Audiokwaliteit op het hele traject, voor probleemloos virtueel vergaderen

Dit jaar hebben we steeds meer tijd besteed aan vergaderen op afstand. Of het nu van bureau naar bureau of van bureau naar kantoor was, dit heeft het zakenleven draaiend gehouden.

Maar je kunt goed en slecht vergaderen. In Zeven stappen naar beter virtueel vergaderen in het nieuwe werktijdperk stelt de toonaangevende consulting- en onderzoeksfirma Frost & Sullivan zelfs dat 70% van de hogere managers vindt dat hun vergaderingen onproductief en inefficiënt zijn.

Nu veel medewerkers (71%) in de toekomst thuis willen blijven werken, is dit duidelijk een probleem dat voortvarend moet worden aangepakt. Vlekkeloze audio op het hele traject (van huis naar kantoor) is essentieel.

Rob Smith, Senior Director, Integrated Systems Sales van Shure, legt uit: “Zonder goede audio zijn mensen die van thuis op hun laptop deelnemen aan vergaderingen op kantoor, in het nadeel. Zo kunnen ze worden buitengesloten van dagelijkse discussies op de werkplek. Dat probleem is niet nieuw, maar is in de loop van 2020 wel op scherp gezet.”

Vergaderingen worden langer

Aangezien de gemiddelde duur van een vergadering de afgelopen vijftien jaar met 10% is toegenomen tot 31 à 60 minuten, is goede audio essentieel.

Rob gaat verder: “Een microfoon die stemmen vóór in een vergaderruimte opvangt, neemt misschien niet elk woord mee van iemand die verder weg zit. Dit geldt zeker in de kantoren van nu waar onderlinge afstand wordt aangehouden, waardoor de context van een gesprek vaak verloren gaat voor mensen die thuis op hun laptop deelnemen. En we hebben allemaal die hybride vergaderingen (medewerkers thuis/op kantoor) meegemaakt waarin iemand dicht bij de zaalmicrofoon driftig op zijn laptop zit te tikken en zo een extra laag storend geluid toevoegt.”

Dan is het misschien geen verrassing dat deelnemers van virtuele vergaderingen zeggen dat gemiddeld 33% van hun vergadertijd onproductief is. Wat is dan de oplossing? Hoe kunnen we moeiteloos van overal verbinding maken?

Focus in de ruimte veranderen

Rob zegt: “Bedrijven hebben vergaderen op afstand in 2020 uitentreuren getest en weten dat ze een manier moeten vinden om dat beter te laten verlopen. We hebben geen duidelijk beeld van de werkplek van de toekomst, maar we weten vrij zeker dat we meer hybride zullen vergaderen. Al vóór de huidige pandemie bleek uit onderzoek in opdracht van Shure dat . In die zin moeten audio-oplossingen voor vergaderen in kantoorruimtes meer op thuiswerkers gefocust zijn.”

Microfoonfuncties als Steerable Coverage™ en Autofocus™ techniek kunnen bijvoorbeeld een groot verschil betekenen. De plafondarray-microfoon van Shure kan de manier waarop de audio wordt opgevangen, onvertraagd afregelen voor consistent geluid, ook als de deelnemers achterover leunen of gaan staan.

Transformatie van het thuiskantoor

Ook de manier waarop je mensen thuis werken, weegt mee. Sommige organisaties hebben al richtlijnen voor het uitrusten van thuiswerkers, bijvoorbeeld met monitors, apparaten en computermuizen. Dit moet nu worden uitgebreid naar audioapparatuur.

Rob gaat verder: “Virtuele vergaderingen kunnen vermoeiend zijn, vooral voor degenen die vrijwel zonder pauze van de ene naar de andere vergadering gaan. In dit geval is de noodzaak van een goede bureaustoel voor thuis bekend. Audioapparatuur wordt echter niet in hetzelfde licht gezien. Maar dat zou wel moeten. Zo stimuleer je je werknemers om productief te zijn.”

Wat hebben thuiswerkers dan nodig om moeiteloos via audio samen te werken? Een goede koptelefoon die het geluid van blaffende honden, rumoerige kinderen en de rinkelende deurbel wegfiltert, is essentieel.

Volgens het rapport van Frost and Sullivan moeten kop- en oortelefoons met ingebouwde microfoon worden meegewogen in de plannen voor virtueel vergaderen van een bedrijf. Zoals het rapport aangeeft, mogen deelnemers op afstand tenslotte niet worden gedegradeerd tot tweederangs burgers; ze moeten horen en gehoord kunnen worden in de dialoog. Nog een ideale oplossing is een tafelmicrofoon voor thuiskantoren. Die garandeert dat het signaal dat van de afstandswerker wordt opgenomen, de optimale audio voor de vergadering is.

Terug naar kantoor?

Volgens Rob is er nog een aspect dat IT-directeuren en AV-chefs de komende maanden moeten overwegen. Medewerkers die - fulltime of parttime - terugkeren naar kantoor, zijn inmiddels gewend aan het gemak waarmee je virtueel kunt meevergaderen. Ze hoefden alleen maar te gaan zitten en op de vergaderuitnodiging te klikken.

Rob gaat verder: “Dit zal gevolgen hebben voor de audioconfiguratie bij vergaderingen op kantoor. Ik verwacht een mengvorm van het gemak van de gebruikerservaring (UX) thuis en die op kantoor. Professionele AV-gebruikersinterfaces zullen ervoor moeten zorgen dat het opstartproces van vergaderingen eenvoudig en probleemloos wordt.”

We zijn getuige van een transformatie van de samenwerkings- en communicatiemodellen in het bedrijfsleven. Voor Rob blijft de kritieke factor in dit veranderende landschap de audio. “Die is zo belangrijk. Als de video uitvalt tijdens een vergadering, kun je verder met de audio. Maar als het geluid wegvalt, is de vergadering voorbij.” 

Zie deze voor tips over punten van overweging voor medewerkers die audio voor hun thuiskantoor willen installeren.