¿Pueden convivir el trabajo híbrido y las reuniones audiovisuales corporativas?

El trabajo híbrido, muy valorado por la flexibilidad que permite, es omnipresente ahora que las empresas trabajan cada vez más con equipos de trabajo dispersos, una tendencia que sin duda perdurará tras el desconfinamiento.

La consecuencia directa es que muchos departamentos de TI tendrán que replantearse su forma de trabajar para que, a largo plazo, la colaboración remota no afecte al día a día de la empresa.

Las oficinas están viviendo una gran transformación conforme se están desarrollando formatos mixtos en los que se dará prioridad a los nuevos acuerdos sobre el teletrabajo, los horarios de trabajo y otros compromisos asumidos con la empresa. ¿Cómo se están preparando las empresas para el regreso de sus empleados y qué lugar ocupará el trabajo híbrido en su organización?

Lo cierto es que durante estos meses de confinamiento, muchos se han quejado de la falta de fluidez en las videoconferencias, culpando de ello a una mala conexión o al software, sin pensar siquiera en la configuración del sonido.

William Zadnik, Senior Applications Engineer, Shure France

Replantearse la configuración de las salas de reuniones: un rompecabezas para los CIO

En Francia, algunas empresas ya han tomado la delantera al implantar su nueva política de trabajo posconfinamiento: los empleados tendrán que ir al menos un día a la semana a la oficina. Cuando acudan a su puesto de trabajo, ya no será solo para leer sus correos electrónicos o desempeñar sus tareas, sino para reunirse y establecer contactos. En la distribución del espacio se favorecerán las salas de reuniones en detrimento de los despachos individuales. Sin embargo, ¿cómo saber cuántos empleados seguirán teletrabajando y cuántos acudirán presencialmente a la oficina? ¿Vendrán todos a la oficina el mismo día? ¿Podrán los que trabajan desde casa interactuar a distancia con los compañeros que se encuentran en la oficina?

La perspectiva del desconfinamiento plantea miles de dudas. Nada permitía prever una situación semejante y el tema va más allá de una mera revisión de los planes de ocupación del suelo. Más que invertir en el equipamiento de las salas de reunión, se trata de cuestionar la verdadera finalidad del espacio de trabajo y de redefinir las modalidades de colaboración para evitar que se generalicen las reuniones frustrantes que, además de ser desagradables para los usuarios, pueden desembocar en decisiones sesgadas al dar la palabra a unos más que a otros.

Con la generalización del teletrabajo, las empresas están migrando hacia un formato mixto de trabajo en remoto y presencial. Este modelo es problemático porque plantea auténticos retos en cuanto a la toma de palabra y a la inteligencia colectiva.

El empleado que teletrabaja tiene que silenciar su micrófono para evitar ruidos mientras sus compañeros presentes en la sala de reuniones dialogan, interactúan, bromean y debaten. Tantas emociones que es necesario descodificar, tantos mensajes que hay que transmitir sin sesgo, tantas frustraciones que crean desigualdades entre los que, en pantalla, parecen literalmente formar parte del decorado y los que están presentes en la oficina. El teletrabajo ha cambiado las relaciones entre los empleados, pero no hay que permitir que la brecha se acentúe con el desarrollo del trabajo híbrido. Los CIO ya no pueden seguir dejando de lado el audio, puesto que la cuestión no es si el sistema de videoconferencia es compatible con otros sistemas, sino más bien si la sala de reuniones es compatible con los sistemas que utilizan los empleados, los clientes y los proveedores.

Elegir el modelo adecuado de trabajo híbrido

En general, los empleados quieren utilizar en la oficina los mismos sistemas que utilizan en casa para realizar sus llamadas por videoconferencia, de ahí el éxito de plataformas como Teams, Zoom o BlueJeans, que les permiten conectarse tan fácilmente como si estuvieran en casa.

Sin embargo, el hecho de que las videoconferencias se hayan convertido en algo habitual, porque han dejado de ser dominio exclusivo de las salas de juntas, no significa que hayan ganado en calidad ni en productividad. Aunque las pequeñas salas de reuniones han gozado de popularidad durante mucho tiempo, está claro que ya no son adecuadas para la situación actual, trastocada por las medidas de distanciamiento en vigor.

Antes de la pandemia, en las empresas siempre han sido necesarias las reuniones cara a cara. No en vano, la mayoría de ellas han permitido a sus empleados volver a la oficina dos o tres días a la semana, a la vez que se mantenía el teletrabajo. En este contexto, la solución de utilizar su propio dispositivo en las reuniones, lo que se conoce como BYOM (Bring Your Own Meeting) es una idea que les resulta muy atractiva a los empleados: cada uno puede realizar las videollamadas utilizando su propio PC, sin tener que recurrir a los sistemas de hardware tradicionales. Adiós a los miles de cables de audio, vídeo, alimentación, monitorización, control, configuración y, en definitiva, a las intervenciones técnicas necesarias por problemas de conexión y desconexión inesperados.

