Dlaczego dźwięk ma istotne znaczenie podczas wideokonferencji

Podczas gdy w czasie pandemii Covid-19 szybko i znacznie wzrosła liczba spotkań online, to równocześnie wyraźnie obniżyła się jakość dźwięku w porównaniu z tradycyjnymi spotkaniami interpersonalnymi. Jak wykazało wiele badań, zła jakość dźwięku prowadzi nie tylko do szybkiego zmęczenia, ale też do poczucia wykluczenia, powoduje frustrację i brak zaangażowania uczestników spotkań. 

Co mogą zrobić liderzy zajmujący się sprawami AV oraz IT, aby pomóc swoim kolegom biznesowym przezwyciężyć stres i obawy związane z dźwiękiem w coraz bardziej powszechnym hybrydowym miejscu spotkań?

Czujesz się zmęczony? Nieco odizolowany od swoich kolegów? Zdemotywowany? Powodem tego stanu rzeczy może być zmęczenie spotkaniem wynikające z różnych wyzwań, jakie są związane z wideokonferencjami. To narastający problem, od kiedy większość z nas przeszła na model pracy z domu już ponad dwa lata temu. I chociaż ostatnio nastąpił już wyraźny powrót do wcześniejszego miejsca pracy, problem zmęczenia podczas spotkań nie zniknął, ponieważ nadal dość często korzysta się z hybrydowego (zarówno w obrębie biura, jak też pracy z domu), jak też całkowicie zdalnego modelu pracy.

Dlaczego tak się dzieje? I w jaki sposób liderzy AV oraz IT mogą wyeliminować problem zmęczenia spotkaniami? Odpowiedź jest prosta i dotyczy wysokiej jakości bezproblemowego dźwięku. Podczas gdy w czasie pandemii Covid-19 szybko i znacznie wzrosła liczba spotkań online, to równocześnie wyraźnie obniżyła się jakość dźwięku w porównaniu z tradycyjnymi spotkaniami interpersonalnymi. Jak wykazało wiele badań, zła jakość dźwięku prowadzi nie tylko do szybkiego zmęczenia, ale też do poczucia wykluczenia, powoduje frustrację i brak zaangażowania uczestników spotkań.

Fakt naukowy

Co więcej, niedawne badanie naukowe wykazało, że również stres pracowników jest kolejnym skutkiem złej jakości dźwięku. Badanie było prowadzone przez firmę Shure oraz Neuro Innovation Unit of NTT Data Institute of Management Consulting w Japonii. Uczestnicy badania zostali poddani różnym sytuacjom dźwiękowym w trakcie spotkania, z których niektóre były z dźwiękiem niskiej jakości, a inne z dźwiękiem wysokiej jakości i w trakcie nich wypełniali kwestionariusz dotyczący swoich odczuć i wrażeń. Podczas tego procesu mierzono i analizowano również biologiczne wskaźniki stresu (tętno, aktywność mięśni między brwiami czy pocenie się dłoni).

Wnioski, które są omawiane w nowym opracowaniu, wskazały na ogromne znaczenie dobrego dźwięku, podkreślając, że uczestnicy czuli się bardziej zestresowani w sytuacjach z niską jakością dźwięku w porównaniu do tych momentów, gdy występowały warunki z bardzo dobrym dźwiękiem. Zła jakość dźwięku nie tylko utrudniała osobom usłyszenie poszczególnych dźwięków, ale też zrozumienie przekazywanych treści. Co więcej, treść spotkań była trudniejsza do przyswojenia, a to wszystko stanowiło większe obciążenie dla osób uczestniczących w spotkaniu.

Zgodnie z badaniami naukowymi, wśród powodów mających wpływ na to, że słaba jakość dźwięku podczas spotkań powoduje stres wśród uczestników spotkania, jest zwiększone obciążenie dla funkcji poznawczych jakie ona powoduje, a także sposób, w jaki oddziałuje to na odbiór przekazywanych treści przez inne osoby. Jeśli uczestnicy spotkania będą musieli bardziej skoncentrować się na wsłuchiwaniu się w same dźwięki podczas konferencji, aby usłyszeć, co jest właśnie mówione, funkcje poznawcze, które są najbardziej potrzebne na spotkaniu, takie jak rozumienie, przyswajanie oraz ocenianie treści spotkania, zostaną wyraźnie ograniczone.

Przyczyna i skutek

Różne przyczyny złej jakości dźwięku podczas spotkań wynikają w dużym stopniu z aspektów samego środowiska spotkania. Obejmuje to urządzenia wykorzystywane podczas spotkań, małą przepustowość połączeń sieciowych oraz problemy z technologią w pomieszczeniu, która nie jest w stanie odebrać i przekazać tego, co mówią ludzie w różnych jego częściach. To wszystko utrudnia osobom dołączającym zdalnie wzięcie aktywnego udziału w rozmowie. Zgodnie z wcześniejszą ankietą przeprowadzoną przez firmę Shure w Stanach Zjednoczonych, najczęstsze uwagi dotyczące dźwięku podczas spotkań online dotyczyły hałasu i szumów w tle (51%), echa (43%), przerywania dźwięku (40%) oraz ogólnej jakości dźwięku, która utrudniała właściwe słyszenie treści (40%). 

