IT-Verantwortliche und die Herausforderungen hybriden Arbeitens

IT-Manager:innen stehen derzeit vor der schwierigen, aber wichtigen Aufgabe, in ihren Unternehmen virtuelles Arbeiten zu ermöglichen, ohne die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter:innen zu beeinträchtigen.

Eine Analyse von Enrique Borges, Senior Market Development Manager bei Shure Frankreich.

Enrique Borges, Senior Market Development Manager bei Shure Frankreich.

Der digitale Wandel wurde durch die Coronakrise enorm beschleunigt und ist für den zukünftigen Erfolg von Unternehmen weltweit wichtiger als je zuvor.

Die IT-Abteilungen aller Branchen sind mit der Aufgabe konfrontiert, reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten, während die Belegschaft in unvorhersehbaren Phasen zwischen Homeoffice und der Arbeit im Büro wechselt.

Wie schlagen sich die IT-Abteilungen angesichts dieses kontinuierlichen Wandels? Wie bewältigen sie die Veränderungen, die vereinheitlichte Kommunikationstools mit sich bringen, und welche Prioritäten setzen sie angesichts der voranschreitenden Restrukturierung der Arbeitswelt?

Anpassung an den Anstieg von Videokonferenzen

Durch die Pandemie sind Remote-Arbeit und Videokonferenzen exponentiell angestiegen. IT-Verantwortliche mussten deshalb die Strukturen sehr rasch an die neue Situation anpassen. Nachdem Regierungen erste Lockdown-Regelungen angekündigt hatten, mussten sie sichere Plattformen aufsetzen – und das meist ohne die Hilfe ihrer Vertriebspartnern oder Systemplanern, da diese angesichts der Situation selbst überlastet waren. Im Eifer des Gefechts konzentrierten sich viele Entscheidungsträger darauf, ihre Mitarbeiter:innen mit Zugängen auf IT-Systeme auszustatten, und verließen sich auf die Nutzung herkömmlicher Kollaborationstools. Viele mussten daher von einem Tag auf den anderen mit demselben Equipment zurechtkommen, das sie bereits vor der Krise genutzt hatten. Im Alltag verdeutlichte die intensive Nutzung von Videokonferenzsystemen jedoch bald, dass diese Ausstattung der neuen Situation in Bezug auf Qualität und Komfort nicht gerecht wurde.

Die IT-Abteilungen gingen zwar auf die hardwarebezogenen Anforderungen der Nutzer:innen ein, konnten ihnen jedoch darüber hinaus keine ausreichende Unterstützung bieten, da sie mit der Umsetzung neuer Infrastrukturen und Netzwerkzugängen beschäftigt waren.

„Ist Ihnen schon aufgefallen, dass es erstaunliche Parallelen zwischen einem Auto und einer Videokonferenzlösung gibt? Beide müssen je nach Verwendungszweck ausgewählt werden. Ein kleines Stadtauto ist zum Beispiel sinnvoll für kurze Strecken. Auch wenn man einmal pro Monat von Paris nach Marseille fahren muss, ist es noch akzeptabel. Wenn täglich jedoch 1.600 Kilometer zurückgelegt werden müssen... In dieser Lage befanden sich viele Mitarbeiter:innen während des Lockdowns – sie mussten plötzlich unter vollkommen anderen Vorzeichen die gleichen Videokonferenzsysteme nutzen wie zuvor. Jeden Tag mit dem kleinen Stadtwagen zwischen Paris und Marseille zu pendeln, ist sehr anstrengend. Auf lange Sicht lohnt es sich, eine komfortable, leistungsstärkere und zuverlässigere Limousine anzuschaffen.“ - Enrique Borges, Senior Market Development Manager bei Shure Frankreich.

Komplexität angesichts der COVID-Einschränkungen

Nur sehr wenigen Unternehmen war bewusst, wie komplex sich die Anpassung ihrer Besprechungsräume und AV-Ausstattung an die COVID-Regelungen gestalten würde (zum Beispiel an die Anforderung, Räume nur noch zu 50% auszulasten).

Sie glaubten, es reiche aus, einfach jeden zweiten Stuhl zu entfernen – und scheiterten dann an der entsprechenden Anpassung der technischen Ausstattung. Also mussten sie sehr schnell neue Räume einrichten, um die Abstandsregelungen ein- und gleichzeitig den Betrieb aufrechtzuerhalten. Um die Probleme mit Video-, Audio- und EDV-Systemen zu lösen, waren in dieser Situation einmal mehr die IT-Abteilungen gefordert.

Audioqualität gewinnt zunehmend an Bedeutung

Wenn man in einer Videokonferenz die anderen Teinehmer:innen nicht hören kann und von ihnen nicht gehört wird, kann schlicht und einfach keine Besprechung stattfinden. Audioabnahme gestaltet sich in der Regel schwieriger als das Umsetzen der Videoübertragung, da eine hochwertige Tonqualität stärker von der Raumgestaltung (Ausstattung, Akustik, Dimensionen) und den Nutzern beeinflusst wird. Und obwohl guter Klang essentiell zu produktiver und komfortabler Arbeit beiträgt, steht er auf der Prioritätenliste vieler IT-Manager:innen an letzter Stelle.

