De toekomst van de vergaderruimte

Een vergadering zonder video is nog steeds een vergadering. Een vergadering zonder audio wordt afgelast. 

In veel organisaties zijn teleconferenties het belangrijkste hulpmiddel geworden om communicatie te faciliteren, van huddles met het hele bedrijf en zakelijke bijeenkomsten op hoog niveau tot informeel bijpraten en sociale tussendoortjes onder collega's.
Hierdoor konden velen van ons zonder al te veel ongemak doorwerken, ondanks dat ons netwerk plotseling uit de kantooromgeving was verdwenen en soms over enorme afstanden verspreid was. Ook nu het einde van de lockdown in zicht komt, zullen we niet meer zo communiceren als vroeger. Organisaties moeten serieus gaan nadenken over de benodigde regels en regulering als het personeel begint terug te keren naar kantoor, zeker nu het overheidsadvies over onderlinge afstand moet worden geïntegreerd in het hanteren van werkzaamheden die vroeger routine waren.

Dit geldt ook voor vergaderruimtes en hoe we die gebruiken. De grootte en het ontwerp van vergaderruimtes speelt een grote rol bij het verkleinen van het risico op verspreiding van het virus, net als de manier waarop mensen deze ruimtes binnengaan en innemen. De techniek zal een belangrijke rol blijven spelen en nieuwe, veiliger werkwijzen mogelijk maken.

In deze nieuwe situatie zijn enkele serieuze vragen opgekomen over de noodzaak van persoonlijke interactie, en nu de wereldwijde reismogelijkheden ernstig verstoord zijn (en in sommige gevallen onmogelijk zijn geworden), worden de noodzaak en de rechtvaardiging van internationale reizen in diverse situaties onder de loep genomen. Interactie met collega's en samenwerkingspartners zal in de wereld na corona net zo cruciaal blijven als altijd. Maar hoe zal de pandemie onze manier van vergaderen veranderen?

Ruimtes beheren

De terugkeer naar kantoor wordt een opgave voor elke organisatie. Medewerkers willen het gevoel hebben dat ze hun werk kunnen doen zonder risico te lopen, door voldoende onderlinge afstand te houden en strenge hygiënische normen aan te houden. Overheden hebben uitgebreide richtlijnen afgekondigd om te garanderen dat de werkplekken veilig zijn, en daaronder valt uiteraard ook onze werkwijze in vergaderruimtes.

Organisaties worden aangemoedigd om alleen essentiële deelnemers fysiek te laten meevergaderen. Door het aanhouden van onderlinge afstand neemt ook de capaciteit van de grootste vergaderruimtes onvermijdelijk af, en zijn kleinere vergaderruimtes in de nabije toekomst misschien niet meer bruikbaar voor persoonlijke ontmoetingen (zodat ze alleen nog door één persoon voor teleconferenties gebruikt kunnen worden).

Voor teleconferenties is het cruciaal dat de configuratie vóór de vergadering geoptimaliseerd wordt om mogelijke verspreiding van het virus te voorkomen als de deelnemers met microfoons en andere apparatuur rommelen om goed te kunnen worden verstaan. Arraymicrofoons zoals de Microflex® Advance™ MXA910 voor plafonds van Shure, of de MXA710 voor zowel wanden als plafonds, zijn een prima keuze voor het betrouwbaar opvangen van geluid door een apparaat dat niet hoeft te worden aangeraakt of verplaatst. In combinatie met de digitale IntelliMix® signaalverwerking van Shure kan een betere, constante audiokwaliteit in alle akoestische situaties worden bereikt. AV-teams dienen de configuratie van tevoren te testen om de optimale microfoonconfiguratie te garanderen, zodat alle deelnemers naar behoren worden opgevangen en de vergadering zo soepel en constant mogelijk kan verlopen.

Transformationele techniek

De techniek blijft cruciaal voor het creëren van veilige en eenvoudig te gebruiken vergaderruimtes in onze wereld na het coronavirus. De techniek is zover ontwikkeld dat gebruikers, met de juiste apparatuur en systemen, een volledig contactloze ervaring kunnen krijgen met een minimaal risico op verdere besmetting.

Allicht was er in 2020 een enorme toename van de vraag naar contactloze oplossingen. Wat ooit gezien werd als een 'aardige bonus', is een belangrijk aspect van de inrichting van de werkplek geworden, nu dingen als touchscreens, afstandsbedieningen en handheld microfoons potentiële vectoren voor het coronavirus zijn geworden.

Er zijn nu apps verkrijgbaar waarmee gebruikers de systemen in vergaderruimtes kunnen bedienen, van schermen en inloggen op afstand tot de microfoonconfiguratie. En met de automatische verbindingsfunctie kunnen deze systemen soepel en vlekkeloos functioneren. Daarnaast zal iedereen, dankzij de verbeteringen in spraakbediende software en de verwerking van natuurlijke taal, ook zonder dat hij specifieke apps op zijn apparaat moet installeren met systemen in vergaderruimtes kunnen communiceren.
Op dit moment is het moeilijk precies te voorspellen wat de toekomst van de werkplek in petto heeft, maar door deze technische verbeteringen ontstaan er vergaderruimtes die efficiëntere, intuïtievere en beter geïntegreerde systemen koppelen aan de veiligheid en waakzaamheid die de werkomgeving van de toekomst vereist.

MEER WETEN