is dat niet erg. Maar stel je voor dat je door de week elke dag 1.600 kilometer moet reizen... Veel medewerkers kwamen in deze situatie terecht, waarbij ze plotseling moesten schipperen met dezelfde videoconferentietools en apparatuur die ze vóór de crisis tot hun beschikking hadden. Het is zwaar om elke dag in de stad de afstand tussen Parijs en Marseille af te leggen. Op de lange duur kun je beter kiezen voor een prettige sedan, die zowel betrouwbaarheid als comfort biedt.” - Enrique Borges, Senior Market Development Manager, Shure France.

Complexiteit in het licht van coronabeperkingen

Maar heel weinig bedrijven hebben zich gerealiseerd hoe moeilijk en complex het opnieuw inrichten van vergaderruimtes en het aanpassen van hun audiovisuele apparatuur aan de beperkingen van corona zou zijn (zoals half gevulde zalen).

Omdat ze zich voorstelden dat het voldoende zou zijn om één op de twee stoelen weg te halen, hebben bedrijven geworsteld met de technische vereisten van deze aanpak. Daarop moesten ze met spoed nieuwe zalen inrichten, met inachtneming van de eisen van onderlinge afstand. Hierom werd vooral een beroep op IT-afdelingen gedaan om problemen met video, audio en, alweer, IT op te lossen.

Beter besef van problemen met audio

Het is een feit: Als je tijdens videoconferenties je collega's niet kunt verstaan en jezelf niet verstaanbaar kunt maken, kan de vergadering niet doorgaan. Terwijl de toegevoegde waarde van video tijdens vergaderingen op afstand direct voelbaar is, is audio een veel complexer te definiëren onderwerp, omdat die afhankelijk is van de ruimte (configuratie, akoestiek, indeling) en zijn gebruikers. En hoewel audio vanuit het oogpunt van kwaliteit en comfort essentieel is voor medewerkers, wordt die vaak als laagste prioriteit behandeld door IT-managers die de omvang van deze problemen pas net beginnen te bevatten.

Professionals en fabrikanten in de sector proberen gebruikers al jaren bewust te maken van het belang van audio. Omdat tools vanwege de problemen rond corona te veel gebruikt werden en medewerkers die eerder op afstand werkten nu terugkeren, zijn veel bedrijven zich bewust geworden van de povere kwaliteit van hun installaties. De crisis heeft volkomen bevestigd hoezeer audiokwaliteit een prioriteit is voor communicatie en vergaderingen.

Certificatie en technische partners

Samenwerking is op alle gebieden de standaard geworden. We zijn van het delen van documenten in de cloud overgegaan op een wereld van Teams waar je, op een paar uitzonderingen na, je hele werkdag kunt doorbrengen. Samenwerkingssoftware is essentieel geworden om de uitdaging van het behouden van continuïteit van bedrijvigheid het hoofd te bieden.

Microsoft heeft sterk bijgedragen aan het verankeren van samenwerking in ons dagelijks leven, nu al zijn klanten het platform 365 van het bedrijf gebruiken. En hoewel dit nu al begonnen is, zullen we straks, naast communiceren via berichtendiensten in plaats van e-mail, nog meer tijd besteden aan virtuele vergaderingen bij de interactie met onze samenwerkingspartners.

Met zijn platform Teams heeft Microsoft zich gevestigd als referentie-oplossing voor samenwerking. Nu CIO's hun audiovisuele installaties moeten verbeteren, hebben ze het belang ontdekt van certificering van apparatuur om een betrouwbare en vereenvoudigde integratie van oplossingen van meerdere fabrikanten te garanderen.

Het idee van partnerschappen tussen merken was eerder niet erg sterk aanwezig op het terrein van audiovisuele techniek voor bedrijven, totdat de sector een reuzensprong richting de IT-wereld maakte. Op het gebied van de samenvloeiing van AV en IT moesten integrators zich opeens bezighouden met computer- en netwerkverbindingen, wat tot dan toe niet hun specialiteit was. Inmiddels is het noodzakelijk dat merken van audio-, en meer algemeen audiovisuele producten, onderling compatibele oplossingen bieden.

CIO's op zoek naar autonomie

Het terugbrengen van medewerkers naar kantoor is de uitdaging voor CIO's in het tijdperk na corona, met het besef dat vergaderruimtes beter moeten worden uitgerust om continuïteit tussen persoonlijk en afstandswerken te garanderen, en bovenal om medewerkers echte toegevoegde waarde te bieden door hun leven gemakkelijker te maken zodra ze terugkeren naar kantoor.

Om dit te bereiken moeten CIO's nu meer dan ooit vertrouwen op zowel gebruikerservaring als certificering. IT-afdelingen hebben een gezamenlijk doel: Ernaar streven dat medewerkers tevreden zijn met hun werkomstandigheden, met plaats voor doordachte apparatuur van hoge kwaliteit. CIO's streven ernaar om meer autonomie te verkrijgen in de vergaderruimtes die ze beheren, en begrijpen tegelijk ze dat hiervoor gecertificeerde oplossingen te vinden zijn. Daarom verwachten ze nu dat integrators ze kant-en-klare, eenvoudig te gebruiken oplossingen bieden.

CIO's, die bang waren voor deze tweede golf van coronamaatregelen, vragen nu om zielenrust, autonomie en flexibiliteit, goede beheersing van oplossingen, en het vermogen om zelf een ruimte te upgraden. Dat zijn allemaal essentiële vereisten. De volgende stap is dat ze autonoom genoeg worden om vergaderruimtes te kunnen aanpassen of upgraden zonder systematisch gebruik te hoeven maken van AV-integrators, ongeacht het type of de maat van de ruimte.

In deze onzekere economische situatie is het vinden van de juiste balans tussen werken op afstand en in persoon niet langer een kopzorg, maar eerder een zoektocht die alleen kan worden gerealiseerd door zich aan te passen aan de nieuwe verwachtingen van medewerkers, zonder concessies aan de noodzakelijke beveiliging van platforms en standaard communicatietools die elke organisatie gebruikt.