O FUTURO DOS ESPAÇOS DE REUNIÃO

Uma reunião sem vídeo continua sendo uma reunião, mas se ela não tiver áudio, será cancelada. 

Em muitas organizações, as teleconferências se tornaram uma ferramenta essencial para possibilitar a comunicação nas mais diversas situações, desde discussões rápidas por toda a empresa e reuniões de negócios de alto impacto até encontros casuais e pausas sociais entre colegas.

Isso permitiu que muitos de nós continuemos trabalhando sem grandes interrupções, apesar de descobrir repentinamente que nossas redes de relacionamento foram retiradas do ambiente de escritório e fragmentadas pelo trabalho remoto a distância.  Mesmo com o início de suspensões de lockdown em alguns países, a forma como nos comunicamos não será mais como antes. As organizações precisaram considerar seriamente as normas e regulamentações que deverão ser aplicadas quando seus colaboradores começarem a retornar aos escritórios, e a orientação governamental de distanciamento social precisará ser incorporada no modo como as antigas atividades de rotina no local de trabalho eram realizadas.

Isso envolve espaços de reunião e como nós os utilizamos. O tamanho e o formato das salas de conferência influenciarão muito na forma como mitigamos o risco de contágio e como as pessoas acessam e ocupam esses espaços. A tecnologia continuará desempenhando um importante papel, habilitando práticas de trabalho novas e mais seguras.

A nova situação trouxe algumas questões sérias sobre a necessidade de interações interpessoais, e com a abrupta interrupção nas viagens de negócios (que se tornaram impossíveis em muitos casos), a necessidade e a justificativa de viagens internacionais em diversas situações serão analisadas com um rigor microscópico. Interagir com colegas e colaboradores continuará sendo vital como sempre no mundo posterior à Covid-19, mas como nossas reuniões foram transformadas pela pandemia?

Gestão de nossos espaços

O retorno ao escritório vai ser um desafio para qualquer organização. Os funcionários querem sentir que podem trabalhar sem se exporem a riscos, o que envolve manter o devido distanciamento social e rígidos padrões de higiene. Governos emitiram amplas diretrizes para garantir a segurança de espaços de trabalho, orientações que naturalmente abrangem o modo como atuamos em salas de reunião.

As organizações são incentivadas a só incluir participantes presencialmente em uma reunião quando isso for essencial. Manter o distanciamento social adequado reduzirá inevitavelmente a capacidade até mesmo de suas maiores áreas de reunião, e salas de reunião menores podem nem mesmo ser utilizadas para encontros presenciais (restringindo seu uso a teleconferências que envolvam a ocupação do espaço por apenas uma pessoa) no futuro próximo.

Quando se trata de teleconferências, é fundamental que a configuração seja otimizada antes das reuniões para evitar possível contágio, já que os participantes precisam manusear e utilizar microfones e outros equipamentos para serem ouvidos adequadamente. Microfones de instalação fixa como os modelos Microflex® Advance™ MXA910 para teto ou MXA710 para parede ou teto, ambos da Shure, são excelentes opções para captar o som de forma confiável com um equipamento que não precisa ser movido nem tocado. E quando esses microfones são aliados ao processamento de sinal digital (DSP) IntelliMix® da Shure, ambientes acústicos de todos os tipos podem ter sua qualidade de áudio ampliada consideravelmente. Equipes de áudio e vídeo (AV) devem testar a configuração com antecedência para assegurar o ajuste ideal de microfones de modo que todos os participantes sejam captados adequadamente e as reuniões possam ocorrer com máxima tranquilidade e uniformidade.

Tecnologia transformadora

A tecnologia será fundamental para a criação de espaços de reunião seguros e fáceis de usar em nosso mundo pós-coronavírus. A tecnologia evoluiu a um ponto em que, com os equipamentos e sistemas certos, os usuários poderão ter uma experiência que dispense totalmente o uso das mãos e minimize o risco de contágio.

Considerando a realidade atual, é compreensível que tenha havido em 2020 um enorme crescimento no interesse por soluções que dispensem o uso das mãos. O que já foi considerado um bônus interessante é agora um aspecto de máxima importância no ambiente de trabalho, já que itens como telas sensíveis ao toque, controles remotos e microfone de mão se tornaram possíveis vetores de Covid-19.

Há disponíveis aplicativos com os quais os usuários podem controlar os sistemas em salas de reunião, o que inclui desde telas e acesso remoto até a configuração de microfones; e com funcionalidades de autoconexão, esses sistemas funcionarão de modo simples, eficaz e integrado. Como alternativa, os avanços em softwares ativados por voz e processamento de linguagem natural permitirão que qualquer pessoa interaja com sistemas de salas de reunião sem precisar nem mesmo de aplicativos específicos em seus dispositivos.

No momento, é difícil prever exatamente qual será o futuro do local de trabalho, mas esses avanços tecnológicos criarão salas de reunião que combinarão sistemas mais eficientes, intuitivos e integrados com a segurança e a cautela exigidas pelo futuro ambiente de trabalho.

DESCUBRA MAIS