コロナ禍でワークスタイルの常識は変化した。仕事は「出社してオフィスで行う」ものだったが、自宅やサードプレースなどからリモートで働くことが推奨され、実際、その方法でも働けることが実証された。コロナ禍が落ち着いた今でも、多様化した働き方は定着し、多くのビジネスパーソンがさまざまな場所で業務を行う状況に変わりはない。

　その中で重要性を増したのが、コミュニケーションの在り方だ。Web会議ツールが普及し、リモートでも会議に参加できるようになった一方、オフィスの会議室から参加するメンバーと、自宅から参加するメンバーとの間に“溝”が生まれてしまった。「会議室の声が聞こえない」「いま何の話をしている？」といった状態でコミュニケーションを取ろうにも逆にストレスになってしまう課題が生じている。

　その原因は、音にあるかもしれない。リモートワーカーが増えた段階で、多くの企業では会議室にスピーカーホンをはじめとしたWeb会議用音声設備を導入したはずなのに、なぜそのような事態になってしまうのだろうか。企業や政府機関の情報システム関連のコンサルティングを行うクラウドネイティブ（東京都港区）社長の齊藤愼仁氏に、情シスが抱える会議室の音響に関する課題や、会議室構築の考え方、その解決方法を聞いた。

クラウドネイティブ社長の齊藤愼仁氏に、情シスが抱える会議室に関する課題や解決方法を聞いた

Web会議用の音声設備を導入済み　それでも評価されない原因は？

　クラウドコンピューティングや情シス周りのコンサルティングを行う齊藤氏は「情シス担当者は、リモートでWeb会議に参加する従業員などから『会議室の音声が聞き取りにくい』といったクレームを受けがちです」と話す。

　リモートワークを見越して、各会議室にWeb会議用の音声設備を導入したはずなのに、なぜそのようなことが生じてしまうのか。 「理由はとても単純です。スペックを考慮せずその場しのぎで購入した設備を使っているからです」と齊藤氏。「本来、会議用の音声設備であればオーバースペックくらいがいいはずです」ともいう。

　「仕事で使うPCにはお金をかけますよね。利用者の要求スペックに極力応えて、生産性の向上を目指します。同じ考えでいえば、より良い会議を成立させるためにも、企業はハイスペック、オーバースペックだと感じるくらいのWeb会議用音声設備を導入するべきです」（齊藤氏）

　オーバースペックを推す別の理由として「性能の低い機器に高い性能を求めることはできず、その機器に使い方を合わせなければいけません。しかし、オーバースペックな機器であれば、機器側が使い方に合わせられます」と説明する。

　急なリモートワークへの移行、そしてハイブリッド会議が普及したため、機器導入までの期間も予算も限られる中、良かれと思ってその場しのぎで用意した簡易的な機器が実はスムーズな会議進行を阻害する原因となっていた。それによって現場から不満の声が挙がるという悲しい現実につながっていたのだ。

オーバースペックな音声設備がいい　でも上層部からの理解が得られない？

　会議室側のWeb会議音声が聞き取れないことで、かえって従業員同士や取引先とのコミュニケーションが阻害されている現実について、情シス担当者なら当然把握しているだろう。

　とはいえ複数の会議室がある企業では「オーバースペックなWeb会議用音声設備がいいに決まっているが、コストを工面するのは難しい」と考えてしまうこともあるはずだ。「上層部に提案したところで、稟議が通らないに違いない」と思う人も少なくない。

　それに対して齊藤氏は「会議室を作るのに、一体いくらかけたのでしょうか」と問う。「オフィス全体にもお金をかけるが、会議室へのコストはその中でもそれなりの割合を占めています。例えば、会議室に置くモニターにいくらかけたでしょうか。画質や大きさなどにこだわっていませんでしたか？　それに比較してWeb会議用音声設備にかけるコスト水準が低すぎると思います。まずはその認識をアップデートするのが出発点です」（齊藤氏）

　 しかし、2万～3万円で購入したWeb会議用音声機器を「10万円程の製品に買い替えます」という稟議が通ると考えていいのだろうか。その疑問に対して、齊藤氏は「会議室にお金をかけたがっているのは経営層の人たちではありませんか」と逆に問う。

　「経営層は、会議室にコストをかけるべきだと分かっているはずです。それは、中身のある会議をしっかりやろうとの意識があるからです。そもそもオンサイトでも意思疎通を図るのが難しい会議をハイブリッドで実施する場合、明瞭な音声で可能な限りオンサイトに近しい環境で進めたい。そのためにお金をかけることを当たり前と思う経営層は、音声設備もプロフェッショナルなものを使いたいと考えるはずです。むしろその感覚にならなくてはいけません」（齊藤氏）

　「コストを抑えたから稟議が通った」ではなく「経営層もコストをかけて現在の課題を解決したいと思っているはずだ」と考え、Web会議デバイスの刷新を提案してみるのがポイントだ。

時間と予算が限られている現実

　とはいえ、会議室刷新のための予算が潤沢にある企業はそう多くはないだろう。完璧な音声設備のある会議室を構築する場合、システムインテグレーターなど外部に依頼する必要がある。現状調査に始まり、導入製品の検討、システム設計、設置工事、音響調整などを経て、固定設備を備えた会議室が完成する。そのためには、それなりの期間とコストが必要となる。時間がない、予算もそれほどない場合は諦めるしかないのだろうか。

