Het nieuwe normaal voor overheidsvergaderingen op locatie en op afstand
Hoe ziet het ‘nieuwe normaal’ eruit voor lokale overheidsorganen? Hoewel in veel delen van de wereld steeds meer medewerkers terugkeren naar kantoor, geloven veel mensen dat de enorme verschuiving naar werken op afstand van de afgelopen maanden blijvend is. Tegelijk verwachten terugkerende kantoormedewerkers dat ze worden ondergebracht in veilige ruimtes die opnieuw zijn ingericht zodat ze voldoen aan de eisen voor onderlinge afstand.
Wat bij dit alles ‘normaal’ blijft, is dat lokale overheden lokale gemeenschappen moeten blijven bedienen. Er zullen nog steeds vergaderingen plaatsvinden. Het debatteren, beslissen en stemmen over lokale aangelegenheden gaat door. En hiervoor is goede samenwerking tussen medewerkers en raadsleden op afstand en op kantoor vereist.
Bij onderzoek dat in opdracht van Shure werd uitgevoerd (vóór de lockdown), werd audio van slechte kwaliteit in vergaderruimtes echter genoemd als reden voor grote frustratie onder medewerkers die deelnemen aan virtuele vergaderingen. Als grootste frustraties werden achtergrondgeluiden, echo’s, gedeeltelijk wegvallen van de spraak en nevengesprekken genoemd. Dit mag niet zo blijven als het ‘nieuwe normaal’ bij de lokale overheid een combinatie van vergaderingen op afstand en op locatie is.
Kristalheldere communicatie, van overal
Thuiswerkers willen het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van het grote geheel. Wat is er nu nodig voor dit scenario?
- Medewerkers, afgevaardigden en andere deelnemers moeten kunnen meevergaderen terwijl ze op afstand werken.
- Vergaderingen die vanuit meerdere locaties worden gehouden, zowel in plaatselijke overheidsgebouwen als bij medewerkers thuis, moeten aandoen als één enkel evenement.
- Simultaantolken op afstand moeten meerdere vertalingen tegelijk helder en betrouwbaar kunnen afleveren, of de deelnemers nu thuis zijn of op hun werkplek.
- Inherente veiligheid en vertrouwelijkheid, met audio-encryptie, zijn essentieel om de inhoud van vergaderingen te beveiligen.
Maar er is meer. Ongeacht het scenario of de configuratie op afstand/op locatie die nu en in de nabije toekomst nodig zijn, is voor samenwerking bij lokale overheden techniek vereist die naadloze communicatie voor alle betrokkenen mogelijk maakt. En daarvoor zijn uiteindelijk integratiecapaciteiten nodig met een scala van partner-oplossingen.
Er is dus duidelijk veel om over na te denken. Maar als de combinatie van vergaderingen op afstand en op locatie deel blijft uitmaken van het leven bij de lokale overheid, moet een vlekkeloze audio-ervaring, van overal, het ‘nieuwe normaal’ worden.
Cloud ondersteunt eersteklas werken op afstand
In een nieuw paper, Zeven stappen om virtueel vergaderen in het nieuwe werktijdperk te verbeteren, benadrukt consulting- en onderzoeksbedrijf Frost & Sullivan dat “deelnemers op afstand niet mogen worden gedegradeerd tot tweederangs burgers; ze moeten horen en gehoord kunnen worden in de dialoog.”
95% van de vergaderruimtes is voorzien van minimale techniek
Van simpele telefoons tot flatscreens: De apparatuur die in de meeste vergaderruimtes voor informatie-uitwisseling wordt gebruikt, is nogal minimaal. Onderzoek wijst er bovendien op dat de apparatuur die er wel is, een uitdaging kan vormen voor de deelnemers aan de vergadering.