Als je terugkijkt op de afgelopen honderd jaar, was het kantoor de plek waar de baas was, en waar mensen in een gereguleerde omgeving werden gemanaged en er op hun werk werd toegezien. Een plek waar communicatie plaatsvond, waar vergaderingen gehouden werden en waar voor middelen en tools werd gezorgd om medewerkers te helpen hun werk te doen.
Het debat over de terugkeer naar kantoor woedt al sinds de pandemie voorbij werd geacht. Voor velen is het een fixatie en een constante bron van communicatie. En terwijl een handjevol bedrijven, afhankelijk van hun verdienmodel, de stap naar een 'remote first'-beleid gezet hebben, proberen vele een hybride werkervaring te creëren waar hoogopgeleid personeel niet gebonden is aan een vaste fysieke werkplek en op meerdere locaties taken kan uitvoeren.
De flexibiliteit en de balans tussen werk en leven die thuiswerken biedt, is succesvoller gebleken dan de meeste mensen hadden gedacht. En we hebben gezien dat werken op afstand een veel productievere ervaring op de werkplek bleek te bieden dan werken op een doorsnee-kantoor.
Maar er zit een addertje onder het gras. Door de verminderde sociale dimensie van het werk, in de vorm van informele interactie en het gevoel van verbondenheid met collega's en de organisatie, wordt de sociale structuur van een organisatie almaar zwakker. Voor complexe en genuanceerde vormen van samenwerking, zoals het formuleren en plannen van strategieën, hebben de meeste deelnemers misschien liever fysieke ontmoetingen, terwijl een aantal op afstand deelneemt.
Uit het onderzoek van IDC blijkt dat bij ruwweg één op de drie organisaties de aanvankelijke verbetering in productiviteit van het team gaandeweg minder wordt als medewerkers steeds meer lijden onder digitale vermoeidheid en het verlies van sociale interactie.
Geen wonder dat 41% van de organisaties inmiddels programma's en richtlijnen promoot om zoveel mogelijk medewerkers vrijwillig terug te brengen naar kantoor om de samenwerking te verbeteren en de bedrijfscultuur te behouden.
IDC schat dat in West-Europa meer dan 70% van de medewerkers in 2023 ten minste één dag per week op kantoor zal werken (IDC-voorspelling Terugkeer naar kantoor).
Momenteel zien we dat het idee van een kantoor een heel andere vorm krijgt, wat vervolgens weer een dilemma betekent voor bedrijven en ons de vraag doet stellen: Wat is het nut van het kantoor?
Er zijn drie hoofdredenen voor het bestaan van kantoren.
- Samenwerking en communicatie stimuleren.
- Medewerkers inspireren tot innovatie en creativiteit en ze daarbij helpen.
- Een ruimte creëren waar de cultuur van de organisatie zich manifesteert.
Hierom rijst bij ons de vraag of organisaties het sociale aspect van hun fysieke werkplek moeten versterken. Als mensen thuis beter focussen, is het dan logisch om van het kantoor een plek te maken die exclusief bedoeld is om mensen samen te brengen, voor vergaderingen, samenwerking en een vrije uitwisseling van ideeën?
Omdat elke organisatie zijn eigen unieke weg kiest en er niet één strategie is die voor iedereen werkt, is het van vitaal belang om te begrijpen hoe groot de rol is die samenwerking speelt voor de medewerkers en het succes op de langere termijn van het bedrijf zelf.
Nu bedrijven het belang van kantoren erkennen, realiseren ze zich dat ze de strategie voor hun werkplekken anders moeten benaderen en hun werkfaciliteiten hiermee in lijn moeten brengen. De werkplek heeft de verschuiving van het werkparadigma van de afgelopen drie jaar niet bijgehouden. Gegevens van het IDC wijzen erop dat veel kantoren die vóór de pandemie zijn ontworpen, niet geschikt zijn voor het doel van hybride werken.
Als samenwerking inmiddels de kern van de strategie voor de werkplek vormt, staan organisaties voor de uitdaging om te voorzien in de noodzakelijke tools om de best mogelijke samenwerking te faciliteren. Dit is evenzeer een kwestie van het faciliteren van optimale interactie tussen personeel op kantoor en medewerkers en klanten op afstand, als tussen degenen binnen de kantooromgeving.
Gezien het belang van samenwerking voor de algehele ervaring van de medewerkers en de impact die audio bij vergaderingen kan hebben, is het opnieuw configureren van samenwerkingsruimtes om de juiste ervaring bij de medewerkers te creëren, nu van kritiek belang. Als dit niet gebeurt, kan dat leiden tot verminderde betrokkenheid, burn-outs bij het personeel en gemiste kansen. Om die reden houdt IDC in de gaten dat investeringen, gericht op het verbeteren van hybride vergaderingen via audiokwaliteit, tot concrete zakelijke resultaten leiden.