　実はそうとも限らない。なぜなら、社内にいる情シス担当者が持つ知識だけで、齊藤氏がいう“オーバースペック”なほど良い音質のWeb会議用音声設備を導入する方法があるからだ。それが、音響機器メーカーのShure（シュア）が提供する会議室用音声デバイス「STEM ECOSYSTEM（ステム・エコシステム）」だ。

　一体どのようなシステムなのか、東京・虎ノ門にある米Shureの日本法人、シュア・ジャパン内の「東京エクスペリエンスセンター」にて、齊藤氏に体験してもらった。

情シスの知識だけで構築できる「STEM ECOSYSTEM」

　STEM ECOSYSTEMの特徴は、情シス担当者だけで設置できる導入ハードルの低さと、導入までの時間と費用を抑えられる点だ。

　STEM ECOSYSTEM製品群は6つのデバイスで構成している。具体的には、スピーカーホンの「Stem Wall」（壁面型）と「Stem Table」（卓上型）、天井設置型マイクの「Stem Ceiling」、ネットワーク・スピーカーの「Stem Speaker」、それらを統合する「Stem Hub」と専用コントローラーの「Stem Control」。

音響機器メーカー Shure（シュア）が提供する会議室用音声デバイス「STEM ECOSYSTEM」

　使用したい空間やデザインに合わせて製品を選択し、デバイスハブのStem Hubを使えば最大10台まで連結できる。会議室の大きさに合わせてデバイスを追加すれば、収音エリアの拡張も可能だ。

　今回齊藤氏には、Stem TableとStem Hubを使って実際に音響システムを構築してもらった。STEM ECOSYSTEMが提供するのはデバイスだけではない。機器構成の検討や動作テスト、管理を容易にする専用ツールも提供する。

　導入検討時にはWebサイト上にあるRoom Designを使えば、会議空間を再現して収音範囲を表示し、購入前に必要なデバイスや台数をシミュレーションできる。機器の設置後はRoom Adaptが部屋の音響条件に合わせて自動的に機器設定をキャリブレーション。さらにRoom Checkを起動して試しにいくつか発言してみることで、実際の収音品質を平面図上にヒートマップとして表示してくれる。

Webサイト上で誰でも利用できるRoom Design。簡単に会議室の平面図を作成して収音範囲を確認できる。必要なデバイスと台数を確かめたうえで購入するためのツールだ

　デバイスの稼働状況はRemote Managementで集中管理できる。会議室の使用率やデバイスのログ、システムの使用状況確認からファームウェアの自動更新予約まで、同じネットワーク内の端末であればどこからでも確認・操作できるから安心だ。「管理や設定のほとんどをWebブラウザで行える点は好感が持てますね」（齊藤氏）

　齊藤氏が特に感銘を受けていたのは、ファームウェアを自動更新してくれる点だ。「スピーカーやマイクなどのWeb会議用音声機器が、単なる『オーディオ製品』であるとの発想から抜け出せないでいると、『アナログな機器』と捉えがちです。一方、STEM ECOSYSTEMはれっきとしたIT機器ですね。利用するWeb会議システムをアップグレードした場合にうまくスピーカーホンなどに接続できなくなることが多々あります。その場合、各部屋の音声機器を1つずつアップデートしていく作業は、つらいとしかいいようがありませんから」（齊藤氏）

　STEM ECOSYSTEM の設定方法について齊藤氏は、動作条件とされているPoE+の給電環境が会議室では一般的ではないことや、複数の部屋に機器を展開する際のデバイス割り当てなど、初見ではハードルが高そうな点があるとしつつも「情シスならできて当たり前の作業でしょう。むしろ、これだけ？　と拍子抜けしました」と驚きを見せる。

　しかし肝心なのは、マイクの収音性能やスピーカーから出る音のクリアさだ。会議室に設置したStem Tableから少し離れた場所で齊藤氏に発言してもらい、収音した音を確認してもらった。

　すると齊藤氏は「この価格、機能でこの音質であれば『良い！』としか言いようがない」と笑顔を見せる。

　「STEM ECOSYSTEMなら、まさに高品質な会議を行えると思います。繰り返しますが、プロとしてビジネスをする上で、Web会議用音声設備は高品質なものであるべきです。そして、それを準備、構築するのも情シスの仕事です。

　情シスの知識だけで設置できる、しかもファームウェアアップデートを自動的に行ってくれるSTEM ECOSYSTEMは、まさにぴったりな製品だと思います」（齊藤氏）

「Web会議における課題を少なからず抱えている組織があって、その課題をメーカーが理解して解決するソリューションを出していることがよく分かりました」と感想を述べ、会議室を後にした齊藤氏。

「この音質であれば『良い！』としか言いようがない」と笑顔を見せる齊藤氏

STEM ECOSYSTEMは、東京エクスペリエンスセンターで体験できる他、現在期間限定で10日間のフリートライアルも実施している。

　Web会議用音声機器を探している情シス担当者は、機器の選定から設定、管理までを専用ツールがフルサポートするSTEM ECOSYSTEMを検討してみてほしい。