Zes stappen om met onderlinge afstand te vergaderen bij de overheid

In veel delen van de wereld gaan medewerkers van lokale overheden na maanden thuis werken terug naar kantoor. Voor sommigen is dat eng. Voor anderen een opluchting. Maar ondanks die terugkeer naar een schijn van normaliteit blijven de beperkingen van het onderling afstand houden van kracht. Dat betekent dat vergaderingen waar collega’s ooit schouder aan schouder zaten, heroverwogen moeten worden.

Kevin Smith, UCANZ Sales Director for Integrated Systems bij Shure, meent: “Veel mensen willen straks graag terugkeren, en er bestaat grote behoefte om samen te werken. Maar er zullen veranderingen komen, en organisaties zullen moeten garanderen dat werkplekken voldoende uitgerust en voldoende flexibel zijn om hiermee om te gaan.”

In ons eerdere artikel over dit onderwerp  zagen we al dat werken op afstand waarschijnlijk een onderdeel van de moderne lokale overheid zal blijven. Nu kijken we hoe we straks met succes onderling afstand kunnen houden op de werkplek. Hoewel de eisen voor onderlinge afstand ergens in de toekomst (hopelijk) zullen worden versoepeld, is het ook mogelijk dat ‘veilige afstand bewaren’ de norm wordt.

Het democratische proces faciliteren

Hoe gaan lokale overheden om met die terugkeer naar het werk op veilige afstand, en hoe garanderen ze dat raads- en commissievergaderingen, die zo cruciaal zijn voor het democratische proces, veilig worden gehouden? Door te erkennen hoe belangrijk het is dat elke stem gehoord kan worden, hoever de deelnemers ook uit elkaar zitten.

Deze laatste mogelijkheid wordt gezien als één manier om te vergaderen. Net als het gebruik van ruimtes buiten de eigen kantoren van een lokaal overheidsorgaan, zoals sporthallen of aula’s van scholen, die meestal veel groter zijn. Om dit haalbaar te maken moeten echter alle noodzakelijke agenda’s, regulering van deelnemers en stemrechten worden ingeschakeld die standaard zijn bij grotere vergaderingen van lokale overheden.

Een van de belangrijkste aspecten is de audiokwaliteit. Als er belangrijke informatie moet worden uitgewisseld, zijn precisie en betrouwbaarheid tenslotte essentieel. Alles wat minder is dan totale helderheid, hindert de besluitvorming.

Zes stappen om met onderlinge afstand te vergaderen bij de overheid

Bij Shure hebben we zes criteria aangemerkt om te zorgen dat de communicatie bij vergaderingen van lokale overheden moeiteloos verloopt terwijl aan de eisen voor onderlinge afstand wordt voldaan:

1. Audio-opname en -versterking van hoge kwaliteit om de mening van alle deelnemers over te brengen, hoever ze ook uit elkaar zitten.
2. Inherente veiligheid en vertrouwelijkheid, met draadloze encryptie, om de inhoud van vergaderingen te beveiligen.
3. De flexibiliteit om vergaderingen buiten de benauwde kantoren van gemeenteraden te houden om veilige afstand tussen de deelnemers te handhaven, zoals in lokale scholen, hotels, sporthallen en andere grote locaties.
4. Eenvoudig te installeren (en te verwijderen) microfoonsystemen voor conferenties om vergaderingen op afstand te ondersteunen.
5. Instrumenten voor vergadermanagement om het democratische proces en de democratische procedures te handhaven, ongeacht de locatie.
6. Gebruiksgemak, met een gebruikerservaring zoals die van consumenten, zodat mensen die niet vertrouwd zijn met de techniek, snel aan de slag kunnen.

Op locatie, op afstand of in meerdere kleine ruimtes: Bij de lokale overheid zijn vergaderingen, commissies en debatten essentieel om onze gemeenschappen soepel te laten functioneren. Met de juiste audio- en conferentieapparatuur is het volledig haalbaar om die vergaderingen op veilige afstand en met geweldige geluidskwaliteit te houden.

Meer weten over samenwerkings- en conferentie-oplossingen voor lokale overheden