Interview met Director of Technologies, Shure

Nu Shure worstelt met blijvend werken op afstand en de terugkeer naar de fysieke werkplek, vertelt Rafal Komosa, Director of New Technologies van het bedrijf, hoe hij de betekenis van het nieuwe werken voor de it ziet.

Na een jaar als geen ander keren leidinggevenden in de IT en hun teams terug naar iets wat enigszins op een evenwicht lijkt. Nadat ze in 2020 snel in actie kwamen om de plotselinge, onverwachte verschuiving naar thuiswerken te ondersteunen, moet de IT nu een hybride werkwijze omarmen, en faciliteren. Sommige medewerkers blijven de hele week of een deel daarvan thuis, terwijl anderen gewoon terug willen naar een fulltime kantoorbestaan. Maar zelfs dat 'kantoorbestaan' wordt anders, aangezien vergaderzalen en andere conferentieruimtes worden aangepast om afstand houden mogelijk te maken.

Natuurlijk heeft de exponentiële groei in het gebruik van samenwerkingsplatforms als Zoom en Microsoft Teams de werkplek (en sociale IT) de afgelopen twaalf maanden getransformeerd. Als leverancier van audio op netwerkbasis loopt Shure voorop om organisaties in zowel de publieke als de private sector te helpen om verbonden te blijven met smetteloze audio, die gecertificeerd is voor gebruik met deze platforms. Het bedrijf is ook zelf overgeschakeld op een ander platform voor samenwerkingstechnologie, en onderzoekt nu hoe het deze verandering ook in zijn eigen conferentieruimtes kan omarmen.

Een natuurlijke keus voor samenwerking

Rafal Komosa legt uit: “Bij de uitbraak van de pandemie zaten we in de tamelijk unieke situatie dat we één platform gebruikten voor desktop, en een ander platform voor conferenties, waarmee afstandswerkers verbonden waren met onze conferentieruimtes op kantoor. Het platform voor conferentieruimtes was zuiver een videoconferentietool, terwijl de desktop-oplossing zowel videoconferenties als bredere mogelijkheden voor samenwerking, zoals document sharing, bood. Toen corona zich aandiende, zijn onze gebruikers vanzelfsprekend vrijwel volledig overgeschakeld op het desktop-platform.”

Komosa legt uit dat dit logisch was (en nog steeds is). “Iedereen gebruikte het desktop-platform voor praktisch alles: audio, video, chat, en opslaan en uitwisselen van documenten. Het was een natuurlijke keus voor samenwerking en conferenties. We zijn eenvoudigweg op hetzelfde platform gebleven dat we al gebruikten.”

Als dit de natuurlijke keus was om werken op afstand te faciliteren, wat betekende het dan voor Shure toen het personeel terugkwam naar de werkplek? Komosa gaat verder: “Er ligt een enorme uitdaging vóór ons, en het is er zeker een waar veel andere leidinggevenden in de IT ook voor staan. Gebruikers verwachten een consistente ervaring in elke ruimte, en verwachten nu dezelfde naadloze overgang van huis naar kantoor. Hoe kunnen we zorgen dat onze conferenties zo werken dat ze aan deze nieuwe eis voldoen?”

Templates voor conferentieruimtes opnieuw ontworpen

Shure’s beginpunt was een beoordeling van alle 160 conferentieruimtes. “We hebben nieuwe templates voor elk type ruimte gecreëerd: huddlerooms, klein, middel, groot, speciaal,” aldus Komosa. “We hadden al templates die aansloten bij deze typen ruimtes, maar die moesten worden herzien, in overeenstemming met het nieuwe samenwerkingsplatform. Waarom templates? Omdat processen en standaardisatie essentieel zijn voor een gedegen IT-infrastructuur. Onze aanpak met templates garandeert consistentie voor onze gebruikers, in welke conferentieruimte ze ook zitten, en van waar ze ook deelnemen.”

Ieder IT-team dat een soortgelijke transitie doormaakt, zal de volgende uitdaging bekend voorkomen. Moest Shure voor een trager overgangstraject van twee jaar kiezen en geleidelijk het gat tussen oud en nieuw dichten, of voor een snellere aanpak kiezen die tot meer verstoring zou leiden? Bij de tweede aanpak zou het bestaande videoconferentieplatform in alle ruimtes worden stilgelegd en zo snel mogelijk naar de nieuwe techniek worden overgezet, hoewel de kans groot was dat het nog een half jaar zou kosten om alle conferentieruimtes wereldwijd aan te passen.

