5 CONSEJOS BÁSICOS PARA MEJORAR EL AUDIO DE UNA CONFERENCIA

"Tenemos que repetir constantemente lo que se habla en las llamadas de conferencia".

"El cliente se quejó del ruido de fondo."

“Escuché la grabación y todo lo que pude oír fue un ruido molesto”

¿Suena familiar? Por lo general, el Departamento de TI es el primero en saber cuándo los usuarios sienten que el sistema de conferencia no funciona bien. A veces, un nuevo sistema de audio y video es la respuesta. Pero ni siempre es así.

La tecnología de audio adecuada mejorará la calidad de las llamadas de conferencia. Pero solo cuando la tecnología se usa correctamente, las conferencias se convertirán menos en un trabajo extra para TI y más en un facilitador estratégico de los negocios.

Estos son los cinco consejos para mejorar la calidad de las conferencias.

ASEGURAR QUE LOS COLABORADORES CONOZCAN LA TECNOLOGÍA

Puede parecer obvio, pero capacitar a los empleados para usar el equipo de audio es vital. Por lo tanto, o están todos capacitados para manejar los equipos de audio o espere las llamadas inevitables a TI cuando las cosas salen mal.

Organice sesiones en las que los empleados realizan pruebas de todas las funciones de audio. Y no se detenga hasta que se sienta seguro de usarlo para una llamada real.

MANTENGA bajo EL NIVEL DE RUIDO DEL AMBIENTE

Mantener los niveles de ruido al mínimo requiere dos cosas: salas silenciosas y personas sensibles. Entonces, comience por poner a prueba sus salas de reuniones. Inspeccione todas las salas en diferentes horas del día en busca de posibles distracciones. Por ejemplo, esta sala al lado de la cafetería probablemente no sea ideal durante la hora del almuerzo. ¿La sala tiene un sistema de aire acondicionado ruidoso? ¿O ruidos externos de obras de construcción? Una vez completado, puede proporcionar a los colaboradores el ambiente adecuado para llamadas de conferencia silenciosas.

Segundo, asegúrese de que los colaboradores conozcan los conceptos básicos de etiqueta en una conferencia. Aquí les presentamos algunas reglas básicas:

Evitar hojear las páginas en la mesa.
Poner los celulares en modo silencioso, o mejor aún, apagarlos
Si su teléfono está vibra, guárdelo en su bolsillo, no en una superficie.

CERTIFÍQUESE DE TENER MICRÓFONOS SUFICIENTES PARA TODOS

Compartir micrófonos puede parecer una manera fácil de reducir costos. Pero disminuye la calidad del sonido. Si pone un micrófono entre dos participantes, generalmente terminan hablando desde los lados. El problema es que los micrófonos de conferencia generalmente no están diseñados para captar el sonido de los lados.

Mover los micrófonos de un lado a otro no solo es una pérdida de tiempo, sino que también resulta en el ruido captado en su camino.

Por lo tanto, evite cortar costos. Invierta en suficientes micrófonos para todos en cada sala.

VERIFIQUE SI LOS MICRÓFONOS ESTÁN POSICIONADOS CORRECTAMENTE

Las personas asumen que, si hay un micrófono en cualquier lugar de la sala, captará la voz. Sin embargo, los micrófonos diseñados para captar el habla son direccionales. Eso significa que obtienen el mejor sonido de una dirección: el frente.

Si un empleado habla lejos del micrófono o cerca del micrófono vecino, su voz será difícil de escuchar. Informe a los colaboradores que deben colocar el micrófono directamente frente a ellos.

NO SE OLVIDE DEL AUDIO en una videoconferencia

Cuando se trata de tecnología A / V, las organizaciones a menudo ponen gran parte de su presupuesto de TI en tecnología de video y no lo suficiente para obtener audio de alta calidad.

Aquí está un gran problema con este enfoque: Una videoconferencia termina si el audio no funciona, a menos que todos los demás hablen lengua de signos. Si necesita asegurarse de que un elemento de su tecnología de llamadas de conferencia AV funcione de manera confiable, elija la parte más esencial: el audio.