Audioconferenties met minimaal contact: Ben jij er klaar voor?

Na maanden werken op afstand weten velen van ons maar al te goed hoe lastig slechte audio bij conference calls kan zijn. En het is nog niet voorbij. We zijn allemaal in verschillende fases bezig te bedenken hoe we in een wereld na de lockdown moeten gaan werken; daarbij moedigen sommige organisaties hun medewerkers aan om, eventueel een gedeelte van de tijd, terug te keren naar kantoor, en stellen andere hun beslissing tot 2021 uit. Het is wel duidelijk dat onze manier van werken en communiceren voor de nabije toekomst veranderd is, en vergaderingen op locatie en vanuit thuiskantoren naast elkaar zullen blijven bestaan.

Dit alles vraagt om een nieuwe manier van denken over de instrumenten waarmee we communiceren en samenwerken. Hoewel de behoefte aan zo’n nieuwe denkwijze door de coronacrisis extra urgent is geworden, zijn de problemen rond audioconferenties niet nieuw. Al in 2017 bleek uit een onderzoek dat 15 minuten van de gemiddelde conference call van 38 minuten simpelweg werden verspild door opstartproblemen of storende invloeden tijdens het hele gesprek. Destijds werd geschat dat dit bedrijven in het VK en de VS meer dan £ 26 miljard (ca. € 30 miljard) kostte.  

Vertrouwen onder medewerkers opbouwen

Spoel je vooruit naar 2020, dan zijn de problemen van heel andere aard. En om heel andere redenen. Eén daarvan is de zorg om de veiligheid van medewerkers wanneer ze conferentieapparatuur gebruiken op hun werk. Uit een recent onderzoek onder 500 deelnemers door het innovatieve tech-bedrijf Ultraleap bleek dat de ideeën over openbare touchscreens en contactloze techniek in een wereld na corona snel veranderen. 78% van de gebruikers vindt openbare touchscreens nu onhygiënisch, terwijl 88% in de toekomst eerder met contactloze displays zal werken.

Bestaat er, gezien de begrijpelijke zorgen over de overdracht van het coronavirus, zoiets als contactloos confereren?

Bij Shure geloven we dat die zorgen kunnen worden verlicht, hoewel we nog niet zover zijn dat conferenties volledig contactloos kunnen worden. Je kunt beginnen met het simpele proces van opnieuw inrichten van vergaderruimtes om de nodige onderlinge afstand te realiseren. En dan is er de techniek. Wij richten ons op drie specifieke gebieden om klanten te helpen hun medewerkers op het werk weer voorzichtig te laten deelnemen aan AV-conferenties:

• Beheer op afstand: Apparaten binnen het Shure ecosysteem kunnen op afstand worden geïnstalleerd, in gebruik genomen en bediend. Zolang je verbinding hebt met het netwerk of de klant-VPN, hebben wij de instrumenten, zoals onze SystemOn regelsoftware voor audio-apparatuur, waarmee een geluidstechnicus alle Shure audio-apparaten en bijbehorende randapparatuur van overal kan controleren.

Je kunt tekstberichten voor live telemetrie instellen om te zorgen dat de uitvaltijd van apparatuur minimaal is. Geluidstechnici hoeven niet langer vergaderingen te onderbreken, omdat problemen van buiten de zaal kunnen worden opgelost.

• Handige functies in de zaal: De status van een Shure microfoon kan eenvoudig worden gemonitord via de ingebouwde lichtbalk, en er is één centrale tool om de Shure audioapparaten in het netwerk te beheren. Zo heb je een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat gebruikers geen tijd verliezen door te vragen of ze te horen zijn, of dat hun microfoon gedempt is.

• Houd de werkplek schoon: Of je nu bediening met gebaren, spraak of apparaten gebruikt, Shure biedt de oplossingen voor vergaderruimtes waar eindgebruikers zich prettig bij voelen. Medewerkers aansporen om hun eigen apparaten mee te nemen is een relatief snelle manier om zorgen te helpen wegnemen en het aantal apparaten dat door meerdere mensen moet worden gebruikt, terug te brengen. We kunnen ook sensoren inzetten waarmee licht- in plaats van contactpanelen worden bediend, en waarmee je met je eigen apparaten kunt inchecken in plaats van met gedeelde schermen, dit alles gecompleteerd door onze buiten bereik geplaatste array-microfoons.

Vanuit ons eigen perspectief bij Shure moedigen we onze klanten aan om optimaal gebruik te maken van oplossingen met minimaal contact, zoals onze MXA-serie microfoons met plafond- of wandmontage in combinatie met software voor digitale signaalverwerking (DSP). We werken samen met andere fabrikanten om onze eindgebruikers te helpen. Zo is onze Microflex Advanced netwerk-muteknop (MXA NMB) IPx1-gekeurd (bestand tegen enkele waterdruppels), zodat hij kan worden schoongemaakt/-geveegd om te zorgen dat de ruimte schoon is en veilig voor de volgende vergadering.

Nu organisaties bedenken hoe (en wanneer) ze het beste naar de werkplek kunnen terugkeren, spelen oplossingen die het directe één-op-één-contact met apparatuur minimaliseren, een zeer belangrijke rol voor het vertrouwen onder medewerkers.

Bekijk het Shure audio-ecosysteem voor conferenties