En los últimos años, se está apostando cada vez más por los entornos de trabajo flexibles. Los cubículos individuales son ya cosa del pasado, porque los trabajadores han dejado de estar circunscritos a un único puesto de trabajo situado en un lugar fijo. El entorno actual del trabajo híbrido permite trabajar desde cualquier lugar. Ya sea en la sede de la empresa, en casa, en una cafetería o durante los trayectos, la colaboración y la comunicación entre las personas es vital para poder tomar las mejores decisiones. Sin embargo, para muchos profesionales el entorno de trabajo no está plenamente adaptado a esta nueva realidad laboral.

En un momento en el que los empleados y directivos reivindican unos módulos y horarios de trabajo más flexibles, el espacio de trabajo del futuro deberá contar con las herramientas y tecnologías necesarias para que las reuniones virtuales sean más fáciles e inclusivas.

La comunicación por audio es un factor importante para la colaboración de los empleados, tanto si trabajan como si no. Si tenemos en cuenta el cambio de paradigma laboral de los últimos tres años, el lugar de trabajo se ha quedado rezagado. Según los datos de IDC, muchas oficinas que fueron diseñadas antes de la pandemia no están adaptadas para el trabajo híbrido.

¿Cómo lograr que, tanto si asisten presencialmente como en remoto, todos los participantes de una reunión tengan las mismas oportunidades de hacer oír su voz?

De acuerdo con la última encuesta de IDC sobre el futuro del trabajo, aproximadamente una de cada tres organizaciones reestructuró sus espacios de trabajo en 2022. Se espera que esta tendencia proseguirá en el 2023 y en años ulteriores. El 38 % de las organizaciones confirmaron que la colaboración es un factor clave a la hora de rediseñar la oficina, junto con el ahorro en costes y la retención de los empleados.

La planificación del espacio de oficina es la inversión en tecnología más importante para una empresa. Actualmente se está replanteando por completo la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, dando a la colaboración un papel prioritario. Casi un tercio de las empresas se centra ahora en la gestión de las salas de reuniones inteligentes y de los espacios dedicados a la colaboración.

El informe de IDC revela que los dispositivos utilizados en la mayoría de las empresas no son los más adecuados. Los equipos de trabajo a menudo tienen dificultades para conseguir un flujo de conversación aceptable que permita a todos los miembros del equipo contribuir por igual en los debates. Los participantes remotos rara vez dirigen los debates, suelen dejarse al margen y no contribuyen plenamente. Esta situación puede provocar demoras en la toma de decisiones o que estas se tomen con poca información lo que, a la larga, se traduce en una pérdida de productividad.

Esta conclusión se ve respaldada por la investigación en curso de IDC, según la cual el tipo de reunión híbrida menos satisfactorio es el que tiene como objetivo la resolución de problemas o la toma de decisiones.

Debido a la mayor importancia que se está dando a la colaboración híbrida y a los retos de comunicación relacionados, está aumentando la demanda de herramientas que garanticen la equidad en las reuniones y que mejoren la productividad.

Teniendo en cuenta que el 44 % de los empleados no están satisfechos con los dispositivos de comunicación que utilizan para el trabajo en equipo, IDC considera que hay razones de peso para que las empresas inviertan en tecnologías de comunicación y colaboración en el lugar de trabajo.

Diseñar un lugar de trabajo que fomente la colaboración no es solo algo que “es bueno tener”, ya que es mucho lo que está en juego.

A medida que aumenta la competencia por atraer a los profesionales mejor preparados, la rotación y la retención del personal han sido retos importantes en los últimos años. El sentimiento de no pertenencia a la empresa es uno de los tres principales factores que más señalan los empleados como motivo para marcharse (el 51 % de los empleados a nivel global). El diseño del lugar de trabajo y los dispositivos disponibles pueden llegar a aumentar significativamente el sentimiento de pertenencia y a reducir la rotación de personal.

Dado que las reuniones híbridas siguen en plena transformación, los departamentos de TI tendrán que crear un espacio en el que, por ejemplo, las siete personas que participan desde casa en una reunión tengan la misma experiencia interactiva que las cinco personas físicamente presentes en la sala de conferencias. La igualdad de participación y presencia son los objetivos principales y la tecnología deberá integrar e incluir sin dificultades a los empleados remotos.

Ahora que las empresas están migrando a nuevos modelos híbridos, el éxito de la transformación del lugar de trabajo depende en gran medida de una comunicación eficaz. Mejorar la calidad del audio es una forma relativamente rentable de facilitar la interacción de los participantes remotos durante una reunión y de mejorar su capacidad para contribuir. IDC estima que las inversiones para mejorar las reuniones híbridas con un audio de mejor calidad pueden producir resultados empresariales tangibles.

Fuente: IDC Vendor Spotlight, patrocinado por Shure, SOUND ADVICE: MAXIMIZING HYBRID WORK THROUGH AUDIO QUALITY, Doc #EUR150423123, marzo de 2023