Quelle est la nouvelle réalité de la vidéoconférence ?

Comme la plupart des responsables informatiques et audiovisuels, j'ai dû repenser le modèle de travail hybride à la lumière de ce que sont devenues les visioconférences et de leur importance.

Comment offrir à tous la même opportunité de participer activement aux réunions, que ce soit à distance ou en personne ?

Une mauvaise qualité audio pouvant nuire à l'expérience collaborative, il est indispensable que les outils de communication modernes, dans un écosystème d'équipements, de logiciels et d'accessoires, mettent l'accent sur l'audio.

Vos réunions favorisent-elles vraiment la collaboration dans le monde du travail hybride actuel ? Les participants à distance peuvent-ils voir et être entendus ? Ou la conversation est-elle menée essentiellement par les participants présents physiquement sur site ? C'est ce que nous appelons l'équité en matière de réunion, quand tous les participants se voient offrir la même chance d'apporter leur pierre à l'édifice, où qu'ils se trouvent.

Le travail hybride étant devenu la nouvelle norme mondiale, je suis convaincu que ce sujet trouvera un écho auprès des responsables informatiques et audiovisuels. Dans ce paysage, nous devons nous assurer de fournir à nos équipes les outils de collaboration appropriés pour rester productives. Et ces outils incluent les technologies audio.

Nous ne faisons qu'un avec notre voix

Certains demanderont, « Pourquoi l'audio ? ». C'est une bonne question. En investissant dans le bon équipement audio, nous ne faisons pas qu'améliorer le lieu de travail. Nous offrons également aux membres de l'équipe un environnement où ils peuvent se sentir impliqués, et où la collaboration est aisée et la productivité maximisée. Avec pour résultat final d'accroître leur bien-être.

Pour le dire autrement, permettez-moi de citer un collègue : « Nous ne faisons qu'un avec notre voix » Par là, il veut dire que le son que nous transmettons peut affecter la perception que les autres ont de nous. En cas de coupure du son ou de dysfonctionnement, l'effet est semblable à celui d'une image de mauvaise qualité ou trop sombre.

L'impact sur la manière dont les autres vous perçoivent n'est pas négligeable. Une mauvaise qualité audio chez un des participants à distance, et les autres participants en présentiel ou en distanciel seront moins enclins à l'inclure dans les discussions.

Ce qui me ramène à l'un des sujets essentiels chez Shure : l'équité dans les réunions. Un article récent du Washington Post décrit l'expérience "étonnamment déconcertante" vécue par une employée : celle-ci s'est sentie "isolée" en entendant, lors d'une réunion à laquelle elle participait depuis chez elle, "les rires et les bavardages - en aparté - des participants en présentiel, qu'elle ne voyait par ailleurs pas très bien".

Notre maître-mot : l'équité

Cette réalité douloureuse est vécue par un grand nombre d'utilisateurs aujourd'hui. Il est clair qu'une personne régulièrement exclue des discussions, ou dont les remarques ou les idées ne retiennent pas la même attention, se sentira marginalisée et désavantagée par rapport aux autres participants. En d'autres termes, sa contribution est minimisée et elle ne se trouve plus sur un même pied d'égalité avec ses collègues.

Voici ce que dit le Washington Post à ce sujet : "Entre l'écho désagréable pouvant survenir entre deux employés situés à proximité et les difficultés à entendre et à voir les personnes qui participent depuis une salle de conférence, nombreux sont les adeptes du travail hybride à découvrir à quel point les appels vidéo peuvent être frustrants, complexes et parfois tout simplement injustes."

En tant que responsable informatique dans le secteur de l'audiovisuel, je suis particulièrement sensibilisée à l'importance d'assurer une expérience inclusive. Comment éviter que nos équipes ne soient la proie d'une fatigue moral et d'une motivation en berne alors que le télétravail se généralise, comme 56% des équipes semblent l'indiquer dans une étude réalisée par Frost & Sullivan ?

Intégration aux plates-formes de collaboration

Dans les faits, sans une technologie audio efficace intégrée aux plates-formes de collaboration - telles que Microsoft Teams, Zoom, WebEx et autres - devenues incontournables dans le monde du travail, il devient difficile (voire impossible) d'organiser des réunions réellement inclusives. Dans quelles technologies faut-il donc investir pour connecter les employés entre eux de manière transparente et donner à chacun les mêmes chances de participer ? Comment aménager les espaces de travail pour les adapter au travail hybride et garantir à vos salariés un son irréprochable, quel que soit l'endroit depuis lequel ils travaillent ?

Dans notre étude réalisée en collaboration avec Frost & Sullivan, nous recommandons un "écosystème audio composé d'équipements, de logiciels et d'accessoires capables de stimuler l'implication et la productivité en améliorant les services de visioconférence que les employés utilisent désormais de manière intensive".

Un tel écosystème peut regrouper des microphones, des enceintes et le traitement du signal audio qui s'intègrent parfaitement à vos plates-formes de communication pour améliorer la qualité sonore. Pour s'assurer que les systèmes audio viennent complémenter les investissements réalisés dans l'infrastructure IT, les responsables informatiques et audiovisuels doivent se pencher sur la manière dont l'écosystème audio peut s'intégrer aux technologies de communications unifiées tierces.

Améliorer la productivité et le bien-être

Assurer une expérience audio véritablement collaborative demande du temps et des efforts. Mais ces efforts sont récompensés dès lors que vos collègues peuvent partager leur avis et leur expertise de manière audible, qu'ils soient physiquement présents ou non à la réunion. En améliorant l'expérience globale, les nouvelles technologies audio éliminent la lassitude des réunions. Le moral est dopé, car les équipes qui participent à distance ne se sentent plus exclues. Autant d'éléments qui améliorent la productivité et le bien-être des équipes.

Participer à une réunion hybride, en présentiel ou en distanciel, doit être un plaisir, pas un calvaire, pour les participants. Quel est le ressenti de vos équipes lorsqu'elles participent aux réunions ?