Ist hybrides Arbeiten mit AV-Technik in Unternehmen umsetzbar?

Hybride Arbeitsmodelle gelten als flexibel und gewinnen derzeit an Popularität. Immer mehr Unternehmen befürworten das Arbeiten in verteilten Teams – ein Trend, der sich sicherlich auch nach dem Lockdown weiter fortsetzen wird. 

Als unmittelbare Folge werden viele IT-Abteilungen ihre Arbeitsweise überdenken müssen, um sicherzustellen, dass die Fernarbeit langfristig keine negativen Auswirkungen auf tägliche Betriebsabläufe hat.

Der Strukturwandel in Firmen geht mit der Entwicklung hybrider Modelle einher, wobei neue Vereinbarungen bezüglich Homeoffice, Arbeitszeiten und sonstiger geschäftlicher Verpflichtungen im Vordergrund stehen. Wie bereiten sich Firmen auf die Rückkehr ihrer Mitarbeiter: innen vor und welches Umdenken findet bei ihrer Neuorganisation rund um das hybride Arbeiten statt?

In den vergangenen Monaten im Homeoffice haben sich viele über eine mangelhafte Übertragungsqualität bei Videokonferenzen beklagt, für die oft schlechte Verbindungen oder Softwareprobleme verantwortlich gemacht wurden, ohne dabei auch an die AV-Ausstattung zu denken.

William Zadnik, Senior Applications Engineer, Shure France

Die Neuausstattung von Konferenzräumen: ein kniffliges Thema für IT-Manager:innen

In Frankreich sind einige Firmen mit neuen Arbeitsrichtlinien nach Ende der Kontaktbeschränkungen zum Vorreiter geworden: Ihre Mitarbeiter:innen müssen mindestens einen Tag in der Woche im Büro verbringen. Die Anwesenheit am Arbeitsplatz ist aber nicht länger nur dafür gedacht, Mails zu lesen oder Aufgaben zu erledigen, sondern vielmehr um sich zu treffen und zu vernetzen. Die Raumaufteilung wird deshalb zukünftig eher zugunsten von Besprechungsräumen und auf Kosten von Einzelbüros ausfallen.  Wie behält man aber den Überblick darüber, wie viele der Mitarbeiter:innen im Homeoffice bleiben und wie viele persönlich vor Ort sind? Werden alle am gleichen Tag im Büro sein und werden alle, die von zuhause aus arbeiten, sich auch aus der Ferne mit den Kolleg:innen vor Ort austauschen können?

Die Aussicht auf ein Ende der Kontaktbeschränkungen wirft unzählige Fragen auf. Eine solche Situation traf uns unerwartet, und das Thema geht über eine simple Neuplanung der Raumbelegung hinaus. Es ist weniger eine Frage der Investition in die Konferenzraumausstattung als vielmehr nach dem eigentlichen Zweck der Arbeitsräume und der Neudefintion von Zusammenarbeit. Frustrierende Erlebnisse bei Besprechungen sind zu vermeiden, da sie nicht nur unangenehm für Nutzer:innen sind, sondern auch zu verfälschten Entscheidungen führen können, wenn bestimmten Personen gegenüber anderen bevorzugt das Wort erteilt wird.

Mit Zunahme der Fernarbeit gehen Unternehmen immer mehr zu einem gemischten Modell aus Homeoffice und Büropräsenz über. Dieses Modell stellt allerdings eine echte Herausforderung in Bezug auf Sprachverständlichkeit und Zusammenarbeit dar.

In Fernarbeit muss man sich z.B. stumm schalten, um störende Geräusche zu vermeiden, während sich die Kolleg:innen im Konferenzraum austauschen, interagieren, Witze machen, debattieren ... Emotionen müssen gedeutet, Informationen unverfälscht vermittelt und Frustrationen aufgrund möglicher Ungleichbehandlung vermieden werden – zwischen denen, die auf dem Monitor fast buchstäblich wie ein Wandbild im Hintergrund erscheinen, und denen, die direkt vor Ort in der Firma sind. Fernarbeit hat die Beziehung zwischen Mitarbeiter:innen verändert. Der Abstand zueinander darf jedoch mit der Weiterentwicklung hybrider Arbeitsweisen nicht noch weiter zunehmen. IT-Manager:innen dürfen das Thema Audio nicht länger ignorieren. Die Frage ist nicht mehr, ob das eigene Videokonferenzsystem kompatibel mit anderen Systemen ist, sondern ob der Konferenzraum kompatibel mit den von Mitarbeiter:innen, Kundschaft und Lieferanten genutzten Systemen ist.

Hybrides Arbeiten: Die richtige Vorgehensweise

Meist möchten Mitarbeiter:innen ihre zuhause vorhandenen Systeme auch für Videokonferenzen mit dem Büro nutzen. Dies begründet den Erfolg von Plattformen wie Teams oder Zoom, mit denen sie sich einfach verbinden können.

Die Tatsache, dass Videokonferenzen immer häufiger gängige Praxis und nicht länger nur den Vorstandsräumen vorbehalten sind, hat jedoch nicht zu Verbesserungen in Sachen Qualität und Produktivität geführt. Die bislang beliebten Huddle Rooms sind in der aktuellen Situation, die sich aufgrund der derzeitigen Abstandsregeln komplett geändert hat, nicht länger geeignet.

