I CIO si misurano con la sfida del lavoro ibrido

Conciliare desktop virtuale, produttività e coinvolgimento dei dipendenti è diventato un problema per i CIO, ma anche una priorità.

Analisi di Enrique Borges, Senior Market Development Manager presso Shure France.

Enrique Borges, Senior Market Development Manager presso Shure France

Dopo aver vissuto un'accelerazione senza precedenti dall'inizio della crisi sanitaria, la trasformazione digitale si sta rivelando più che mai un tema cruciale per il futuro delle imprese, sia a livello nazionale che internazionale.

La necessità di garantire continuità aziendale nonostante cicli imprevedibili di alternanza fra lavoro in ufficio e da remoto è una sfida per i reparti IT di ogni settore. Data la situazione in continua evoluzione, dove si trovano oggi i dipartimenti IT?

Come si stanno adeguando ai cambiamenti imposti dagli strumenti UC e quali sono le loro priorità di fronte alla nuova organizzazione del lavoro che sta prendendo forma?

Adattarsi a gestire il boom della videoconferenza

L'attuale situazione COVID-19 ha accelerato in modo esponenziale l'adozione del telelavoro e della unified communication. Era quindi necessario che i CIO ripensassero i loro metodi di lavoro in una situazione di assoluta emergenza. Dopo i primi annunci governativi, hanno dovuto creare piattaforme sicure, la maggior parte delle quali senza l'aiuto dei loro partner e integratori, in quanto indisponibili. Nella foga del momento, i CIO hanno quindi concentrato i loro sforzi sull'accesso ai sistemi informativi, affidandosi a soluzioni di comunicazione unificata. Molti dipendenti si sono trovati a dover fare i conti dall'oggi al domani con la stessa attrezzatura che avevano a disposizione prima della crisi. Molto rapidamente, in considerazione dell'utilizzo intensivo di strumenti di videoconferenza su base giornaliera, hanno iniziato a rendersi conto delle lacune e delle insufficienze in termini di qualità e comfort.

Sebbene fossero ricettivi ai problemi relativi all'hardware sollevati dagli utenti, i dipartimenti IT purtroppo non sono stati in grado di supportare immediatamente i dipendenti a causa delle esigenti richieste relative alla creazione di una nuova infrastruttura e alla protezione dell'accesso alla rete.

"Hai mai considerato le somiglianze tra un'auto e una soluzione di videoconferenza? Entrambi devono essere scelte in base all'utilizzo. Una piccola city car, ad esempio, è molto pratica quando non trascorri molto tempo alla guida o quando non viaggi per lunghe distanze. Se per caso devi fare un viaggio di andata e ritorno tra Parigi e Marsiglia una volta al mese, non è un grosso problema. Ma immaginiamo di dover percorrere 1.600 chilometri ogni giorno durante la settimana ... È questa la situazione in cui si sono trovati molti dipendenti, costretti a fare i conti dall'oggi al domani con gli stessi strumenti e apparecchiature di videoconferenza che avevano a disposizione prima della crisi. È difficile andare avanti e indietro tra Parigi e Marsiglia ogni giorno con una city car. Alla lunga è meglio optare per una bella berlina stradale, che offra affidabilità e comfort ".

Enrique Borges, Senior Market Development Manager, Shure France.

Complessità di fronte ai vincoli COVID

Pochissime aziende sono riuscite a rendersi conto della difficoltà e complessità di riorganizzare le sale riunioni e adattare le proprie apparecchiature audiovisive con i vincoli del COVID (come il fatto che le sale che sono occupate al 50%).

Immaginando che sarebbe stato sufficiente per loro rimuovere un posto su due, le aziende hanno dovuto fare i conti con i requisiti tecnologici di questo approccio. Hanno quindi dovuto creare urgentemente nuove stanze tenendo conto delle esigenze di distanziamento sociale. Di conseguenza, i reparti IT in particolare sono stati chiamati a risolvere problemi relativi a video, audio e, ancora, IT.