Zoals zoveel in de IT is het definitieve antwoord een kwestie van budget. Dat komt omdat het niet alleen om nieuwe software gaat, maar ook fysieke vervanging en/of verplaatsing van alle hardware vereist, van pc's en kabels tot camera's en bedieningsapparatuur voor vergaderingen in de zaal.

Hoewel een volledige implementatie door budgettaire beperkingen in de wacht gezet is, gaat Shure IT niettemin door met een methode van beperkte implementatie van één of twee ruimtes per locatie. Geen perfecte oplossing, volgens Komosa, maar wel een waardoor het bedrijf klaar is voor succes in de toekomst, als de budgettaire situatie verbetert.

Kantoorruimte opnieuw geconcipieerd

IT en Facilities hebben bovendien samen een visie geformuleerd op de toekomst van de kantoorruimte bij Shure. Omdat hybride werken een permanent gegeven lijkt te worden, moesten ze bedenken of er wel behoefte bestond aan zoveel vergaderruimte. Sommigen opperden dat er een groter aantal kleine ruimtes voor één persoon nodig zal zijn, waar mensen veilig en besloten kunnen bellen, maar Komosa is het daar niet mee eens. “Mijn team keert geleidelijk aan terug naar kantoor, en ik zie duidelijk dat ze snakken naar menselijke interactie. Mensen willen na een jaar op afstand werken niet in kleine ruimtes worden opgesloten, ook al verwachten ze wel elementen van die thuiswerkervaring waaraan ze gewend zijn geraakt.”

De oplossing van Shure is een combinatie van kantoorindeling en techniek. “Ons Facilities-team plaatst veiligheidsbarrières tussen de bureaus om onderlinge afstand mogelijk te maken, in plaats van meer kleine ruimtes te creëren. We zorgen ook voor persoonlijke apparatuur, zoals onze draadloze Shure AONIC 50 koptelefoon, die voorzien is van uitstekende noise cancellation. Hierdoor kunnen mensen achter hun eigen bureau zonder achtergrondgeluiden deelnemen aan conference calls.”

Hoewel Komosa geen toename van het aantal kleine ruimtes verwacht, heeft hij wel meer grote conferentieruimtes voor ogen waar vergaderingen met onderlinge afstand kunnen worden gehouden. Uiteraard worden die volledig ingericht met producten uit het ecosysteem voor netwerksystemen van Shure. “We gebruiken onze eigen productfamilie voor de hele keten, van microfoons en DSP tot luidsprekers. En natuurlijk is er (Shure netwerkaudio-) encryptie,” merkt hij op. “Het enige stukje techniek dat nog ontbreekt, is dus de camera, en hiervoor heeft Shure de handen ineen geslagen met Huddly. We hebben plannen om de AI-gestuurde Huddly IQ-camera te integreren in onze oplossingen voor conferentieruimtes.”

Beveiliging en ondersteuning

Komosa’s opmerking over audio-encryptie zal weerklank vinden bij andere IT-leidinggevenden. Cybersecurity is essentieel in de huidige, in netwerken verbonden wereld, en het afgelopen jaar wordt gekenmerkt door een toename van het aantal geraffineerde, kwaadaardige cyberaanvallen. Shure heeft grootschalig geïnvesteerd in normen voor beveiliging en authenticatie die steeds verder worden ingebouwd in netwerkproducten van Shure.

“Als organisaties in videoconferenties investeren, moeten ze ervoor zorgen dat audioapparaten veilig samenwerken met het bestaande corpus aan techniek,” benadrukt Komosa. Hij voegt toe dat certificatie door de sector en het aanhouden van beste handelwijzen en normen voor veiligheid een cruciale rol spelen bij de beslissingen over techniek van Shure.

“Net als iedere IT'er wil ik de verzekering dat de producten die we gebruiken, aan de veiligheidsnormen voldoen en compatibel zijn met onze techniek. Iedereen zoekt dat etiket 'Gecertificeerd door...', en als dat ontbreekt, kijken we verder.”

Leidinggevenden in de IT en hun teams hebben hun bedrijven het afgelopen jaar draaiend weten te houden. Nu krijgen ze de taak om nieuwe, hybride werkwijzen te faciliteren. “Het belang van moeiteloze communicatie tussen terugkerende medewerkers op kantoor en collega's die op afstand werken, is niet te onderschatten,” zegt Komosa. “Videoconferenties zijn een nieuwe norm, en het belang van audiokwaliteit mag niet langer worden vergeten.”