Na przestrzeni ostatnich 100 lat, biuro było kontrolowanym środowiskiem, gdzie urzędował szef i w którym zarządzano i nadzorowano pracę ludzi. Poza tym było to miejsce rozmów i spotkań pracowników. Miejscem, w którym zapewniano zasoby i narzędzia pozwalające pracownikom wykonywać ich zadania.

Wraz z końcem pandemii, pojawiły się głosy nawołujące do powrotu do biur. Dla wielu firm jest to obecnie jeden z kluczowych tematów. Część z nich w zależności od modelu biznesowego przyjęła zasadę pierwszeństwa pracy zdalnej. Inne firmy starają się tworzyć hybrydowe środowiska pracy, w którym pracownicy umysłowi nie są przywiązani do stałego fizycznego miejsca pracy i mogą wykonywać swoje zadania z wielu lokalizacji.

Elastyczność i możliwość zachowania lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy z domu okazały się bardzo kuszące dla wielu ludzi. Przekonali się, że praca zdalna może być równie wydajna jak praca w typowym biurze.

Ale praca zdalna ma nie tylko same zalety. Brak relacji społecznych zapewnianych przez tradycyjną pracę, takich jak nieformalne rozmowy i spotkania ze współpracownikami wpływają na stopniowe pogarszanie interakcji wewnątrz organizacji. W przypadku złożonych projektów zespołowych, takich jak opracowywanie strategii rozwoju czy planowanie, większość uczestników wydaje się preferować spotkania osobiste, podczas gdy tylko niektórzy wolą w nich uczestniczyć zdalnie.

Badania IDC pokazują, że mniej więcej 1 na 3 organizacje zauważyła, że początkowa poprawa produktywności zespołu zmniejsza się z czasem, ponieważ pracownicy coraz częściej cierpią z powodu zmęczenia komunikacją cyfrową i utraty interakcji społecznych.

Z tego też powodu obecnie aż 41% organizacji posiada programy zachęcające do dobrowolnego powrotu jak największej liczby pracowników do biura w celu usprawnienia współpracy i utrzymania kultury korporacyjnej.

IDC przewiduje, że w 2023 roku w Europie Zachodniej ponad 70% pracowników będzie pracować w biurze przynajmniej jeden dzień w tygodniu (IDC Return to the Office Forecast).

Dzisiaj zauważamy, jak idea biura przybiera zupełnie inny kształt. To z kolei powoduje u przedsiębiorców dylemat i skłania do zadania sobie pytania: jaki jest cel biura?

Istnieją trzy główne powody istnienia biur.

Zapewnienie współpracy i komunikacji.
Inspirowanie i wspieranie innowacyjności i kreatywności.
Dostarczanie przestrzeni do tworzenia i prezentacji kultury organizacji.

To prowadzi nas do zadania pytania, czy organizacje powinny zwiększyć „społeczny” aspekt swojego fizycznego miejsca pracy. Jeśli ludzie lepiej skupiają się podczas pracy w domu, czy biuro powinno stać się miejscem przeznaczonym wyłącznie do spotkań, współpracy i swobodnej wymiany pomysłów?

Należy pamiętać, że każda organizacja podąża własną, unikalną ścieżką i żadna strategia nie jest odpowiednia dla wszystkich. Ważne jest, aby zrozumieć, jak ważna współpraca i interakcje społeczne dla pracowników i dla samej organizacji. Na ile te elementy są konieczne, aby organizacja mogła realizować swoje długoterminowe plany i osiągać sukcesy.

Rozumiejąc nowe funkcje biura, firmy zdają sobie sprawę, że muszą mieć świeże podejście do organizacji miejsca pracy i odpowiednio dostosować swoje obecne biura. Uwzględniając zmianę modelu pracy w ciągu ostatnich trzech lat, można stwierdzić, że obecne biura nie są dostosowane do nowego stylu pracy. Dane IDC wskazują, że biura zaprojektowane w czasach przed pandemią nie nadają się do pracy hybrydowej.

Jeśli założymy że, współpraca pracowników jest najistotniejszym obecnie elementem strategii tworzenia miejsca pracy, to przed organizacjami stoi wyzwanie dostarczenia niezbędnych narzędzi umożliwiających jak najlepszą współpracę. Powinny one umożliwiać jak najlepszą komunikację między osobami w biurach a pracownikami zdalnymi oraz klientami, jak też między samymi osobami w biurach. W związku z tym firma musi również zapewnić odpowiednie przestrzenie i narzędzia do dobrej komunikacji między pracownikami w biurze, pracownikami zdalnymi i klientami.

Przy dostosowywaniu sal konferencyjnych do spotkań hybrydowych należy skupić się na rozwiązaniach poprawiających jakość komunikacji podczas takich spotkań. Zaniedbania w tej dziedzinie mogą prowadzić do mniejszego zaangażowania podczas spotkań, szybszego wypalenia pracowników i opóźnień w realizacji projektów. W związku z tym IDC zauważa, że inwestycje mające na celu poprawy jakości dźwięku podczas spotkań hybrydowych mogą prowadzić do wyraźnej poprawy wyników biznesowych.