Consapevolezza crescente delle sfide dell'audio

È un dato di fatto: in videoconferenza, se non puoi sentire i tuoi colleghi e non puoi farti sentire, l'incontro non può aver luogo. Per quanto il valore aggiunto del video sia immediatamente percepibile in una riunione da remoto, l'audio è un fattore molto più complesso da gestire perché dipende dalla stanza (configurazione, acustica, layout) e dai suoi utenti. E sebbene sia essenziale per i dipendenti in termini di qualità e comfort, l'audio è spesso considerato l'ultima priorità dei responsabili IT che hanno appena iniziato a percepire la dimensione di questi problemi.

Per molti anni, professionisti del settore e produttori hanno sensibilizzato sull'importanza dell'audio. Con l'utilizzo eccessivo di strumenti legati alle sfide imposte dal COVID e il ritorno dei dipendenti che lavoravano da remoto, molte aziende sono diventate consapevoli della debolezza delle loro installazioni. La crisi ha confermato fino a che punto la qualità audio sia una priorità nella comunicazione e nelle riunioni.

Certificazione e Partner Tecnologici

Il lavoro collaborativo è diventato uno standard in tutte le aree. Siamo passati da documenti condivisi sul cloud, ad un universo di Teams in cui, con poche eccezioni, potresti trascorrere l'intera giornata lavorativa. Il software di collaborazione è diventato uno strumento essenziale per adattarsi alla sfida di mantenere la continuità aziendale.

Microsoft ha chiaramente contribuito ad rendere solido il lavoro collaborativo nella nostra vita quotidiana verso tutti i suoi clienti che utilizzano la piattaforma 365 aziendale. E, sebbene sia già iniziato, un domani passeremo ancora più tempo in riunioni virtuali collaborando con i nostri colleghi, oltre a comunicare tramite messaggistica piuttosto che e-mail.

Microsoft si è affermata con la sua piattaforma Teams come soluzione di riferimento per la collaborazione professionale. I CIO, che hanno bisogno di migliorare le loro installazioni audiovisive, hanno scoperto l'importanza della certificazione delle apparecchiature per garantire un'integrazione affidabile e semplificata di soluzioni di più produttori

In precedenza, l'idea di partnership tra marchi non era molto presente nel campo audiovisivo aziendale, fino a quando il settore non ha compiuto un passo da gigante verso il mondo IT. Nell'era della convergenza AV / IT, gli integratori si sono trovati rapidamente a parlare di computer e connessioni di rete, aspetti che un tempo non reputavano di propria competenza. Oggi è necessario che i marchi audio, e più in generale audiovisivi, offrano soluzioni che siano interoperabili.

CIO in cerca di autonomia

Riportare i dipendenti in ufficio è la sfida per i CIO nel mondo post-COVID, con la consapevolezza che le sale riunioni devono essere meglio attrezzate per garantire la continuità tra faccia a faccia e telelavoro, e soprattutto offrire ai dipendenti un reale valore aggiunto rendendo le loro vite più facili nel rientro in ufficio.

Per raggiungere questo obiettivo, i CIO devono ora, più che mai, fare affidamento sull'esperienza utente e sulla certificazione. I reparti IT hanno un obiettivo comune: avere dipendenti soddisfatti delle loro condizioni di lavoro e impegno, cosa che sottende attrezzature di buona qualità e ben ponderate. Allo stesso tempo, i CIO stanno cercando di acquisire maggiore autonomia nel gestire le sale riunioni e hanno compreso la possibilità di poter scegliere soluzioni certificate. Questo è il motivo per cui ora si aspettano che gli integratori forniscano loro soluzioni chiavi in mano facili da implementare.

I CIO, che avevano paura di questa seconda ondata di contenimento, ora chiedono tranquillità, autonomia e flessibilità, padronanza delle soluzioni e la capacità di aggiornare una stanza da soli, tutti prerequisiti essenziali. Il passo successivo è essere sufficientemente autonomi da poter modificare o aggiornare le proprie sale riunioni senza dover utilizzare sistematicamente un integratore audiovisivo, qualunque siano il tipo e le dimensioni della sala.

In questa situazione economica incerta, trovare il giusto equilibrio tra lavoro da remoto e lavoro in presenza non è più un grattacapo, ma piuttosto una ricerca che può essere raggiunta solo adeguandosi alle nuove aspettative dei dipendenti, senza rinunciare alla necessità di sicurezza delle piattaforme e degli strumenti di comunicazione unificata utilizzati da qualsiasi organizzazione.