Wszyscy doświadczyliśmy tych stresujących chwil, kiedy nasz dźwięk przerywa się z powodu problemów z przepustowością sieci lub gdy irytują szumy i hałasy w tle, gdy klimatyzacja w sali konferencyjnej przechodząca w maksymalny tryb pracy zaburza płynny przebieg rozmowy. Uczestnicy spotkania zaczynają równocześnie mówić, ponieważ nie są w stanie zauważyć, że już mówi ktoś inny. To kolejny czynnik, który zwiększa poziom stresu.

TWpływ tych problemów na współpracę wirtualną/hybrydową może być bardzo istotny, a ich skutkiem może być to, że:

• Pomysły mogą być usłyszane częściowo, a co nawet gorsze, całkowicie źle zrozumiane
• Ludzie zaczynają czuć się niedoceniani i zaczynają pracować w swoich „bańkach”
• Nasila się frustracja wśród członków zespołu
• Obniża się produktywność

ROdnosząc się do badania naukowego, Kenta Kimura z Narodowego Instytutu Zaawansowanej Nauki i Technologii Przemysłowej (AIST) mówi: „Spotkania ze słabą jakością dźwięku mogą powodować kumulowanie się stresu i mieć negatywny wpływ na pracę. Idąc dalej, wyniki tego eksperymentu wskazują, że spotkania online z kiepskim dźwiękiem mogą znacząco wpływać nie tylko na aspekty dotyczące wydajności pracy, ale także na sprawy związane ze stresem psychicznym i fizycznym”.

Porady dotyczące przezwyciężenia stresu podczas wideokonferencji 

Co mogą zrobić liderzy zajmujący się sprawami AV oraz IT, aby pomóc swoim kolegom biznesowym przezwyciężyć stres i obawy związane z dźwiękiem w coraz bardziej powszechnym hybrydowym miejscu spotkań? Jak zauważono w białej księdze badania naukowe wskazują, że „problem często dotyczy urządzeń i wyposażenia w sali konferencyjnej, a nie zdalnych pracowników, którzy zwykle noszą słuchawki z mikrofonami, dzięki którym relatywnie dobrze słyszą się wzajemnie”.

Tak więc pierwszym krokiem powinno być zapewnienie odpowiedniej technologii oraz wsparcia. Dźwięk ma istotne znaczenie podczas wideokonferencji, dlatego też poniżej znajduje się kilka wskazówek, jak zrobić to dobrze:

Porada #1: Wyposaż swój zespół w najlepsze w swojej klasie rozwiązania audio

Najszybszym sposobem na poprawę jakości dźwięku i zmniejszenie stresu uczestników jest wybór produktów dźwiękowych klasy studyjnej, które pasują do preferencji zespołu: słuchawek, mikrofonu do domowego biura lub najlepszego w swojej klasie mikrofonu, z którego korzystają podcasterzy.

Porada #2: Zastosuj podejście koncentrujące się na ludziach 

Przemyśl na nowo tradycyjny, scentralizowany przepływ pracy oraz spotkania, aby zaprojektować osobiste i grupowe obszary pracy dla zespołów działających w rozproszeniu.

Porada #3: Wybierz elastyczne produkty, które wspierają zaangażowanie

Wprowadź technologie współpracy, które zwiększają zaangażowanie wszystkich podczas spotkania, niezależnie od tego, czy uczestnicy dołączają do niego z domu, stworzonych miejsc pracy w biurze, czy sal konferencyjnych.

Porada #4: Zainwestuj w certyfikowane lub kompatybilne z wideokonferencjami urządzenia dźwiękowe

Rozwiązania dźwiękowe powinny bezproblemowo integrować się z platformami do konferencji i współpracy, które są wysokiej jakości, niezawodne i przyjazne dla użytkownika. Należą do nich takie platformy jak Microsoft Teams, Zoom, Webex firmy Cisco czy Google Meet.

Porada #5: Oceń swoje środowisko, aby stale optymalizować jego skalę oraz wydajność.

Zainwestuj w rozwiązanie, które oferuje jeden zestaw narzędzi ułatwiający zarządzanie oraz wgląd w dane.

Oczywiste jest, że aby uniknąć stresu i braku zaangażowania, które wynikają z niskiej jakości dźwięku podczas spotkań hybrydowych, osoby odpowiedzialne za sprawy AV oraz IT muszą ponownie przemyśleć konfiguracje audio, wideo i konferencyjne, aby uwzględnić nowe sposoby pracy, nauki i współpracy.

Dowiedz się więcej

• Przeczytaj wnioski z badań “POOR CONFERENCING AUDIO CAUSES STRESS”

• Przeczytaj opracowanie przygotowane przez Frost & Sullivan