95 % aller Besprechungsräume verfügen nur über eine minimale technische Ausstattung

Das technische Equipment für Informationsaustausch und Zusammenarbeit ist in den meisten Besprechungsräumen bislang eher einfach – simple Telefone und Flachbildschirme herrschen vor. Studien ergaben auch, dass das vorhandene Equipment nicht selten Herausforderungen für die Teilnehmer birgt. Laut einer Umfrage sind 87 % der Teilnehmer durch Technikausfälle in Besprechungsräumen frustriert und gestresst.

Dies sind nur einige der Daten eines neuen Berichts des führenden Beratungs- und Marktforschungsunternehmens Frost & Sullivan. In 7 Steps to Improve Virtual Meetings in the New Era of Work („7 Schritte zur Optimierung virtueller Besprechungen in der neuen Arbeitswelt”) untersucht Frost & Sullivan (F&S) den Einfluss neuer Anforderungen an den Arbeitsplatz und der Ausweitung von Cloud-Technologien auf die Bereiche Audio-Equipment und -Dienstleistungen.

Daraus geht klar hervor, dass die Nachfrage nach virtuellen Kollaborationsmöglichkeiten durch diverse Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie, Unruhen oder starke Unwetter massiv gestiegen ist: „Die wachsende Bedeutung verteilter Arbeitsplätze über verschiedene Standorte hinweg ist für Unternehmen einer der Hauptgründe, ihre Besprechungsräume zu überdenken.”

AV-Conferencing: Immer und überall

Ziel dieses Umdenkens ist es, „Kommunikation und Zusammenarbeit immer und von jedem Standort aus” zu ermöglichen, „um flexible Teams und Abläufe zu unterstützen.” Aber wo soll man anfangen, wenn laut Studien aktuell 95 % aller Besprechungsräume dafür nicht gut genug ausgestattet sind?

Immer mehr Unternehmen nutzen Cloud-basierte Technologien und kombinieren diese mit modernen ( ) Lösungen. F&S kommentiert diese Entwicklung wie folgt: „Zukünftig müssen Besprechungsräume mit fortschrittlichen AV-Geräten ausgestattett sein, die zu den modernen und vielseitigen Cloud-Conferencing-Diensten passen, welche die Unternehmen nutzen.”

Dabei ist eine hohe Audioqualität unerlässlich. Um in Ihren Besprechungsräumen eine erstklassige Klangqualität zu erzielen, sind bei der Planung des Audiosystems einige wichtige Aspekte beachten. Dazu zählen: Raumakustik, Anzahl der Teilnehmer vor Ort, Anzahl der Remote-Teilnehmer, Positionierung der Displays, Kollaborationstools (Audio-, Web-/Video-Conferencing, Dienste zum Teilen von Inhalten), potenzielle Geräuschquellen (z.B. dünne Wände, belebte Flure etc.) sowie einfache Konfiguration, Nutzung und Verwaltung.

Effizienzsteigerung durch Audiosysteme

Störungsfreie Audioübertragung ist ein wesentlicher Faktor für effiziente Besprechungen – während schlechte Audioqualität oft Probleme verursachen. Über 70 % der Führungskräfte bestätigen, dass Meetings unproduktiv und ineffizient sind. Welchen Unterschied macht nun also störungsfreie Audioübertragung?

• Für Anwender: Wenn die Audiogeräte im Raum optimal konfiguriert sind, können sich alle Teilnehmer ausschließlich auf die Informationen und Diskussionen konzentrieren. Zudem besteht eine geringere Notwendigkeit, das Audio-Equipment in gemeinsam genutzten Räumen anzufassen, z.B. um den eigenen PC anzuschließen, Gerätelautstärken anzupassen oder Audiogeräte auf dem Tisch neu auszurichten – was bei den derzeitigen Abstandsregeln am Arbeitsplatz unerlässlich ist. Außerdem müssen die Anwender keine Administratoren hinzuziehen, um solche Aufgaben zu erledigen.

• Für Administratoren: Die Fernverwaltung von korrekt konfigurierten Audiosystemen erlaubt Support-Mitarbeitern ein standortunabhängiges Arbeiten. Das persönliche Betreten des Besprechungsraumes, um Audioeinstellungen (Abnahmebereich der Mikrofone, Ausgangsleistung der Lautsprecher) vorzunehmen, Geräte auf dem Tisch neu zu positionieren oder Software-Updates und Fehlerdiagnosen durchzuführen, entfällt. Da solche Aufgaben auch vorausschauend jederzeit von überall aus durchgeführt werden können, reduziert sich die Anzahl der Support-Anfragen für die Administratoren.

Es ist außerdem wichtig, dass unabhängig von der gewählten Lösung das Audio-Equipment problemlos aufrüstbar ist, um mit neuen Technologien und Produkten anderer Hersteller kompatibel zu bleiben.

Erfahren Sie hier mehr darüber, was Sie bei der Modernisierung Ihrer Kollaborationsräume beachten sollten, um innovative Arbeitsweisen zu ermöglichen.

Lesen Sie den ganzen Bericht von Frost & Sullivan.