W kilku ostatnich latach doświadczyliśmy niesamowitego wzrostu liczby elastycznych środowisk pracy. Dawno minęły czasy indywidualnego funkcjonowania w wydzielonych przestrzeniach, ponieważ nie jesteśmy już ograniczeni do jednego stanowiska roboczego znajdującego się w stałym środowisku. Dzisiejszy nowy świat pracy hybrydowej oznacza, że możemy pracować z dowolnego miejsca! Czy to w biurowcu firmy, w domu, kawiarni, czy w podróży, współpraca i komunikacja między ludźmi jest niezbędna, aby umożliwić im podejmowanie najlepszych decyzji. Jednak dla wielu ta nowa rzeczywistość pracy nie jest w pełni wspierana.

Ponieważ pracownicy i menedżerowie domagają się bardziej elastycznych metod i harmonogramów pracy, przestrzeń robocza w najbliższej przyszłości będzie musiała być wyposażona w narzędzia i technologie bardziej integracyjne i ułatwiające wirtualne spotkania.

Komunikacja audio jest czynnikiem o znaczeniu krytycznym, który wpływa na współpracę pracowników, niezależnie od różnych okoliczności. Uwzględniając zmianę paradygmatu pracy w ciągu ostatnich trzech lat, można stwierdzić, że są pewne opóźnienia w zakresie aspektów dotyczących miejsca pracy. Dane IDC wskazują, że liczne biura zaprojektowane w czasach przed pandemią nie są odpowiednie do pracy hybrydowej.

W jaki sposób można połączyć elementy, aby niezależnie od tego, czy jesteśmy na miejscu, czy dołączamy do spotkania zdalnie, wszyscy uczestnicy mieli podczas obrad równy dostęp do głosu?

Według najnowszego badania IDC Future of Work Survey w przybliżeniu jedna na trzy organizacje na nowo zdefiniowała swoje miejsce pracy w 2022 roku. Można się spodziewać, że będzie to kontynuowane przez cały rok 2023 i kolejne lata. 38% organizacji potwierdziło, że współpraca jest kluczowym aspektem wpływającym na przeprojektowanie biur, wraz z minimalizowaniem kosztów oraz utrzymaniem zatrudnienia pracowników.

Planowanie przestrzeni biurowej jest najważniejszą inwestycją w technologię biurową. Wszystkie zagadnienia związane z przemieszczaniem się pracowników po miejscu pracy są teraz przygotowane na nowo, z umieszczeniem współpracy w ich centrum. Prawie jedna trzecia firm obecnie skupia się na inteligentnym zarządzaniu salami konferencyjnymi i dedykowanymi przestrzeniami do współpracy.

Z badań IDC wynika, że sprzęt do spotkań używany przez większość firm nie jest optymalny. Członkowie zespołu często mają trudności z osiągnięciem satysfakcjonującego przebiegu rozmowy, który umożliwia wszystkim jej uczestnikom równy udział w dyskusjach. Zdalni uczestnicy rzadko moderują dyskusje, a często są pomijani i nie wnoszą pełnego wkładu w ich przebieg. Może to prowadzić do spóźnionych działań lub podejmowania decyzji bez głębszego rozpoznania i przedyskutowania sprawy, a ostatecznie do utraty produktywności.

To spostrzeżenie jest potwierdzane trwającym jeszcze badaniem IDC, które wskazuje, że najmniej satysfakcjonującym typem spotkania hybrydowego jest takie, które ma na celu rozwiązać zaistniały problem lub doprowadzić do podjęcia decyzji.

Współpraca hybrydowa i związane z nią wyzwania komunikacyjne sprawiają, że większego znaczenia nabiera wzrost zapotrzebowania na narzędzia, które zapewniają równość udziału podczas spotkań i ostatecznie poprawiają produktywność.

Uwzględnienie faktu, że 44% pracowników nie jest zadowolonych ze swojego sprzętu do komunikacji i pracy zespołowej, powoduje, że IDC widzi ważne uzasadnienie biznesowe dla inwestycji w technologię komunikacji i współpracy w miejscu pracy.

Stworzenie dobrze funkcjonującego miejsca pracy, które maksymalizuje współpracę, to nie tylko wyraz działania, które można podsumować jako „miło mieć” - stawką jest o wiele więcej.

Wraz ze wzrostem intensywności poszukiwań wykwalifikowanej kadry, w ostatnich latach kluczowymi wyzwaniami była rotacja i utrzymywanie personelu. Brak poczucia przynależności do organizacji znalazł się wśród 3 najważniejszych czynników wskazywanych przez pracowników jako powody odejścia (51% pracowników na poziomie globalnym). Projekt miejsca pracy i dostępny w nim sprzęt mogą mieć istotny wpływ na zwiększenie poczucia przynależności do zespołu, a tym samym na zmniejszenie rotacji personelu.

Z tego względu, że spotkania hybrydowe wciąż ewoluują, zadaniem działu IT powinno być stworzenie takiej przestrzeni, w której na przykład siedem osób łączących się z domu będzie miało takie samo interaktywne doświadczenie, jak pięć osób znajdujących się fizycznie w sali konferencyjnej. Jednakowy poziom uczestnictwa oraz obecności jest celem, a technologia powinna bezproblemowo integrować i umożliwiać pełną współpracę zdalnym uczestnikom.

Wraz z przechodzeniem firm na nowe modele hybrydowe, sukces transformacji miejsca pracy w dużej mierze zależy od skutecznej komunikacji. Poprawa jakości dźwięku jest relatywnie niedrogim sposobem zapewnienia zdalnym uczestnikom lepszego zaangażowania podczas spotkań i zwiększenia możliwości bardziej istotnego ich wkładu w ostateczne decyzje. IDC wierzy, że inwestycje mające na celu usprawnienie spotkań hybrydowych poprzez jakość dźwięku mogą prowadzić do poprawy wyników biznesowych organizacji.

Źródło: IDC Vendor Spotlight, sponsorowane przez Shure, SOUND ADVICE: MAXIMIZING HYBRID WORK THROUGH AUDIO QUALITY, Doc #EUR150423123, marzec 2023