Pourquoi un audio irréprochable exige de nouvelles règles de bonne conduite en réunion

Le bruit des emballages de nourriture. Le bavardage entre participants. Le tapotement continu des doigts sur les touches des claviers. Ça vous rappelle quelque chose ? Alors que de plus en plus d'entreprises investissent dans des solutions audio numériques modernes pour leurs salles de réunion, l'expérience utilisateur qui accompagne ces avancées technologiques tend à voir se rapprocher virtuellement les participants distants des visioconférences qui peuvent désormais collaborer comme s'ils étaient tous présents dans une même pièce.

Qu'il s'agisse d'un cabinet juridique ayant besoin d'une clarté absolue pour s'assurer que toutes les parties présentes dans la salle (et à l'extérieur) peuvent entendre ce qui se dit, ou de l'équipe d'une banque en discussion avec un client à l'autre bout du monde, l'importance d'un son claire et intelligible dans les réunions est de plus en plus admise dans le monde des affaires. L'une des raisons en est que, dans de nombreux cas : le temps, c'est de l'argent. Moins on passe de temps à faire répéter des échanges mal compris, plus vite on peut conclure une réunion.

Des réunions réalistes - de partout

Chez Shure, nous visons à rendre les réunions aussi réalistes que possible pour les personnes qui ne sont pas physiquement présentes dans la salle de réunion. Elles peuvent se trouver dans une autre salle du même bâtiment, dans un autre immeuble de bureaux, ou se joindre à la réunion depuis leur domicile. Depuis quelque temps, nous utilisons également des salles plus grandes, mais avec moins de monde, afin d'appliquer la distanciation sociale de rigueur dans les réunions.

Une question qui m'est maintenant souvent posée par les services informatiques et audiovisuels avec lesquelles je travaille concerne les règles de bonne conduite à suivre dans ces réunions. Qu'ils utilisent nos microphones multicapsules de plafond, muraux - solutions idéales pour des réunions sans contact - ou nos microphones de table, la qualité du son peut être si bonne que nous sommes capables de saisir chaque nuance et détail de la parole, souvent à une grande distance du microphone lui-même. Cependant, alors que les responsables AV et IT savent comment fonctionnent ces technologies, les utilisateurs finaux - les personnes présentes aux réunions - ne sont souvent pas aussi bien informés.

Les règles de bonne conduite

La première chose que je conseille à mes clients est de dire aux personnes assistant à une réunion est que s'ils peuvent entendre un son dans la salle, alors il est probable que tous les autres participants entendront aussi ce bruit. C'est le but de la technologie - un microphone est là pour faire le travail d'un microphone.

On m'a récemment demandé de fournir un ensemble de directives à afficher dans une salle de réunion, à destination des utilisateurs. Voici donc mes quatre principaux conseils quant aux règles de conduite à appliquer en visioconférence dans les salles de réunion :

Sachez qu'une technologie comme l' écosystème audio de Shure est conçue pour rendre une réunion aussi réaliste que possible avec la meilleure qualité audio de sa catégorie - de n'importe où ; qu'il s'agisse d'une réunion entre deux personnes seulement ou avec de multiples intervenants.
Pensez au bruit que vous faites- le froissement du papier, le tapotement des doigts sur les claviers, le cliquetis des cuillères à café dans les tasses et, surtout, les apartés et bavardages avec un collègue que vous ne voulez pas que tous les autres entendent.
N'ayez pas peur d'utiliser le bouton de mute de votre système en salle si vous avez besoin d'avoir une conversation privée.
Enfin, respectez les autres participants de la réunion présents dans la salle, ainsi qu'à l'autre bout de l'appel. Certaines entreprises utilisent même symboliquement un objet qui passe de main en main pour formaliser la prise de parole ; celui qui a l'objet parle, pas les autres.

Rien de très compliqué finalement. L'essentiel est de se rappeler que cette technologie est conçue pour offrir une qualité audio supérieure. Ainsi, vous pouvez entendre et être entendu, de n'importe quel endroit dans la salle de réunion ou à distance.

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