De afgelopen jaren hebben we een sterke toename van het aantal flexibele werkplekken gezien. De dagen van afzondering in werkhokjes liggen lang achter ons, nu we niet langer beperkt zijn tot één werkstation in een permanente omgeving. De huidige nieuwe wereld van het hybride werken betekent dat we overal aan de slag kunnen! Of dat nu in het hoofdkantoor van een bedrijf, thuis, in een koffietentje of onderweg is, samenwerking en communicatie zijn cruciaal om mensen de beste beslissingen te laten nemen. Voor velen wordt deze nieuwe werkrealiteit echter niet volledig ondersteund.

Als medewerkers en managers flexibeler werkmodules en roosters gaan eisen, moet de werkplek van de toekomst de tools en techniek bieden om virtuele vergaderingen eenvoudiger en inclusiever te maken.

Communicatie via audio is een kritieke factor bij de samenwerking tussen medewerkers, of ze nu aan het werk zijn of niet. De werkplek heeft de verschuiving van het werkparadigma van de voorbije drie jaar niet bijgehouden. Gegevens van het IDC wijzen erop dat veel kantoren die vóór de pandemie zijn ontworpen, niet geschikt zijn voor hybride werken.

Hoe passen we de puzzelstukjes in elkaar, zodat iedereen bij de vergadering een gelijkwaardige stem heeft aan tafel, of hij nu fysiek of op afstand deelneemt?

Volgens het nieuwste onderzoek Future of Work van IDC heeft ruwweg één op de drie organisaties zijn werkplek in 2022 opnieuw gedefinieerd. Naar verwachting zal dit in heel 2023 en daarna doorzetten. 38% van de organisaties bevestigde dat samenwerking een cruciale aanjager is voor de herinrichting van kantoren, naast kostenbesparingen en het behoud van medewerkers.

Planning van kantoorruimte is de belangrijkste investering in kantoortechniek. Het hele traject van medewerkers als gebruikers op de werkplek wordt opnieuw geconcipieerd, met samenwerking als middelpunt. Bijna een derde van alle bedrijven focust nu op slim beheer van vergaderruimtes en specifieke ruimtes voor samenwerking

Uit onderzoek van IDC blijkt dat de apparatuur bij de meeste bedrijven niet optimaal is. Teamleden hebben vaak moeite om een voldoende vloeiende conversatie te realiseren waarbij alle medewerkers gelijkelijk aan de gesprekken kunnen bijdragen. Deelnemers op afstand leiden zelden het gesprek, staan vaak langs de zijlijn en dragen niet volledig bij. Dit kan leiden tot vertraagde of slecht geïnformeerde besluitvorming en uiteindelijk tot verlies van productiviteit.

Deze constatering wordt gestaafd door lopend onderzoek van IDC waaruit blijkt dat het type hybride vergadering dat bedoeld is voor het oplossen van problemen of het nemen van beslissingen, het minst bevredigend is.

Het grotere belang dat gehecht wordt aan hybride samenwerking, én de bijbehorende communicatieproblemen, doen de vraag naar tools die vergadergelijkheid garanderen en uiteindelijk de productiviteit vergroten, toenemen.

Aangezien 44% van de medewerkers niet tevreden is met de communicatieapparatuur voor teamwork, ziet IDC een belangrijke businesscase voor investeringen in communicatie- en samenwerkingstechniek voor de werkplek.

Het opzetten van een bloeiende werkplek die samenwerking maximaliseert, is niet alleen 'aardig om te hebben': Er staat veel meer op het spel.

Nu de concurrentie om talent sterker wordt, zijn verloop en behoud van personeel de laatste jaren belangrijke uitdagingen geworden. Gebrek aan saamhorigheidsgevoel was een van de drie sterkste factoren die medewerkers noemden als reden om te vertrekken (51% van de medewerkers wereldwijd). De inrichting van de werkplek en de beschikbare apparatuur kunnen een groot effect hebben op het verbeteren van dat saamhorigheidsgevoel, en daarmee het terugdringen van het verloop.

Nu het hybride vergaderen zich steeds verder ontwikkelt, wordt de taak voor de afdeling IT het creëren van een ruimte waarin de, bijvoorbeeld, zeven mensen die van thuis inbellen, dezelfde interactieve ervaring hebben als de vijf mensen in de vergaderzaal. Gelijkwaardige deelname en aanwezigheid zijn het doel, en de techniek moet medewerkers op afstand naadloos integreren en opnemen.

Nu bedrijven overgaan op nieuwe, hybride modellen, leunt het slagen van de transformatie van de werkplek sterk op effectieve communicatie. Het verbeteren van de audiokwaliteit is een betaalbare manier om deelnemers op afstand grotere betrokkenheid bij vergaderingen te bieden en ze beter te laten bijdragen. Het IDC gelooft dat investeringen om hybride vergaderingen via audiokwaliteit te verbeteren, tot concrete zakelijke resultaten kunnen leiden.

Bron: IDC Vendor Spotlight, gesponsord door Shure, GEDEGEN ADVIES: HYBRIDE WERK OPTIMALISEREN DOOR AUDIOKWALITEIT, doc.-nr. EUR150423123, maart 2023