Wat is de nieuwe realiteit van videoconferenties?

Zoals de meeste leidinggevenden in IT en AV, moest ik ook nadenken over het hybride werkmodel voor videoconferenties op basis van de nieuwe realiteit.

Hoe kunnen we zorgen dat iedereen een gelijke kans krijgt om bij te dragen aan vergaderingen, of je nu vanuit huis werkt of fysiek aanwezig bent.

Een slechte audiokwaliteit kan een hindernis zijn voor een daadwerkelijk samenwerkende ervaring. Daarom moet audio in de moderne communicatie-toolkit van een ecosysteem van hardware, software en accessoires aanwezig zijn.

Wordt er in uw vergaderingen daadwerkelijk samengewerkt in de hybride wereld van vandaag de dag? Worden de mensen die deelnemen vanuit huis gehoord en gezien? Of wordt het gesprek overheerst door de mensen die fysiek aanwezig zijn? We verwijzen hiernaar met het woord 'vergadergelijkheid'. Iedereen verdient een gelijke kans om deel te nemen, ondanks de plek van waar ze de vergadering bijwonen.

Het is een onderwerp waarvan ik weet dat IT- en AV-leidinggevenden zich erin zullen herkennen, omdat hybride werken wereldwijd de nieuwe norm is geworden. In dit landschap moeten we ervoor zorgen dat onze teams de juiste samenwerkingstools hebben om even productief te blijven als altijd. Bij deze tools kan audiotechnologie niet ontbreken.

We zijn hoe we klinken

Ik hoor jullie denken: waarom audio? Dat is een goede vraag. Ik denk dat we, door in de juiste audio-apparatuur te investeren, niet alleen de werkomgeving kunnen verbeteren maar ook kunnen zorgen dat teams in een omgeving kunnen werken waarin iedereen zich betrokken voelt, de samenwerking naadloos verloopt en iedereen zo productief mogelijk is. Dit leidt uiteindelijk tot een beter welzijn van alle teamleden.

In andere woorden, zoals een collega van me het eenvoudig verwoordt: we zijn hoe we klinken. Wat hij hiermee bedoelt, is dat hoe we klinken de manier kan beïnvloeden waarop onze mening wordt ontvangen. Het effect van audio die hapert of het niet doet is te vergelijken met een foto die te donker is of een slechte kwaliteit heeft.

Het heeft een grote invloed op hoe anderen je zien. Slechte audio-kwaliteit van iemand die op afstand deelneemt kan ervoor zorgen dat de aanwezige deelnemers of de andere deelnemers op afstand deze persoon minder snel zullen betrekken bij de discussie.

Zo kom ik terug bij vergadergelijkheid, wat hier bij Shure een belangrijk onderwerp is. Onlangs stond er een artikel in de Washington Post, waarin de 'verrassend ondermijnende' ervaring van een medewerker werd bescrheven die zich tijdens het bijwonen van vergaderingen vanuit huis geïsoleerd voelde. Dit kwam voornamelijk door het gelach en gepraat van de personen die fysiek aanwezig waren, van wie ze er veel niet goed kon zien.

Op zoek naar gelijkheid

Dit is de pijnlijke realiteit die veel gebruikers momenteel ervaren. Het is duidelijk dat de opmerkingen of ideeën van iemand die consequent wordt buitengesloten van de discussie niet worden gezien als waardevol. Deze persoon wordt gemarginaliseerd en benadeeld in vergelijking met andere deelnemers. In andere woorden, de waarde van de input wordt tekortgedaan en de persoon staat niet op gelijke voet met collega's.

The Washington Post beschrijft het probleem als volgt: "Op veel hybride werkplekken komt men tot de conclusie dat videogesprekken frustrerend, ingewikkeld en soms simpelweg ongelijk kunnen zijn. Dit gaat van de vreselijke echo die ontstaat wanneer twee werknemers tijdens een videoconferentie met hun apparaten bij elkaar in de buurt zijn tot mensen die een vergadering bijwonen vanuit een conferentieruimte en niet goed gehoord of gezien kunnen worden."

Als een IT-leidinggevende in de AV-sector weet ik dus dat het een uitdaging is om de beste inclusieve vergaderingservaring te creëeren. Hoe voorkomen we dat onze teams de dupe worden van een lage moraal en betrokkenheid als gevolg van de toename van werken op afstand, zoals aangegeven door 56% van de teams in een onderzoek van Frost & Sullivan?

Integraties met samenwerkingsplatforms

De realiteit is dat het zonder goede audiotechnologie, die is geïntegreerd in Microsoft Teams, Zoom, WebEx en andere samenwerkingsplatforms die onmisbaar zijn geworden op de werkplek, moeilijk (zo niet onmogelijk) is om daadwerkelijk inclusieve vergaderingen tot stand te laten komen. In welke technologieën kun je dus investeren zodat teams zich naadloos met elkaar in contact kunnen komen en iedereen een gelijke kans krijgt om een bijdrage te leveren? Hoe kunnen werkplekken worden ingericht zodat er plaats is voor hybride werken en de audio overal probleemloos werkt, waar medewerkers zich op een bepaalde dag ook bevinden?

In het gezamenlijke research paper van Shure en Frost & Sullivan bevelen we een audio-ecosysteem aan dat bestaat uit hardware, software en accessoires waarmee de betrokkenheid en productiviteit worden gestimuleerd. Dit gebeurt door de audiovisuele conferentieservices waar medewerkers nu mee werken te verbeteren.

Zo'n ecosysteem creërt een bundel van microfoons, luidsprekers en digitale signaalverwerking (DSP) die naadloos geïntegreerd worden met uw communicatieplatforms voor een verbetering van de audiokwaliteit. IT- en AV-leidinggevenden moeten overwegen hoe het audio-ecosysteem kan worden geïntegreerd met gestroomlijnde communicatietechnologieën van derden om te zorgen dat de audio-infrastructuur een toevoeging is aan bestaande IT-investeringen.

Productiviteit en welzijn bevorderen

Een feilloze gezamenlijke audio-ervaring bewerktstelligen kost tijd en moeite. Die moeite loont echter als collega's de mogelijkheid krijgen om op een duidelijke manier hun mening te geven en hun expertise te uiten, zonder dat het uitmaakt vanaf welke plek ze een vergadering bijwonen. Met nieuwe audiotechnologieën die de algehele ervaring verbeteren kan de 'vergadermoeheid' worden weggenomen. De moraal wordt gestimuleerd, omdat teams die op afstand deelnemen niet langer het gevoel krijgen dat de ervaring op kantoor voorrang krijgt. Dit alles leidt tot een betere productiviteit en welzijn van het team.

Een hybride vergadering bijwonen, of dat nu via fysieke aanwezigheid is of op afstand, zou leuk moeten zijn en geen moeite moeten kosten. Wat vinden uw teams van de vergaderingen die ze bijwonen?