Kan hybride werken worden ingebed in av bij bedrijven?

Hybride werken, geroemd om zijn flexibiliteit, is aan een opmars bezig nu meer organisaties in verspreide teams werken: een trend die zich na de lockdown zeker lijkt voort te zetten.

Als direct gevolg hiervan zullen veel IT-afdelingen hun werkwijze onder de loep moeten nemen om te zorgen dat samenwerken op afstand op de lange termijn geen gevolgen heeft voor de dagelijkse gang van zaken van de organisatie.

Kantoren maken een verandering door nu er gemengde werkvormen ontwikkeld worden en nieuwe afspraken over telewerken, werkroosters en andere vormen van binding met het bedrijf prioriteit zijn. Hoe bereiden bedrijven zich voor op de terugkeer van hun medewerkers, en hoe stellen ze zich die nieuwe organisatie rondom hybride werken voor?

Wat zeker is, is dat veel mensen in deze maanden van opsluiting klaagden over een gebrek aan souplesse tijdens hun videoconferenties, en dit weten aan verbindingen of software, zonder noodzakelijkerwijs na te denken over een gedegen configuratie.

William Zadnik, Senior Applications Engineer, Shure France

Nieuwe configuraties voor vergaderruimtes bedenken: een puzzel voor CIO's

In Frankrijk hebben enkele bedrijven het voortouw genomen met de presentatie van hun nieuwe werkbeleid na de lockdown: Medewerkers moeten minimaal één dag per week op kantoor zitten. Als ze op hun werkplek komen, is dat niet langer met als enige doel om hun e-mails te lezen of hun opdrachten uit te voeren, maar vooral om elkaar te ontmoeten en te netwerken. De verdeling van de ruimtes valt uit in het voordeel van vergaderruimtes, ten koste van individuele kantoren. Maar hoe weet je hoeveel van alle medewerkers blijven telewerken en hoeveel er in persoon verschijnen? Komt iedereen op dezelfde dag naar kantoor, en kunnen degenen die thuis werken, op afstand gezellig omgaan met hun collega's op kantoor?

Het naderende einde van de lockdown doet talloze vragen rijzen. Er was niets wat op een dergelijke situatie wees, en het thema gaat verder dan de simpele kwestie van het opnieuw verdelen van grondgebied. Het is niet zozeer een kwestie van investeren in apparatuur voor vergaderruimtes, als wel de vraag wat nu eigenlijk de roeping van de werkplek is, en het opnieuw definiëren van manieren van samenwerking. Dit moet dienen om te voorkomen dat frustrerende vergaderingen zich verder verspreiden, wat niet alleen vervelend voor de gebruikers is, maar ook kan leiden tot verdraaide besluitvorming omdat sommige mensen meer aan het woord zijn dan anderen.

Met de verspreiding van telewerken gaan bedrijven steeds vaker over op een gemengd model van werken op afstand en fysieke aanwezigheid. Dit model is moeizaam omdat het reële problemen oplevert op het vlak van zeggenschap en collectieve intelligentie.

Bij telewerken moet je je eigen stem dempen om ongewenste geluiden te weren, terwijl je collega's in de vergaderruimte informatie uitwisselen, onderling contact hebben, grappen maken, debatteren... Er zijn zoveel emoties die gedecodeerd moeten worden, zoveel boodschappen die onvervormd moeten worden doorgegeven, en zoveel frustraties die leiden tot ongelijkheid tussen degenen die op het scherm letterlijk een wandtapijt vormen, en degenen die ter plaatse aanwezig zijn. Afstandswerken heeft de relaties tussen medewerkers veranderd, maar de kloof mag met de opkomst van hybride werken niet groter worden. CIO's mogen de audio niet langer negeren, nu de vraag niet langer is of hun videoconferentiesysteem compatibel is met andere systemen, maar of hun vergaderruimte compatibel is met systemen die gebruikt worden door medewerkers, klanten en leveranciers.

Hybride werken: de juiste werkwijze kiezen

Over het algemeen willen medewerkers de systemen die ze thuis hebben, kunnen gebruiken voor hun videoconferenties met kantoor; vandaar het succes van de platforms Teams, Zoom en BlueJeans, waarmee ze net zo eenvoudig verbinding kunnen maken als thuis.

Het feit dat videoconferenties praktischer zijn geworden doordat ze niet langer aan directiekamers zijn voorbehouden, wil niet zeggen dat de kwaliteit en productiviteit erop vooruitgegaan zijn. En de trend van huddlerooms, die eerder populair was, sluit niet langer aan bij de huidige situatie, nu die op zijn kop gezet is door de geldende maatregelen om afstand te houden.

Vóór de pandemie bestond er binnen bedrijven altijd behoefte om fysieke vergaderingen te houden. Niet voor niets staan de meeste hun medewerkers toe om twee of drie dagen per week terug te keren naar hun werkplek, en toch te blijven telewerken. In dit verband is de logica van 'Bring Your Own Meeting' (BYOM) heel aantrekkelijk: Iedereen kan met zijn eigen pc verbinding maken, zonder dat daarbij traditionele hardwaresystemen nodig zijn. Dit betekent het einde van de duizenden kabels voor audio, video, voeding, bediening, testen, instellen van parameters, en de facto de technische interventies die nodig zijn vanwege hinderlijke problemen met het maken en wegvallen van verbindingen.