Seit langer Zeit haben Branchenprofis und Hersteller auf die Bedeutung guter Audioqualität hingewiesen. Vielen Unternehmen wurde jedoch erst aufgrund der massiven Nutzung von Kollaborationstools während des ersten Lockdowns und nach der anschließenden Rückkehr ihrer Mitarbeiter:innen aus dem Homeoffice in den Betrieb bewusst, wie schlecht ihre Räume in dieser Hinsicht ausgestattet sind. Die Krise hat bestätigt, dass Audioqualität ein essentieller Faktor für Kommunikation und effiziente Besprechungen ist.

Zertifizierungen und Technologiepartner

Mittlerweile ist kollaboratives Arbeiten in allen Branchen Standard. Was einst mit dem einfachen Teilen von Dokumenten in der Cloud begann, hat sich nun zu einem Teams-Universum entwickelt, in dem man – mit einigen wenigen Ausnahmen – seinen gesamten Arbeitstag absolvieren kann. Kollaborationstools sind unverzichtbar geworden, um in der neuen Arbeitswelt Business Continuity zu gewährleisten.

Mit der 365-Plattform hat Microsoft einen wichtigen Beitrag dazu geleistet, das kollaborative Arbeiten in unserem Alltag zu verankern. Und obwohl wir uns schon mitten im Wandel befinden, werden wir in Zukunft sogar noch mehr Zeit in virtuellen Besprechungen verbringen, um uns mit unseren Kolleg:innen auszutauschen. Darüber hinaus wird die Kommunikation verstärkt über Chat-Nachrichten statt per Email stattfinden.

Mit der Teams-Plattform hat Microsoft eine Referenzlösung für kollaboratives Arbeiten etabliert. Viele IT-Manager:innen haben zudem erkannt, dass es sich lohnt, bei der Aufrüstung der AV-Systeme auf zertifizierte Produkte zu setzen, die in gemischten Systemen mit Geräten verschiedener Hersteller zuverlässig funktionieren und eine einfachere Integration gewährleisten.

Bevor der Bereich immer mehr in die Zuständigkeit der IT rückte, war das Konzept markenübergreifender Partnerschaften im AV-Segment nicht sehr verbreitet. Um dem Zeitalter der AV/IT-Konvergenz gerecht zu werden, mussten sich Systemintegrationsfirmen schnell Expertise auf den Gebieten der Computer- und Netzwerktechnik aneignen. Heutzutage müssen Hersteller von Audio- bzw. AV-Technik flexible, kompatible Lösungen anbieten.

IT-Verantwortliche streben nach Autonomie

Die Rückkehr der Mitarbeiter:innen ins Büro nach der Pandemie ist eine Herausforderung für die IT, da Besprechungsräume besser ausgestattet werden müssen, um reibungslose hybride Besprechungen mit Teilnehmern vor Ort und im Homeoffice zu ermöglichen und ihr Leben so zu erleichtern.

Um dies zu erreichen, müssen IT-Verantwortliche mehr als je zuvor auf eine optimale Nutzererfahrung und zertifizierte Produkte setzen. Alle IT-Abteilungen haben ein Ziel: Mit ihren Arbeitsbedingungen zufriedene Mitarbeiter:innen – und dazu gehört eine hochwertige, gut durchdachte technische Ausstattung. IT-Manager:innen streben zudem danach, Besprechungsräume autonomer zu gestalten und möchten auch zu diesem Zweck zertifizierte Produkte installieren. Deshalb erwarten sie von ihren Systemintegratoren nun innovative Lösungen, die eine einfache Installation, Konfiguration und Nutzung gewährleisten.

IT-Verantwortliche, die dieser zweiten Welle von Maßnahmen skeptisch gegenüberstanden, wünschen sich nun Sicherheit, Autonomie und Flexibilität, beherrschbare Lösungen und die Möglichkeit, Räume selbst aufrüsten zu können – alles wichtige Voraussetzungen. Der nächste Schritt ist es, autonom genug zu werden, um Besprechungsräume eigenständig modifizieren oder aufrüsten zu können, ohne regelmäßig auf die Dienste eines AV-Integrators angewiesen zu sein – unabhängig von der Art und Größe des Raums.

In dieser auch wirtschaftlich sehr unsicheren Situation kann eine ausgewogene Umsetzung hybrider Arbeitsbedingungen nicht länger aufgeschoben werden. Diese Herausforderung muss nun jedes Unternehmen angehen, indem es die neuen Anforderungen seiner Belegschaft berücksichtigt, ohne den Sicherheitsaspekt bei der Wahl der Plattformen und Kollaborationstools zu vernachlässigen.