Vergaderen op afstand bij de overheid

Lokale overheidsorganen hebben hun gemeenschappen laten doorfunctioneren tijdens de totale, veeleisende coronapandemie. De essentiële openbare dienstverlening is gehandhaafd, ondanks dat veel medewerkers tijdens de crisis thuis werken.

In sommige gevallen is het werk van de lokale overheid mogelijk gemaakt met behulp van audio- en video-oplossingen voor samenwerken op afstand. Raads- en commissievergaderingen zijn van vitaal belang voor het democratische proces van het lokale bestuur, en daarom zijn er richtlijnen en nieuwe procedures uitgevaardigd voor het houden van vergaderingen op afstand. In april 2020 kregen de lokale autoriteiten in Engeland nieuwe bevoegdheden om virtueel te vergaderen met behulp van video- of audioconferentietechniek, en overal ter wereld zijn vergelijkbare wetten aangenomen.

Hoe moet het dan verder bij de lokale overheid? Is er, nu het personeel gewend is aan nieuwe werkwijzen, ruimte om een zekere mate van thuiswerken te handhaven en tegelijk de normale gang van zaken weer op te pakken?

Bij Shure nemen we aan we dat werken op afstand in de nabije toekomst onderdeel blijft van de moderne werkplek. Maar dit moet zorgvuldig worden geregeld om aan drie punten van zorg tegemoet te komen:

• Veiligheid: Veilige verbindingen zijn cruciaal. Lokale overheidsorganen moeten ervoor zorgen dat hun netwerk voorzien is van de juiste beveiligingsmaatregelen, en audio-oplossingen met encryptie gebruiken.

• Lokale vereisten: Er is een groot aantal wettelijke en constitutionele vereisten waar alle vergaderingen aan moeten voldoen, bijvoorbeeld met betrekking tot agenda’s en beperkingen van de spreektijd, gelijke deelname van partijen en registratie van stemuitslagen. Deelnemers en beheerders die op verschillende locaties op afstand werken, moeten erop kunnen vertrouwen dat hun vergaderingen aan de regels voldoen.

• Audiokwaliteit: Maakt de geluidskwaliteit natuurlijke communicatie mogelijk, op gelijk niveau als wanneer je in dezelfde ruimte bent? Het feit dat conferentiesoftware als Teams en Zoom zo snel omarmd werd,  is tijdens de lockdown van grote waarde geweest.  Maar deze oplossingen hebben te lijden onder wisselende geluidskwaliteit door de goedkope oordopjes, ingebouwde laptop-microfoons en speakers die in thuiskantoren worden gebruikt. Om werken op afstand in de toekomst effectiever te maken moeten deze beperkingen worden aangepakt.

Samenwerken op afstand bij de overheid

Professionele audio- en videoconferentie-oplossingen bieden een uitweg voor lokale overheidsorganen. Behalve dat ze samenwerking op afstand op de korte termijn ondersteunen, bieden ze ook de basis voor nieuwe manieren van werken. Zo ondersteunen Shure software-oplossingen de unieke workflow en vereisten van de lokale overheid, en faciliteren ze de vereiste agenda’s, het beheer van deelnemers en stemrechten. Maar er is meer.

Door het tempo waarin mensen plotseling zijn overgestapt op thuis werken, bleef er weinig tijd over om de nuances van samenwerken op afstand te leren kennen. We kennen inmiddels allemaal het videobellen in groepen, voor ons werk of sociaal, waarbij één persoon door een ander heen begint te praten omdat hij denkt dat die is uitgesproken. Maar het gebruik van toepasselijke regulering bij conferentie-oplossingen zal voor soepel verlopende, succesvolle vergaderingen zorgen, waarbij beperkingen van de spreektijd zowel voor individuen als voor groepen worden gehandhaafd, en wettelijke richtlijnen worden aangehouden.

Het ziet ernaar uit dat we voortaan moeten leven met werken op afstand. Lokale overheden hebben een kans om hun manier van werken, samenwerken en vergaderen voorgoed te veranderen. Veel overheidsorganen zien daar nu al de voordelen van, in de vorm van continuïteit van werkzaamheden, flexibiliteit en besparingen op kosten, tijd en logistiek.

Neem contact op met de auteur om meer te weten te komen over de audio-oplossingen voor samenwerking bij de overheid van Shure.