Al deze systemen werken perfect, behalve wanneer je wel twintig mensen moet spreken, vanwege de gezondheidsmaatregelen een grote ruimte nodig hebt, en geen gebruik kunt maken van de directiekamer, die bezet is door de CEO.

De medewerkers kunnen nog steeds videoconfereren met de camera en microfoon van hun pc, maar in een ruimte met twintig mensen, waarvan er tien op gepaste afstand verspreid rond de tafel zitten, is het ingewikkelder: De enigen die aan de andere kant van de verbinding te horen zijn, zijn namelijk degenen rond de pc, om nog maar te zwijgen van de akoestische problemen die zich voordoen.

Terug naar kantoor, maar niet met talloze technische interventies als tol

Al voor de medische crisis wees een studie van Illuminas, die in de VS werd uitgevoerd onder 400 beslissers in de IT, uit dat vier van de vijf frustraties te maken hadden met audio, waarbij achtergrondgeluiden (51 %) boven aan de lijst van de ondervraagde werknemers stond, nog vóór technische problemen (45 %), echo's (43 %) en het feit dat maar een deel van conversatie te horen was (40 %). Van de ondervraagden meldden senior managers dat ze aanzienlijk meer tijd aan videoconferenties besteedden, terwijl 68 procent ten minste eenmaal per week problemen in de vergaderruimte bij de afdeling IT meldde.

Uit het eerste lockdown-onderzoek bleken verder ongelijkheden tussen enerzijds collega's die van de omgevingsgeluiden waren afgescheiden omdat ze met een headset en een videoconferentiemicrofoon waren uitgerust, en anderzijds degenen die alleen op de microfoon van hun pc waren aangewezen, met alle galmproblemen van dien. Deze situatie was des te pijnlijker omdat de vergaderingen die als het meest cruciaal voor de activiteit werden gezien, nog steeds de vergaderingen waren die het vaakst per video gehouden werden, namelijk de gezamenlijke werksessies en stafvergaderingen.

Met de aanstaande renovatie zijn de CIO's toch al zeer veelgevraagd. Ze mogen niet overdonderd worden door de explosie van het aantal vergaderingen waarvoor technische ondersteuning, live of op afstand, nodig is; de terugkeer naar kantoor moet voor iedereen soepel verlopen. Dus ja, terug naar kantoor, maar niet als de tol daarvan een onredelijk aantal interventies en het verlies van betrokkenheid onder medewerkers is. Tenslotte kunnen we met de verveelvoudiging van het aantal videoconferenties niet langer de telefoon pakken en proberen een Spaanse collega die Engels spreekt, te verstaan. Het belangrijkste is niet om geluid van studiokwaliteit te krijgen, maar dat iedereen elkaar kan verstaan. Verstaanbaarheid staat voorop, en dit vereist een precieze evaluatie van wat er in een ruimte nodig is, en een grondige analyse en beheersing van de geluidsinstallatie, die niet op het oor kan worden afgesteld. In tegenstelling tot de mythe die in de wereld van de audiovisuele integratie gekoesterd wordt, is audio geen vorm van kunst, maar van wetenschap.

Geen verstaanbaarheid zonder DSP

Louter een microfoon is niet genoeg om de sound processing te beheren; er moeten intelligentie en elektronica achter zitten. Alleen DSP (Digital Signal Processing) kan ongewenste bijgeluiden reduceren en de stemmen van de aanwezigen isoleren om de verstaanbaarheid en de weergave te verbeteren. Of de DSP nu geïntegreerd is in een plafondmicrofoon, software of gespecialiseerde hardware is, hij is een integraal deel van het audiosysteem in de ruimte, dat de verbinding tussen de microfoon en de codec mogelijk maakt. Daarom kan een microfoon tegenwoordig niet voor een Teams-ruimte gecertificeerd worden zonder DSP. Wat de configuratie van de ruimte ook is, de DSP redt altijd de investering van de DSI, die hierdoor in staat is om steeds meer diversiteit in de omgeving te faciliteren.

Medewerkers hebben de wens geuit voor een videoconferentiesysteem dat net zo eenvoudig werkt als thuis, maar CIO's moeten zich hier nog op voorbereiden. Nu de multimediadiensten naar de afdeling IT verhuisd zijn, moeten CIO's ervoor zorgen dat deze twee netwerken - audiovisueel en IT - samen kunnen bestaan binnen het bedrijf, waarbij rekening moet worden houden met een gebruikservaring die steeds grotere souplesse vereist. De graal van de audiovisuele techniek is te vinden in het samengaan van AV en IT, en de DSP vormt de laatste toegangspoort tot deze connectie, voor een vlekkeloze en succesvolle audio-ervaring.