Por qué el audio es importante en las videoconferencias

Durante la pandemia del COVID-19 se disparó el uso de las reuniones online, pero el audio, en comparación con el de las tradicionales reuniones presenciales, ha perdido calidad. Según han revelado varias encuestas, la mala calidad de audio no solo provoca fatiga, sino también sentimientos de exclusión, frustración y desinterés. 

¿Qué pueden hacer los responsables de TI y audiovisuales para ayudar a sus compañeros de trabajo a superar la ansiedad y el estrés que genera el audio deficiente en las ya omnipresentes reuniones híbridas?

¿Te sientes agotado en el trabajo, desconectado de tus compañeros o desmotivado? Si es así, podrías estar sufriendo de la “fatiga de las reuniones” causada por las complejidades de las videoconferencias. Es un problema creciente en los últimos dos años desde que la mayoría de nosotros empezamos a teletrabajar desde casa. Y a pesar de la vuelta paulatina a los centros de trabajo, el problema no ha desaparecido, ya que el trabajo híbrido (en la oficina y desde casa) y el trabajo totalmente a distancia siguen formando parte de la realidad de las empresas.

Entonces, ¿qué está fallando? ¿Y cómo pueden los responsables de TI y AV solucionar el problema de la fatiga en las reuniones? La respuesta es sencilla: con un audio impecable. En efecto, durante la pandemia del COVID-19 se disparó el uso de las reuniones online, pero el audio, en comparación con el de las tradicionales reuniones presenciales, ha perdido calidad. Según han revelado varias encuestas, la mala calidad de audio no solo provoca fatiga, sino también sentimientos de exclusión, frustración y desinterés.

Un hecho científico 

Por otra parte, un reciente estudio científico ha revelado que el estrés en los empleados es otra consecuencia de la mala calidad del audio. Este estudio fue realizado por Shure y la unidad de innovación en neurología de la consultora NTT Data Institute of Management Consulting de Japón. Los participantes en el estudio se sometieron a una secuencia de sesiones de audio, algunas con un audio de baja calidad y otras con un audio de alta calidad, y fueron rellenando un cuestionario. Durante este proceso, también se midieron y analizaron algunos indicadores biológicos de estrés, como la frecuencia cardíaca, la actividad muscular del entrecejo o el sudor de las manos.

Los resultados, recogidos en un nuevo informe,destacaron la enorme importancia de contar con un audio de calidad, ya que los participantes se sentían más estresados en las sesiones con una baja calidad de audio que en las sesiones con una alta calidad de audio. La mala calidad del audio no solo hizo que fuera difícil oír y comprender los contenidos, sino que parecieran más complicados, lo que, a su vez, exigió un mayor esfuerzo de atención por parte de los participantes de la reunión.

Según este estudio científico, entre los motivos por los que la mala calidad del audio en las reuniones provoca estrés destacan la mayor carga en las funciones cognitivas y el modo en que inhibe la respuesta de una persona a lo que dicen los demás. Si los participantes de la reunión tienen que concentrarse más para poder oír lo que se dice en la conferencia, se inhibirán las actividades cognitivas que son más necesarias en una reunión, como comprender, sopesar y juzgar el contenido de la reunión.

Causa y efecto

Las causas de la baja calidad de audio en las reuniones se deben fundamentalmente a aspectos del propio entorno de la reunión. Por ejemplo, los dispositivos utilizados en la reunión, la deficiente conexión a la red y el hecho de que los aparatos de la sala no logran captar lo que dicen las personas situadas en diferentes lugares de la sala, por lo que a los participantes remotos les resulta difícil seguir la conversación. Según una encuesta anterior realizada por Shure en Estados Unidos, las quejas más habituales relacionadas con el audio de las reuniones online son el ruido de fondo (51 %), el eco (43 %), los cortes de audio (40 %) y la calidad del audio que dificultaba la escucha (40 %). 

Todos hemos vivido esas situaciones estresantes en las que el audio se corta por problemas de ancho de banda o un molesto ruido de fondo interrumpe la conversación cuando el aire acondicionado de la sala de conferencias se activa a plena potencia. Otro factor de estrés es cuando los participantes de una reunión hablan a la vez porque no se han dado cuenta de que otra persona ya había tomado la palabra.

El efecto de estos problemas en la colaboración virtual e híbrida puede ser muy grave y tener las siguientes consecuencias:

• No se escuchan bien las intervenciones o, peor aún, se malinterpretan por completo.
• La gente se siente infravalorada y empieza a trabajar en solitario.
• Se genera frustración entre los miembros del equipo.
• La productividad disminuye.

En referencia al estudio científico, Kenta Kimura, investigador del Instituto Nacional de Ciencia y Tecnología Industrial Avanzada (AIST), afirma: “Las reuniones con una mala calidad de audio pueden generar un estrés continuado y tener un impacto negativo en el trabajo. En este sentido, los resultados de este experimento sugieren que las reuniones online con una mala calidad de audio no solo generan un estrés a largo plazo que afecta la eficiencia laboral, sino también estrés mental y físico”.

Consejos para combatir el estrés de las videoconferencias 

Entonces,¿qué pueden hacer los responsables de TI y AV para ayudar a sus compañeros de trabajo a superar la ansiedad y el estrés que genera el audio deficiente en las ya omnipresentes reuniones híbridas? Como señala el informe sobre el estudio científico, “el problema tiene más que ver con la equipación de la sala de conferencias de la empresa que con los teletrabajadores, ya que estos llevan auriculares con micrófono y, por lo tanto, pueden oírse entre ellos sin problemas”.

Por consiguiente, el primer paso sería proporcionar la tecnología y el soporte adecuados. Y como el audio es importante en las videoconferencias, ahí van algunos consejos:

Consejo n.º 1: Proporciona a los empleados soluciones de audio de la mejor calidad

La forma más rápida de reducir el estrés que genera un mal audio y de mejorar la calidad del sonido es elegir productos con un sonido de estudio en función de las preferencias de los miembros del equipo: auriculares, un micrófono para oficina en casa o un micrófono más avanzado como el que utilizan los podcasters.

Consejo n.º 2: Adopta un entorno enfocado en las personas 

Replantea totalmente los flujos de trabajo y las reuniones tradicionales centralizadas y diseña espacios de trabajo individuales y colectivos para los empleados dispersos. 

Consejo n.º 3: Elige productos versátiles que fomenten la participación

Implementa tecnologías de colaboración que fomenten el compromiso de todos en las reuniones, independientemente de que los participantes se conecten desde casa, desde su puesto de trabajo en la oficina o desde una sala de reunión.

Consejo n.º 4: Invierte en dispositivos de audio compatibles o certificados para las videoconferencias

Las soluciones de audio deben integrarse fácilmente en las plataformas de conferencia y colaboración de alta calidad, fiables y fáciles de utilizar como Microsoft Teams, Zoom, Webex by Cisco y Google Meet.

Consejo n.º 5: Evalúa tu entorno para optimizar continuamente la capacidad necesaria y el rendimiento.

Invierte en una solución que ofrezca un único conjunto de herramientas, lo que facilita la gestión y el análisis basado en datos.

Está claro que para evitar el estrés y el desinterés que genera el audio de mala calidad en las reuniones híbridas, los responsables de TI y AV deben replantearse la configuración de audio, vídeo y conferencia para amoldarla a las nuevas formas de trabajar, aprender y colaborar.

Más información

• Leer el estudio “POOR CONFERENCING AUDIO CAUSES STRESS”

• • Leer el informe de Frost & Sullivan