Vor der Pandemie galt es in Firmen als absolut notwendig, Besprechungen persönlich durchzuführen. Nicht umsonst erlauben die meisten Firmen ihren Mitarbeiter:innen, für zwei oder drei Tage zurück in den Betrieb zu gehen, während sie an den anderen Tagen im Homeoffice bleiben. In diesem Zusammenhang ist das Prinzip von Bring-Your-Own-Meetings (BYOM) höchst attraktiv: jede:r kann sich mit dem eigenen PC verbinden, ohne auf herkömmliche Hardware-Systeme zurückgreifen zu müssen. Keine 36.000 Kabel für Audio, Video, Strom, Steuerung, Navigation und Parametereinstellungen mehr – und damit faktisch auch keine technischen Eingriffe mehr, die aufgrund von asynchronen Verbindungen und Verbindungsproblemen erforderlich sind.

Alle genannten Systeme funktionieren perfekt. Nur eben nicht, wenn man sich mit 20 Personen treffen muss, einen großen Raum aufgrund von Hygiene-Vorschriften benötigt, aber nicht auf den Boardroom zurückgreifen kann, der von der Geschäftsführung belegt ist.

Zwar können Mitarbeiter:innen Videokonferenzen mit der Kamera und dem Mikrofon ihres PCs abhalten, aber in einem Raum mit 20 Personen, von denen 10 aufgrund von Abstandsregeln weit um den Tisch verteilt sind, sorgt das für Probleme, weil die Gegenstelle nur diejenigen im Raum verstehen kann, die direkt am PC sitzen – ganz zu schweigen von den akustischen Problemen.

Zurück ins Büro - aber ohne übertrieben viele technische Maßnahmen ergreifen zu müssen

Bereits vor der Gesundheitskrise hat eine von Illuminas in den USA durchgeführte Studie unter 400 IT-Entscheidungsträger:innen gezeigt, dass vier von fünf frustrierenden Erfahrungen audiobezogen sind. Störende Hintergundgeräusche (51 %) lagen dabei vorne, gefolgt von technischen Problemen (45 %), Halligkeit und Echos (43 %) und Audioaussetzern (40 %). Viele Führungskräfte gaben an, dass allgemein deutlich mehr Zeit in Videokonferenzen verbracht wird, wobei 68 Prozent von ihnen mindestens einmal pro Woche Probleme im Konferenzraum an die IT-Abteilung meldeten.

Erste Umfragen während des Lockdowns offenbarten dann die Ungleichheiten zwischen denjenigen Kolleg:innen, die von Umgebungsgeräuschen isoliert waren, weil sie ein Headset und Videokonferenzmikrofon verwendeten, und denjenigen, die sich ausschließlich auf das Mikrofon ihres PCs verließen, was u.a. Problemen mit der Halligkeit des Raums verursachte. Dieser Umstand war besonders ungünstig, weil die als besonders wichtig eingestuften Besprechungen genau diejenigen waren, die meistens über Video abgehalten wurden, nämlich gemeinsame Arbeitssessions und Teambesprechungen.

Schon jetzt sind IT-Manager:innen durch die bevorstehende Neuorganisation stark gefordert. Sie sollten durch die rasant steigende Anzahl von Meetings, die technischen Support vor Ort oder aus der Ferne erfordern, nicht überlastet werden; die Rückkehr ins Büro soll schließlich für alle glatt verlaufen. Also: zurück in die Firma – ja sicher. Jedoch nicht, wenn dazu eine unangemessenen Anzahl an Maßnahmen ergriffen werden muss oder ohne die Mitarbeiter:innen miteinzubinden.  Das wichtigste Ziel ist nicht Audio in Studioqualität, sondern dass jeder den anderen verstehen kann. Sprachverständlichkeit hat Priorität, und das erfordert eine sorgfältige Bewertung der raumbezogenen Anforderungen und der Beschallungsanlage sowie die kompetente Beherrschung des Audiosystems, welches nicht einfach nur nach Gehör eingestellt werden kann. Entgegen dem in der AV-Welt vorherrschenden Mythos ist Audio keine Kunst, sondern eine Wissenschaft.

Keine Sprachverständlichkeit ohne DSP

Ein Mikrofon alleine ist für die Klangverarbeitung nicht ausreichend, es ist vielmehr eine intelligente Technologie dahinter notwendig. Nur DSP (Digitalsignalverarbeitung) kann Störgeräusche reduzieren und gezielt die Stimmen der im Raum Anwesenden isolieren, um die Sprachverständlichkeit und Wiedergabe zu verbessern. Letztendlich ist DSP – ganz gleich ob direkt im Deckenmikrofon integriert, als Software oder als separate Hardware – ein wesentlicher Bestandteil des Audiosystems eines Raums, der die Verbindung zwischen Mikrofon und Video-Codec ermöglicht. Das ist auch der Grund, warum ein Mikrofon ohne DSP nicht für Teams zertifiziert werden kann.  Unabhängig von der Raumkonfiguration ermöglichen DSPs die Steuerung unterschiedlichster Umgebungen.

Viele Angestellte haben bereits den Bedarf nach einem Videokonferenzsystem signalisiert, das genauso einfach wie zuhause funktioniert. Darauf müssen sich IT-Manager:innen jedoch noch vorbereiten. Durch die Verlagerung multimedialer Dienste in die IT-Abteilung müssen IT-Manager:innen zwei Netzwerke – AV und IT – im Unternehmen erfolgreich zusammenlaufen lassen und dabei eine gute Nutzererfahrung gewährleisten, um flüssigerer Abläufe zu ermöglichen. Die Konvergenz von AV und IT ist elementar, und DSP stellt die Verbindung dar, die ein reibungsloses und erfolgreiches Audioerlebnis ermöglicht.