Советы по стандартизации переговорных комнат

Идея стандартизации переговорных комнат во всех офисах компании может звучать пугающе. Действительно, решение данной задачи требует тщательного планирования и организации. Тем не менее, выгода компании вполне оправдывает эти усилия.
Мы только что завершили этот процесс для головного офиса Shure, поэтому у нас есть несколько советов и идей, которые обязательно помогут вам.
Для успешной реализации любого проекта необходимо наличие квалифицированной рабочей группы, участники которой понимают предъявляемые к помещениям требования. Мы решили создать в рамках IT-отдела команду, отвечающую за аудиовизуальные системы, чтобы обеспечить отдел специалистами с необходимыми навыками. Если вы поступите так же, важно уделить время построению доверия между командами, чтобы в дальнейшем, когда поступит конкретный запрос, сотрудники понимали, что речь идет о важных элементах функционирования помещения, а не просто о личных предпочтениях руководства. После того, как будут построены доверие и понимание, сотрудничать станет намного проще, и рабочая группа сможет совместно работать над созданием глобальных стандартов, которые будут внедрятся в каждом помещении.
После введения этих стандартов очень важно, чтобы команда знала свои обязанности, но при этом соблюдала границы. Например, в компании Shure специалисты по аудио- и видеооборудованию отвечают за развёртывание всех необходимых систем в определенном помещении, в то время как команда по вопросам сетевой безопасности будет отвечать за организацию системы безопасности и одновременно обеспечивать возможность связи с другими помещениями.
Когда речь идет о небольших переговорных комнатах, в Shure такая система работает достаточно эффективно, однако установка систем в больших конференц-залах более сложна и предполагает интеграцию оборудования разных производителей. В таких случаях могут привлекаться внешние подрядчики. Они будут работать под руководством внутренней команды по аудиовизуальным системам, которая в свою очередь будет сотрудничать со специалистами по сетевой безопасности. Опять же, все должны четко понимать свои функции, чтобы проекты осуществлялись по плану.
В современной корпоративной среде каждый офис подключен к сети и оборудован аудиовизуальным оборудованием, поэтому стандартизация всех этих элементов принесет пользу каждому. IT-отдел будет тратить меньше времени на устранение неисправностей и сможет усовершенствовать процессы установки и обновления, в то время как конечные пользователи получат одинаковое качество связи независимо от того, в какой точке мира они работают. Открытое общение и тесное сотрудничество с коллегами гарантируют максимальную гладкость этого процесса, независимо от того, насколько масштабным является ваше глобальное предприятие.