Waarom audio ertoe doet bij videoconferenties

Terwijl het gebruik van online vergaderingen tijdens de coronapandemie snel is toegenomen, is er een evenredige afname van de audiokwaliteit ten opzichte van conventionele fysieke vergaderingen te zien. En zoals uit verschillende onderzoeken blijkt, leidt slechte audio niet alleen tot vermoeidheid, maar ook tot gevoelens van buitensluiting, frustratie en gebrek aan betrokkenheid. 

Wat kunnen leidinggevenden in de AV en IT doen om hun collega's te helpen hun audio-angst en -stress op de inmiddels gangbare hybride vergaderplaats te overwinnen?

Voel je je moe? Mis je de binding met je collega's een beetje? Ongemotiveerd? Dan kun je lijden aan vergadermoeheid, veroorzaakt door problemen bij videoconferenties. Dat is een toenemend probleem omdat de meesten van ons nu, meer dan twee jaar geleden, volgens het thuiswerkmodel werken. En ook al keren medewerkers gestaag terug naar de werkplek, het probleem blijft bestaan omdat hybride (zowel op kantoor als thuis) en volledig op afstand werken onderdeel van het bedrijfsleven blijven.

Wat gaat er dan mis? En hoe kunnen leidinggevenden in AV en IT het probleem van vergadermoeheid het hoofd bieden? Het eenvoudige antwoord is: met smetteloze audio. Terwijl het gebruik van online vergaderingen tijdens de coronapandemie snel is toegenomen, is er namelijk een evenredige afname van de audiokwaliteit ten opzichte van conventionele fysieke vergaderingen. En zoals uit verschillende onderzoeken blijkt, leidt slechte audio niet alleen tot vermoeidheid, maar ook tot gevoelens van buitensluiting, frustratie en gebrek aan betrokkenheid.

Een wetenschappelijk bewezen feit 

Verder blijkt uit een recent wetenschappelijk onderzoek dat ook stress bij medewerkers een gevolg van slechte audiokwaliteit is. Het onderzoek werd geleid door Shure en de Neuro Innovation Unit van het NTT Data Institute of Management Consulting in Japan. De deelnemers van het onderzoek doorliepen een reeks vergaderaudio-situaties, waarvan sommige met audio van lage, en andere met audio van hoge kwaliteit, waarbij ze een vragenformulier over hun ervaring invulden. Tijdens dit proces werden ook biologische stressindicatoren (hartslag, spieractiviteit tussen de wenkbrauwen, zweet in de handen) gemeten en geanalyseerd.

De bevindingen, die worden besproken in een nieuw witboek, benadrukten de grote waarde van goede audio, aangezien de deelnemers zich gestrester voelden in de situatie met lage audiokwaliteit dan in de situatie met hoge audiokwaliteit. Slechte audio maakte het niet alleen moeilijk voor ze om de audio helemaal te horen en de inhoud te begrijpen, maar maakte de inhoud ook schijnbaar moeilijker, wat vervolgens weer een grotere belasting voor de deelnemers van de vergadering betekende.

Volgens dit wetenschappelijke onderzoek is een van de redenen dat slechte audiokwaliteit bij vergaderingen stress veroorzaakt, de toegenomen belasting van de cognitieve functies die erbij worden aangesproken en het feit dat dit iemands reactie op wat anderen zeggen, beperkt. Als deelnemers van een vergadering sterker moeten focussen op het luisteren naar de vergaderaudio om te horen wat er gezegd wordt, worden de cognitieve activiteiten die tijdens een vergadering het meest noodzakelijk zijn, zoals het begrijpen, doornemen en beoordelen van de inhoud van de vergadering, beperkt.

Oorzaak en gevolg

De diverse oorzaken van slechte vergaderaudio zijn grotendeels te wijten aan aspecten van de vergaderomgeving zelf. Dit zijn onder andere de gebruikte apparaten, slechte connectiviteit van het netwerk en het feit dat de techniek in de ruimte niet registreert wat mensen in verschillende delen van de ruimte zeggen, zodat het voor deelnemers op afstand moeilijk wordt om deel te nemen aan het gesprek. Volgens een eerder onderzoek van Shure in de Verenigde Staten gaan de meest gehoorde klachten over audio bij online vergaderingen over achtergrondgeluiden (51%), echo's (43%), wegvallen van de audio (40%), en het feit dat de verstaanbaarheid lijdt onder de audiokwaliteit zelf (40%). 

