Waarom smetteloze audio om nieuwe vergaderetiquette vraagt

Krakende etenspapiertjes. De nevengesprekken. Constant getik op toetsenborden. Klinkt dat bekend?  Nu steeds meer bedrijven investeren in moderne, digitale audio-oplossingen voor hun vergaderruimtes, brengt deze nieuwe vergaderervaring beide kanten van een gesprek dichter bij elkaar dan ooit.

Of het nu een advocatenkantoor is dat absolute helderheid eist zodat alle partijen in de ruimte (en extern) kunnen verstaan wat er gezegd wordt, of het team van een bank dat in gesprek is met een klant aan de andere kant van de wereld, het belang van smetteloze audio tijdens vergaderingen wordt in het bedrijfsleven steeds meer erkend. Eén reden hiervoor is dat tijd in veel gevallen geld is. Dus hoe minder tijd je kwijt bent met anderen te vragen om niet-verstane vragen te herhalen, hoe sneller een vergadering kan worden afgerond.

Realistische vergaderingen, van overal

Bij Shure streven we ernaar om vergaderingen zo realistisch mogelijk te maken voor mensen die niet fysiek in de vergaderruimte aanwezig zijn. Misschien zitten ze in een andere ruimte in hetzelfde gebouw, in een heel ander kantoor, of nemen ze thuis deel aan de vergadering. De laatste tijd zien we ook dat er gebruik wordt gemaakt van grotere ruimtes met minder mensen om met voldoende onderlinge afstand te kunnen vergaderen.

Een vraag die ik vaak krijg van de IT- en AV-mensen met wie ik werk, betreft de etiquette tijdens die vergaderingen. Of ze nu onze op wanden of plafonds gemonteerde array-microfoons, die ideaal zijn voor vergaderen met minimaal contact, of tafelmicrofoons gebruiken, de geluidskwaliteit kan zo goed zijn dat we elke nuance en elk detail van spraak kunnen opvangen, vaak op grote afstand van de microfoon zelf. Maar hoewel AV- en IT-managers op de hoogte zijn van hoe de techniek werkt, zijn de eindgebruikers, dus de deelnemers aan de vergadering, er vaak minder bekend mee.

Tips voor vergaderetiquette

Het eerste wat ik mijn klanten adviseer, is dat ze mensen vertellen dat geluiden die zij in de ruimte kunnen horen, waarschijnlijk ook voor alle anderen te horen zijn. Dat is ook het doel van de techniek: Een microfoon moet zijn werk doen.

Mij is onlangs gevraagd om voor alle duidelijkheid (niet als woordgrap bedoeld) een aantal richtlijnen voor gebruikers op te stellen die in vergaderruimtes kunnen worden getoond. Daarom zijn hier mijn vier tips over etiquette voor videoconferenties in vergaderruimtes:

• Wees je ervan bewust dat techniek zoals het audio-ecosysteem van Shure ontworpen is om een vergadering zo realistisch mogelijk te maken: met optimale audiokwaliteit, van overal, of het nu één op één, één tegenover velen, of een vergadering met meerdere deelnemers aan beide kanten is.
• Denk aan de geluiden die je maakt: ritselend papier, tikkende toetsenborden, in kopjes ratelende theelepels of, van cruciaal belang, de terzijdes met een collega die niemand anders mag horen.
• Gebruik gerust de mute-knop van je vergadersysteem als je een privégesprek wilt houden.
• Uiteindelijk gaat het om respect voor andere deelnemers in dezelfde ruimte én aan de andere kant. Sommige bedrijven gebruiken zelfs een praatstok die van spreker op spreker wordt doorgegeven!
  
  

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Hoofdzaak is dat je onthoudt dat deze techniek ontworpen is om eersteklas audiokwaliteit te leveren. Je kunt dus horen en gehoord worden, vanuit elke hoek van de vergaderruimte of locatie op afstand.

Contact

Nog vragen over de content die je gelezen hebt? Klaar om het audio-ecosysteem van Shure voor je bedrijf te ontdekken? Laat van je horen, dan neemt een Shure expert contact met je op.