Der neue Standard für Behördensitzungen – vor Ort und virtuell

Was ist der neue Standard für lokale Behörden? Obwohl vielerorts auf der Welt immer mehr Mitarbeiter in ihre Büros zurückkehren, sind die meisten Menschen überzeugt davon, dass sich Fernarbeit auch in Zukunft weiter durchsetzen wird. Zugleich wird erwartet, dass die Büroräume so gestaltet werden, dass die Abstandsregeln entsprechend eingehalten werden können.

Was aber bei all den neuen Maßnahmen bleiben wird, ist die Notwendigkeit, dass die Kommunalverwaltung nach wie vor für die Bürger vor Ort präsent ist. Es wird weiterhin Meetings und Besprechungen geben. Und auch Debatten und Abstimmungen müssen wie gewohnt durchgeführt werden. Dies erfordert eine effektive Zusammenarbeit zwischen Fernarbeitern und den Mitarbeitern im Büro vor Ort.

Eine im Auftrag von Shure (vor dem Lockdown) durchgeführte Studie ergab, dass viele Menschen schlechte Audioqualität in virtuellen Meetings als besonders frustrierend empfinden.  Am häufigsten wurden als Problemquelle Hintergrundgeräusche, Echos, Audioaussetzer und das Mithören von störenden Nebengesprächen genannt. Wenn eine Kombination aus virtuellen Besprechungen und Sitzungen vor Ort der neue Standard in lokalen Behörden werden soll, müssen diese Probleme behoben werden.

Klar verständliche Kommunikation – überall

Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, wollen sich dabei weiterhin als Teil der ganzen Organisation fühlen. Was wird dafür benötigt?

• Angestellte, Delegierte und andere Beteiligte müssen auch aus der Ferne an allen Besprechungen teilnehmen können.
• Meetings mit mehreren Standorten, ob in lokalen Gebäuden oder aus dem Mitarbeiter-Homeoffice, sollten wie eine einzige gemeinsame Veranstaltung funktionieren.
• Simultandolmetscher müssen auch von entfernten Standorten aus verständliche und zuverlässige Übersetzungen liefern – egal ob die Teilnehmer unterwegs, zu Hause oder an ihrem Arbeitsplatz sind.
• Wichtig ist außerdem eine Audioverschlüsselung, um Sicherheit für vertrauliche Inhalte zu garantieren.
• Zudem muss jeder Teilnehmer über die notwendigen Tools des Konferenz-Managements verfügen, um die demokratischen Prozesse aufrecht zu erhalten.

Und damit nicht genug. Denn Zusammenarbeit in lokalen Behörden – egal ob mit oder ohne Fernarbeit – erfordert jetzt und in Zukunft Technologien, die allen Beteiligten eine reibungslose Kommunikation ermöglichen. Und letztlich müssen dabei auch weitere Lösungen von Partner-Unternehmen miteinbezogen werden.

Es gibt also einiges zu beachten. Aber weil auch weiterhin im künftigen Behördenalltag einige Mitarbeiter vor Ort und andere im Homeoffice arbeiten werden, müssen zuverlässige und hochwertige Audiolösungen der neue Standard werden.

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