We kennen allemaal die stressvolle momenten waarop de audio uitvalt vanwege problemen met de bandbreedte, of wanneer dat irritante geluid op de achtergrond het gesprek verstoort als de airconditioning in de vergaderzaal ineens op volle sterkte aanslaat. Deelnemers die door elkaar heen praten omdat ze niet beseffen dat iemand anders aan het woord is, vormen de zoveelste stressfactor.

De gevolgen van deze problemen op virtuele/hybride samenwerking kunnen ingrijpend zijn en leiden tot:

• Ideeën die slecht worden verstaan of, nog erger, totaal verkeerd worden begrepen
• Mensen die zich ondergewaardeerd voelen en afgezonderd gaan werken
• Frustratie onder de teamleden
• Lagere productiviteit

Verwijzend naar het wetenschappelijke onderzoek zegt Kenta Kimura van het National Institute of Advanced Industrial Science and Technology (AIST): “Vergaderingen met slechte audiokwaliteit kunnen tot ophopende stress leiden en negatieve gevolgen voor het werk hebben. De resultaten van dit experiment wijzen er dan ook op dat vergaderingen met slechte audiokwaliteit niet alleen tot steeds lagere efficiency van het werk, maar ook tot steeds grotere mentale en fysieke stress leiden.”

Tips voor het voorkomen en verhelpen van videoconferentiestress 

Wat kunnen leidinggevenden in de AV en IT dan doen om hun collega's te helpen hun audio-angst en -stress bij de inmiddels gangbare hybride vergadering te overwinnen? Zoals de whitepaper dat het onderzoekt bespreekt, aangeeft: “Het probleem ligt vaak aan de apparatuur in de vergaderzaal op kantoor en niet zozeer bij de telewerkers, die koptelefoons met microfoons op hebben en zichzelf daardoor relatief goed kunnen horen.”

Daarom moet de eerste stap zijn om te zorgen voor de juiste techniek en support. Audio doet ertoe bij in videoconferenties, dus daarom enkele tips om die in orde te maken:

Tip 1: Voorzie je team van de beste audio-oplossingen in hun klasse

De snelste manier om audiostress te verminderen en de geluidskwaliteit te verbeteren is om producten met studiogeluid te kiezen die passen bij de voorkeuren van het team: koptelefoons, een microfoon voor thuiskantoren of een hoogwaardige microfoon, gebruikt door podcasters. . 

Tip 2: Hanteer een mensgerichte aanpak  

Houd traditionele, gecentraliseerde workflows en vergaderingen tegen het licht en ontwerp individuele en groepswerkplekken voor decentrale teams. 

Tip 3: Kies flexibele producten die de betrokkenheid stimuleren

Gebruik samenwerkingstechnieken die de betrokkenheid van iedereen bij vergaderingen verbeteren, of de deelnemers nu vanuit hun huis, een werkstation op kantoor of een vergaderruimte aanschuiven. 

Tip 4: Investeer in audio-apparaten die gecertificeerd zijn voor videoconferenties of hiermee compatibel zijn

Audio-oplossingen moeten naadloos opgaan in conferentie- en samenwerkingsplatforms van hoge kwaliteit die betrouwbaar en gebruiksvriendelijk zijn, zoals Microsoft Teams, Zoom, Webex by Cisco en Google Meet.

Tip 5: Beoordeel de omgeving om de schaal en prestaties continu te optimaliseren

Investeer in een oplossing die één verzameling tools biedt voor eenvoudig management en inzichten op gegevensbasis.

Het is duidelijk dat leidinggevenden in IT en AV, om de stress en het gebrek aan betrokkenheid als gevolg van slechte audiokwaliteit bij hybride vergaderingen te voorkomen, hun audio-, video- en conferentie-opstelling opnieuw moeten overdenken om aan te sluiten bij nieuwe manieren van werken, leren en samenwerken.

Meer weten

• Lees het onderzoek “POOR CONFERENCING AUDIO CAUSES STRESS”

• Lees de whitepaper van Frost & Sullivan