6 kroków do zapewnienia spotkań samorządowych z dystansem społecznym

W wielu częściach świata do biur wraca liczne grono pracowników samorządowych po miesiącach pracy w swoich domach. Dla niektórych jest to przerażające, a dla innych jest to duża ulga. Pomimo powrotu do pewnego pozoru normalności, nadal obowiązują ograniczenia związane z zapewnieniem dystansu społecznego. Oznacza to, że spotkania, podczas których wcześniej osoby siedziały bardzo blisko siebie, muszą być obecnie zorganizowane zupełnie inaczej.

Kevin Smith, dyrektor sprzedaży UCANZ ds. Systemów zintegrowanych w firmie Shure stwierdza: „Wiele osób chce w przyszłości wrócić do swojej pracy i widać wyraźną potrzebę pracy w zespole. Niestety nastąpiły zmiany i ciągle wiele się zmienia, a jednostki organizacyjne będą musiały zadbać o to, aby miejsca pracy były wystarczająco wyposażone i odpowiednio elastyczne, aby sprostać tym wszystkim zmianom”.

W naszym wcześniejszym artykule na ten temat przyglądaliśmy się i rozpatrywaliśmy, w jakim stopniu praca zdalna pozostanie elementem współczesnych samorządów. Teraz spróbujemy zastanowić się, jak sprawić, aby dystans społeczny w miejscu pracy był rzeczywistością. Chociaż wymagania dotyczące dystansu społecznego zostaną (miejmy nadzieję) złagodzone w przyszłości, możliwe jest również, że „zachowanie bezpiecznego dystansu” stanie się normą.

Zapewnienie procesów w pełni demokratycznych

Można więc postawić pytanie, w jaki sposób samorząd lokalny poradzi sobie z powrotem do pracy oraz zapewnieniem dystansu społecznego oraz zadba o to, aby wspólne posiedzenia rad i komitetów, które są tak istotne dla procesu demokratycznego, przebiegały bezpiecznie? Należy przy tym uwzględnić ważność zapewnienia słyszalności każdego głosu podczas spotkań, bez względu na to, jak daleko od siebie będą siedzieć poszczególni uczestnicy.

To ostatnie zagadnienie jest postrzegane też jako jeden ze sposobów skutecznego prowadzenia spotkań. Również należy rozważyć wykorzystanie przestrzeni poza pomieszczeniami organizacji samorządowej, takich jak sale gimnastyczne czy sale szkolne, które są zazwyczaj znacznie większe. Jednakże, aby było to możliwe, konieczne będzie zapewnienie wszystkich niezbędnych programów przebiegu spotkań, funkcji zarządzania delegatami oraz prawami do głosowań, które są standardem w przypadku dużych spotkań władz lokalnych.

Jedną z najważniejszych kwestii jest jakość dźwięku. Niezależnie od wszystkiego, gdy trzeba przekazać ważne informacje, kluczowymi elementami stają się dokładność i niezawodność tego przekazu. Wszystko to, co nie jest pełnym zrozumieniem przekazywanych treści, utrudnia podejmowanie decyzji.

6 kroków do zapewnienia spotkań samorządowych z dystansem społecznym

W firmie Shure wskazaliśmy na sześć wymagań, które muszą być spełnione, aby komunikacja na spotkaniach władz samorządowych była łatwa i skuteczna, przy jednoczesnym zachowaniu wymagań dystansu społecznego:

1. Przechwytywanie i wzmacnianie dźwięku z zapewnieniem jego wysokiej jakości, aby właściwie przekazywać punkt widzenia każdego z uczestników, bez względu na to, jak daleko znajdują się oni od siebie.

2. Zagwarantowanie stałego bezpieczeństwa i poufności, z zapewnieniem szyfrowania bezprzewodowego dźwięku w celu ochrony treści spotkania.

3. Elastyczność przeprowadzania spotkań w innych miejscach niż ciasne biura i pomieszczenia w obiektach samorządowych, np. w lokalnych szkołach, hotelach, siłowniach i innych większych miejscach, aby zachować bezpieczną odległość między uczestnikami.

4. Łatwy w zainstalowaniu (i zdemontowaniu) system mikrofonów konferencyjnych do obsługi spotkań poza obiektem.

5. Narzędzia zarządzania spotkaniami w celu zapewnienia procesu i procedur demokratycznych, niezależnie od lokalizacji.

6. Łatwość użytkowania, z rozwiązaniami podobnymi do znanych z urządzeń konsumenckich, które to umożliwiają szybkie rozpoczęcie pracy osobom bez specjalnego przeszkolenia technologicznego.

Niezależnie od tego, czy spotkania władz samorządowych, obrady komisji i różne debaty są przeprowadzane w obiektach samorządowych, poza nimi, czy też w wielu małych pomieszczeniach, są one niezbędne dla sprawnego funkcjonowania naszych społeczności. Z odpowiednim sprzętem dźwiękowym i konferencyjnym można w pełni przeprowadzać te spotkania z zapewnieniem doskonałej jakości dźwięku oraz bezpiecznej odległości między uczestnikami.

Dowiedz się więcej o naszych rozwiązaniach przeznaczonych do zapewnienia współpracy i prowadzenia konferencji w samorządach lokalnych.