Todos estos sistemas funcionan de maravilla, excepto cuando hay que celebrar una reunión con 20 personas, se necesita un espacio amplio a causa de las restricciones sanitarias y no se puede utilizar la sala de juntas porque está ocupada por el director general.

Los empleados pueden seguir realizando las videoconferencias utilizando la cámara y el micrófono de su PC, pero resulta más complicado en una sala con un aforo para 20 personas que, para mantener el distanciamiento físico necesario, es ocupada por 10 personas convenientemente repartidas alrededor de la mesa, porque las únicas personas a las que el participante remoto podrá escuchar serán las que se encuentren cerca del ordenador, sin mencionar los posibles problemas acústicos.

Regresar a la oficina, sí, pero no a costa de multiplicar las intervenciones técnicas

Incluso antes de la crisis sanitaria, una encuesta de la consultora Illuminas realizada a 400 responsables de TI en Estados Unidos puso de manifiesto que 4 de cada 5 frustraciones estaban relacionadas con el audio, y que el ruido de fondo (51 %) encabezaba la lista de preocupaciones de los empleados encuestados, por delante de las dificultades técnicas (45 %), el eco de sonido (43 %) y el hecho de oír solo una parte de la conversación (40 %). De ellos, los altos directivos declararon pasar mucho más tiempo en videoconferencia, y el 68 % notificó al personal informático de problemas en la sala de reuniones al menos una vez por semana.

Posteriormente, la encuesta del primer confinamiento reveló la existencia de disparidades entre, por un lado, los empleados que estaban aislados del ruido circundante por disponer de auriculares y un micrófono para videoconferencias y, por otro lado, los que solo podían contar con el micrófono de su PC con los consiguientes problemas de reverberación. Esta situación era especialmente perjudicial porque las reuniones consideradas más cruciales para la empresa seguían siendo las que se celebraban con mayor frecuencia por videoconferencia, es decir, las sesiones de trabajo colaborativo y las reuniones de personal.

Los CIO ya están muy ocupados con la inminente reorganización. Además, no deberían verse desbordados por la explosión del número de reuniones que necesitan asistencia técnica ya sea en directo o a distancia. La vuelta a la oficina debe ser fácil para todos. Por lo tanto, volver a la empresa, sí, pero no a costa de un número exagerado de intervenciones y de una desvinculación de los empleados, ya que con la multiplicación de las videoconferencias, no se debería descolgar el teléfono y tener que hacer un esfuerzo para entender lo que dice un colega francés que nos hable en inglés. Lo más importante no es tener una calidad de estudio, sino que todo el mundo pueda entenderse. La inteligibilidad es lo primero, lo cual requiere una evaluación precisa de las necesidades de la sala, un análisis exhaustivo del sistema de sonido y un profundo conocimiento de la cadena de audio, ya que un sistema no se puede ajustar de oído. En contra del mito perpetuado en el mundo de la integración audiovisual, el audio no es un arte, sino una ciencia.

No hay inteligibilidad sin DSP

Para gestionar correctamente el procesamiento del sonido, no basta con un micrófono: se necesita el respaldo de la inteligencia y la electrónica. Solo el procesamiento digital de señales, o DSP, puede reducir el ruido no deseado y aislar las voces de los presentes para mejorar la inteligibilidad y la reproducción del sonido. Al final, ya sea integrado en un micrófono de techo, en un software o en un hardware dedicado, el DSP es una parte integral del sistema de audio de la sala, que permite esta conexión entre el micrófono y el códec. Por eso, hoy en día, no se puede certificar un micrófono para una sala de Teams sin un DSP. Independientemente de la configuración de la sala, el DSP siempre salvará la situación, además de ayudar al CIO a gestionar entornos cada vez más diversificados.

Los empleados han dejado claro que necesitan un sistema de videoconferencia que funcione con la misma facilidad que en casa. En cualquier caso, los CIO tienen que estar preparados. Con la migración de los servicios multimedia al departamento de TI, los CIO deben conseguir que las dos redes, la audiovisual y la de TI, cohabiten en la empresa, teniendo en cuenta una experiencia de usuario que evoluciona hacia una mayor fluidez. La convergencia AV/TI podría convertirse en el Santo Grial de las reuniones audiovisuales, y el DSP seguirá siendo la última puerta que permite esta conexión, para lograr una experiencia de audio fluida y eficaz.