95% van de vergaderruimtes is voorzien van minimale techniek

Van simpele telefoons tot flatscreens: De apparatuur die in de meeste vergaderruimtes voor informatie-uitwisseling wordt gebruikt, is nogal minimaal. Onderzoek wijst er bovendien op dat de apparatuur die er wel is, een uitdaging kan vormen voor de deelnemers aan de vergadering. Volgens één onderzoek meldt 87% van hen frustraties en stress vanwege falende techniek in vergaderruimtes.

Dit zijn enkele van de bevindingen in een nieuw paper van het toonaangevende consulting- en onderzoeksbedrijf Frost & Sullivan. In Zeven stappen om virtueel vergaderen in het nieuwe werktijdperk te verbeteren maakt Frost & Sullivan (F&S) een inschatting van de impact van nieuwe eisen aan de werkplek en de overgang naar werken in de cloud op audio-apparatuur en -diensten.

Ze wijzen erop dat een reeks gebeurtenissen, van de coronapandemie en maatschappelijke onrust tot extreme weersomstandigheden, geleid heeft tot een enorme vraag naar mogelijkheden voor virtuele samenwerking, en schrijven: “De verwachte verspreiding van gedecentraliseerd werk is een van de belangrijkste factoren waardoor organisaties hun vergaderruimtes gaan heroverwegen.”

AV-conferenties: altijd en overal

Doel van deze heroverweging is het faciliteren van “connectiviteit op elke plek en samenwerking op elk moment, om flexibele teams en processen mogelijk te maken.” Maar waar moet je beginnen als 95% van de vergaderruimtes hier momenteel niet goed voor is toegerust, zoals het onderzoek aangeeft?

Steeds meer organisaties beginnen nu met techniek op cloudbasis in combinatie met moderne audiovisuele ( )oplossingen. Dit heeft F&S over het onderwerp te zeggen: “De samenwerkingsorganisatie van de toekomst heeft vergaderruimtes nodig die zijn uitgerust met geavanceerde AV-apparatuur die de moderne, robuuste conferentiediensten op cloudbasis waarin ze geïnvesteerd hebben, complementeert.”

In dit opzicht is audio van hoge kwaliteit essentieel. Wat audiodesign betreft, zijn er verschillende belangrijke overwegingen bij het opnieuw concipiëren van vergaderruimtes om vlekkeloze audio te realiseren. Dit zijn onder andere: de akoestiek van de ruimte, het aantal deelnemers in de ruimte, de aanwezigheid van deelnemers op afstand, de plaatsing van visuele displays, samenwerkingstools (audio, web-/ videovergaderen, uitwisselen van content), mogelijke bronnen van storende geluiden (bv. dunne wanden, drukke gangen, etc.) en gemak bij installatie, gebruik en beheer.

Audiosystemen die de efficiency stimuleren

Vlekkeloze audio vormt een cruciale bijdrage aan de efficiency van vergaderingen, terwijl het gebrek hieraan veel organisaties juist hoofdbrekens bezorgt. Meer dan 70% van de hogere managers vindt vergaderingen onproductief en inefficiënt. Welk verschil betekent vlekkeloze audio dan?

• Voor gebruikers: Met correct geconfigureerde audioapparatuur in de ruimte kunnen gebruikers zich richten op de informatie en de discussie, en de noodzaak beperken om audioapparatuur in gedeelde vergaderruimtes te bedienen voor taken als het aansluiten of verwijderen van pc's, afstellen van het volume of de voeding van apparatuur, of verplaatsen van audioapparaten op tafel, die essentieel zijn op de huidige werkplekken met voldoende onderlinge afstand. Verder hoeven gebruikers dan geen beheerders te bellen om deze functies uit te oefenen.

• Voor beheerders: Door beheer op afstand van correct geconfigureerde audio-oplossingen voor vergaderruimtes krijgt het ondersteunend personeel volledige controle van overal, en vervalt tegelijk de noodzaak om ruimtes fysiek te bezoeken voor het wijzigen van audio-instellingen (opnamelob van de microfoon en uitgangsbereik van de luidsprekers), verplaatsen van apparaten op tafel, uitvoeren van diagnostische controles, installeren van software-updates en MACD's, en op afstand aan en uit zetten van apparaten. Als beheerders deze taken altijd en overal pro-actief kunnen uitvoeren, zullen ze minder helpdesktickets ontvangen.

Ongeacht welke audiosystemen en -oplossingen je kiest, is het ook belangrijk dat de techniek eenvoudig te upgraden is, zodat je compatibel blijft met nieuwe techniek en verschillende merken.

Ontdek hier meer over hoe (en waarom) je kantoorruimtes kunt upgraden en geschikt kunt maken voor nieuwe manieren van werken.

Lees het volledige Frost & Sullivan-rapport.